# Manual do lua Colabora: arquivos, documentos, chat e reuniões — lua.email

> Manual do lua Colabora: entrar com a senha do e-mail, enviar e organizar arquivos, compartilhar com colegas, link com senha e validade, receber arquivos, documentos, planilhas e apresentações, quadro branco, chat, reuniões com convidados, tarefas, Deck, notas e espaço do plano.

Fonte: https://lua.email/docs-colabora

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Documentação · lua Colabora

# Manual do *lua Colabora*

Arquivos, compartilhamento, documentos, planilhas e apresentações, chat, reuniões por vídeo, tarefas, quadros Kanban, quadro branco e notas: onde fica cada coisa e como usar no dia a dia, passo a passo.

## Dúvidas mais comuns

- [Mandar um arquivo para um cliente — Link com senha e validade](https://lua.email/docs-colabora#link-publico)
- [Compartilhar com um colega — Pastas da equipe, com quem pode editar](https://lua.email/docs-colabora#compartilhar-com-colegas)
- [Recuperar um arquivo — Lixeira e versões anteriores](https://lua.email/docs-colabora#lixeira-e-versoes)
- [Fazer uma reunião com cliente — Link para convidados e sala de espera](https://lua.email/docs-colabora#reunioes)
- [Senha e acesso — É a mesma do e-mail](https://lua.email/docs-colabora#entrar-e-sair)
- [Meu espaço acabou — Como o espaço é dividido com o e-mail](https://lua.email/docs-colabora#espaco)

Atualizado em outubro de 2026 [Conhecer o lua Colabora](https://lua.email/colabora) [O Colabora dentro do webmail](https://lua.email/docs#colabora-no-webmail) [Abrir o Drive](https://drive.lua.email)

### Nesta página

1. Antes de começar
2. Entrar, sair e senha
3. Conhecendo a tela
4. Arquivos e pastas
5. Lixeira e versões
6. Compartilhar com colegas
7. Link para quem é de fora
8. Receber arquivos de fora
9. Documentos, planilhas e apresentações
10. Quadro branco
11. Chat
12. Chamadas e reuniões
13. Tarefas
14. Quadros Kanban (Deck)
15. Notas
16. Painel, Fotos e Atividades
17. Espaço do plano
18. Configurações pessoais
19. No celular
20. Problemas comuns
21. Onde fica cada coisa

Ajuda

## 01 Antes de começar

O lua Colabora é o espaço de trabalho da equipe que vem junto com o e-mail: o **Drive** (arquivos e compartilhamento), o editor de documentos, o **Talk** (chat e reuniões), as **Tarefas**, o **Deck** (quadros Kanban), o quadro branco e as **Notas**. Tudo funciona no navegador, sem instalar nada.

### Como acessar

- **Pelo webmail:** na barra lateral, clique no ícone de nuvem (**Drive**) ou no balão (**Chat**). Uma aba nova abre já com você conectado, sem pedir a senha de novo.
- **Direto no navegador:** acesse `https://drive.lua.email`. Se a sua empresa usa endereço próprio, o endereço é o da empresa, por exemplo `drive.suaempresa.com.br`.

### Quem tem acesso

O lua Colabora vem em todos os planos do lua.email. A administração da sua empresa pode ligar e desligar o Drive para o domínio inteiro, e o Chat e as Tarefas para cada pessoa. Se o ícone do Drive ou do Chat não aparece no seu webmail, o recurso não está ativo para a sua caixa: fale com quem administra o e-mail da empresa.

### O que você precisa

- Um navegador atualizado: Chrome, Edge, Firefox ou Safari.
- Para chamadas de vídeo: câmera e microfone, e permitir o acesso quando o navegador perguntar.
- O seu e-mail completo e a senha do e-mail.

**Só a sua empresa:** no lua Colabora você só encontra as pessoas do seu domínio. Ninguém de outra empresa vê a sua equipe, as suas conversas ou os seus arquivos. Para quem é de fora, o acesso é só pelo link que você criar.

## 02 Entrar, sair e senha

![Tela de entrada do Drive com os campos Usuário e Senha e o botão Entrar, numerados de 1 a 3](https://lua.email/assets/docs/cb-login.png)

Figura 1 — Entrada no Drive.

### Como entrar

1. Em **Usuário** **(1)**, digite o seu e-mail completo, por exemplo `maria@suaempresa.com.br`.
2. Em **Senha** **(2)**, digite a **mesma senha do e-mail**. O ícone de olho mostra o que você digitou.
3. Clique em **Entrar** **(3)**. Deixe **Lembre-se de mim** marcado só no seu computador.

Se você já está no webmail, nem precisa da tela de entrada: o Drive reconhece a sessão do webmail e abre direto. O contrário também vale: com o Drive aberto, o item **E-mail** do menu de apps leva ao webmail já conectado.

### A senha

- **É uma senha só.** O Drive, o Talk, as Tarefas, o Deck e as Notas usam o mesmo e-mail e a mesma senha do webmail.
- **Para trocar,** troque a senha do e-mail no webmail, em **Configurações → Senha** (veja o [manual do webmail](https://lua.email/docs#trocar-a-senha)). A senha nova passa a valer no Drive na hora. As sessões abertas com a senha antiga em outros aparelhos são encerradas em alguns minutos.
- **Esqueceu a senha?** Peça para quem administra o e-mail da empresa redefinir. Não existe uma senha separada do Drive para recuperar.

**Não confunda:** a senha de um **link compartilhado** é outra coisa. Ela é criada por você, só para aquele link, e serve para quem é de fora abrir o arquivo (capítulo 7).

### Como sair

Clique na sua foto (ou inicial), no canto superior direito, e em **Sair**. Sair do Drive também encerra o webmail e o Talk, e sair do webmail encerra o Drive: em computador compartilhado, um clique basta para fechar tudo.

### Ver onde a sua conta está aberta

Em **sua foto → Configurações → Segurança**, a lista **Dispositivos e sessões** mostra os navegadores conectados à sua conta e quando foram usados pela última vez. Os itens "Webmail lua.email" são o acesso que o webmail usa para mostrar os seus arquivos. Eles somem sozinhos quando você sai. Se vir um acesso que não reconhece, encerre-o pelo menu ao lado e troque a senha do e-mail.

## 03 Conhecendo a tela

![Tela de Arquivos do Drive com os itens numerados de 1 a 8: menu de apps, busca, notificações, contatos, menu da conta, botão Novo, navegação e espaço usado](https://lua.email/assets/docs/cb-tela.png)

Figura 2 — A tela de Arquivos.

| Nº | Item | Para que serve |
| --- | --- | --- |
| 1 | Menu de apps | Troca entre Arquivos, Talk, Deck, Tarefas, Notas e os outros apps, e cria documentos (veja abaixo). |
| 2 | Busca | Procura arquivos, conversas, cartões e mais. Atalho: Ctrl+K. |
| 3 | Notificações | Avisos de compartilhamentos, menções, chamadas e lembretes. |
| 4 | Contatos | Encontra um colega e abre uma conversa ou um e-mail para ele. |
| 5 | Menu da conta | Perfil, status, aparência, configurações e **Sair**. |
| 6 | Novo | Envia arquivos e pastas, cria pastas, documentos, planilhas, apresentações e quadros. |
| 7 | Navegação | Todos os arquivos, Arquivos pessoais, Recentes, Favoritos, Compartilhamentos, Etiquetas e Árvore de pastas. |
| 8 | Espaço usado | Quanto do plano está em uso, separado em e-mail e drive (capítulo 17). Logo acima ficam os **Arquivos excluídos**. |

### O menu de apps

![Menu de apps aberto com Arquivos, Painel, Escritório, Fotos, Talk, Deck, Atividades, E-mail, Notas e Tarefas, e a linha para criar Documentos, Planilhas e Apresentações](https://lua.email/assets/docs/cb-menu-apps.png)

Figura 3 — Menu de apps.

| App | O que faz |
| --- | --- |
| **Arquivos** | As suas pastas e as da equipe (capítulos 4 a 8). |
| **Painel** | Um resumo do dia: atividades recentes e arquivos favoritos. |
| **Escritório** | Cria documentos e mostra os recentes, separados por tipo (capítulo 9). |
| **Fotos** | As fotos e os vídeos do Drive em ordem de data, com álbuns. |
| **Talk** | Chat e reuniões por vídeo (capítulos 11 e 12). |
| **Deck** | Quadros Kanban de projetos (capítulo 14). |
| **Atividades** | O histórico do que aconteceu com os seus arquivos e quadros. |
| **E-mail** | Volta ao webmail, já conectado. |
| **Notas** | Anotações rápidas (capítulo 15). |
| **Tarefas** | Listas de tarefas com prazo (capítulo 13). |

A linha de baixo do menu cria um arquivo novo em um clique: **Documentos**, **Planilhas** e **Apresentações**. Em **Mais** ficam o **Documento de texto** (texto simples, com formatação leve), o **Novo quadro branco** e os **Diagramas**.

**Dica:** o Chat ou as Tarefas não aparecem no menu? Esses dois podem ser ligados por pessoa: peça para quem administra o e-mail da empresa.

## 04 Arquivos e pastas

### Enviar arquivos e pastas

![Menu Novo aberto com Fazer upload de arquivos, Fazer upload de pastas, Nova pasta, Criar solicitação de arquivo, Apresentação, Diagrama, Documento, Documento de texto, Novo quadro branco, Planilha, Criar pasta de modelos e Adicionar descrição da pasta](https://lua.email/assets/docs/cb-novo.png)

Figura 4 — O menu Novo.

1. Abra a pasta onde o arquivo deve ficar.
2. Clique em **Novo → Fazer upload de arquivos** (ou **Fazer upload de pastas**) e escolha no computador.
3. Ou simplesmente **arraste** os arquivos do computador para a lista. O progresso aparece embaixo, e arquivos grandes sobem em partes, sem você fazer nada.

Todo arquivo enviado passa pelo antivírus. Um arquivo infectado é recusado e você recebe o aviso.

### Criar pastas e documentos

No mesmo menu **Novo**:

- **Nova pasta:** digite o nome e confirme.
- **Documento, Planilha, Apresentação:** cria o arquivo e abre o editor (capítulo 9).
- **Documento de texto:** um texto simples, bom para listas e instruções curtas.
- **Diagrama** e **Novo quadro branco**: fluxos, organogramas e desenhos (capítulo 10).
- **Criar solicitação de arquivo:** um link para pessoas de fora enviarem arquivos para você (capítulo 8).
- **Criar pasta de modelos:** guarde ali os seus modelos (proposta, contrato, relatório). Eles passam a aparecer como opção na hora de criar um documento.
- **Adicionar descrição da pasta:** um texto que aparece no topo da pasta, útil para explicar à equipe o que vai em cada lugar.

### O que fazer com um arquivo

![Menu de ações aberto sobre uma planilha, com Adicionar aos favoritos, Detalhes, Compartilhado com outros, Gerenciar etiquetas, Visualizar, Renomear, Mover ou copiar, Definir lembrete, Salvar como, Abrir localmente, Enviar por e-mail, Trancar arquivo, Baixar e Excluir arquivo](https://lua.email/assets/docs/cb-acoes.png)

Figura 5 — Ações de um arquivo.

Clique nos **três pontos (…)** ao lado do arquivo, ou com o botão direito sobre ele:

| Ação | Para que serve |
| --- | --- |
| Adicionar aos favoritos | Deixa o arquivo à mão em **Favoritos**, na navegação. |
| Detalhes | Abre o painel da direita: compartilhamento, bate-papo do arquivo, atividades e versões. |
| Opções de compartilhamento | Vai direto ao compartilhamento (capítulos 6 e 7). |
| Gerenciar etiquetas | Marca o arquivo com etiquetas ("Aprovado", "Cliente Alfa") para achar depois em **Etiquetas**. |
| Visualizar | Abre a prévia sem editar. |
| Renomear · Mover ou copiar | Organiza o arquivo. Mover para uma pasta compartilhada também dá acesso a quem participa dela. |
| Definir lembrete | Avisa você numa data escolhida, por exemplo para revisar um contrato. |
| Salvar como… | Salva uma cópia do arquivo em outro formato, ao lado do original. |
| Enviar por e-mail | Abre o webmail com o arquivo anexado ou com o link (manual do webmail). |
| Trancar arquivo | Impede que outras pessoas alterem o arquivo enquanto você trabalha nele. Lembre de destrancar depois. |
| Baixar · Excluir | Baixa para o computador ou manda para a lixeira (capítulo 5). |

A opção **Abrir localmente** é para quem usa o aplicativo de sincronização no computador. No navegador, use **Baixar**.

### Vários arquivos de uma vez

Marque as caixinhas à esquerda dos arquivos. Aparece uma barra com as ações para todos os selecionados: mover, copiar, baixar (num único.zip) e excluir.

### Achar arquivos

- **Busca geral:** a lupa no topo (Ctrl+K) procura em todo o Drive pelo nome.
- **Pesquisar aqui:** o campo no alto da navegação filtra a pasta aberta.
- **Filtros:** acima da lista, **Tipo**, **Modificado**, **Etiquetas** e **Pessoas** estreitam o resultado.
- **Recentes** mostra o que você mexeu por último. **Árvore de pastas** mostra a estrutura inteira.

O ícone no canto superior direito da lista alterna entre **grade** (miniaturas) e **lista** (com tamanho e data). Clique no título de uma coluna para ordenar.

## 05 Lixeira e versões

### Recuperar um arquivo excluído

![Lista de Arquivos excluídos filtrada pelo nome de um arquivo, pronto para ser restaurado](https://lua.email/assets/docs/cb-lixeira.png)

Figura 6 — Arquivos excluídos.

1. Na navegação, embaixo, clique em **Arquivos excluídos**.
2. Ache o arquivo. Se a lista for grande, digite o nome em **Pesquisar aqui**.
3. Clique nos **três pontos** do arquivo e em **Restaurar**. Ele volta para a pasta de onde saiu.

Os arquivos excluídos ficam até **30 dias** na lixeira. Quando falta espaço, os mais antigos podem sair antes. A lixeira não conta no espaço do plano. **Esvaziar arquivos excluídos** apaga tudo de vez.

### Voltar a uma versão anterior

![Painel de detalhes de uma proposta comercial na aba Versões, com a versão atual e a versão inicial](https://lua.email/assets/docs/cb-versoes.png)

Figura 7 — Versões de um documento.

Cada vez que um arquivo é alterado, o Drive guarda a versão anterior. Para voltar:

1. Nos **três pontos** do arquivo, clique em **Detalhes** e abra a aba **Versões**.
2. Escolha a versão pela data e, nos três pontos dela, clique em **Restaurar**. Dá também para baixar uma versão antiga sem mexer na atual.

As versões ficam até 30 dias e não contam no espaço do plano.

## 06 Compartilhar com colegas

Compartilhar com alguém da empresa dá acesso ao arquivo ou à pasta sem fazer cópia: todo mundo trabalha no mesmo arquivo, sempre na última versão.

![Painel de compartilhamento de uma planilha com a busca de Compartilhamentos internos mostrando a colega Maria Lima](https://lua.email/assets/docs/cb-compartilhar-interno.png)

Figura 8 — Compartilhar com uma colega.

1. Nos **três pontos** do arquivo ou da pasta, clique em **Opções de compartilhamento**.
2. Em **Compartilhamentos internos**, digite o nome do colega e escolha na lista. Só aparecem pessoas da sua empresa.
3. Escolha o que a pessoa pode fazer: **Somente visualização**, **Permitir edição** ou **Permissões personalizadas** (criar, editar, excluir e compartilhar de novo, cada uma separada).

O colega recebe uma notificação, e o item aparece para ele em **Compartilhamentos**, na navegação. Para tirar o acesso, abra de novo o compartilhamento e remova a pessoa: o acesso acaba na hora.

### Montar as pastas da equipe

Um jeito simples de organizar: uma pessoa cria uma pasta por setor (Comercial, Financeiro, RH…) e compartilha cada uma com quem trabalha nela, com **Permitir edição**. O que for salvo ali fica disponível para o setor inteiro, e ninguém perde arquivo quando sai de férias.

### Link interno

**Link interno**, logo abaixo da busca, copia um endereço que só funciona para quem **já tem acesso** ao arquivo. Use para apontar um arquivo num e-mail ou no chat ("está aqui: …") sem abrir acesso novo.

### Ver o que foi compartilhado

Em **Compartilhamentos**, na navegação, ficam as listas do que foi compartilhado **com você**, do que **você** compartilhou e dos links. Em **Configurações → Compartilhar**, você escolhe se aceita compartilhamentos automaticamente e em qual pasta eles aparecem.

### Conversar sobre um arquivo

No painel de detalhes, a aba **Bate-papo** abre uma conversa só sobre aquele arquivo, com quem tem acesso a ele. É bom para revisar uma proposta sem misturar com outros assuntos.

## 07 Link para quem é de fora

Para mandar um arquivo a um cliente, fornecedor ou contador, crie um **link público**. Quem recebe não precisa de conta: abre o link no navegador.

### Criar o link

1. Abra as **Opções de compartilhamento** do arquivo ou da pasta.
2. Em **Compartilhamentos externos**, clique no **+** de **Criar link público**.
3. Confira a data de validade e clique em **Criar compartilhamento**.
4. Clique no ícone de copiar ao lado de **Link de compartilhamento** e cole o link no e-mail ou na mensagem.

Para enviar o link por e-mail direto do Drive, digite o endereço da pessoa em **Digite um e-mail**: ela recebe uma mensagem com o link.

### As opções do link

![Painel de compartilhamento com o menu do link aberto: Personalizar link, Gerar código QR, Adicionar outro link e Descompartilhar](https://lua.email/assets/docs/cb-link-menu.png)

Figura 9 — Menu do link.

Nos **três pontos** do link:

- **Personalizar link:** todas as opções abaixo.
- **Gerar código QR:** para abrir o link no celular, apontando a câmera.
- **Adicionar outro link:** um segundo link para o mesmo arquivo, com outras regras (por exemplo, um para o cliente e outro para o contador). Cada um pode ser cancelado sem afetar o outro.
- **Descompartilhar:** o link para de funcionar na hora.

![Opções do link: Somente visualização, Permitir edição, Permissões personalizadas, Definir senha, Data de vencimento, Ocultar download, Nota para o destinatário e Limitar downloads](https://lua.email/assets/docs/cb-link-opcoes.png)

Figura 10 — Personalizar o link.

| Opção | O que faz |
| --- | --- |
| Somente visualização | Quem abre vê e baixa, mas não altera. É o padrão. |
| Permitir edição | Quem abre pode editar o documento no navegador. Use com cuidado. |
| Permissões personalizadas | Em pastas, permite, por exemplo, só enviar arquivos (sem ver o que já está lá). |
| Compartilhar etiqueta | Um nome para você reconhecer o link ("Cliente Alfa"). |
| Definir senha | Pede uma senha para abrir (veja abaixo). |
| Data de vencimento | Obrigatória. O link para de funcionar depois dessa data (no máximo 30 dias). |
| Ocultar download | Quem abre só vê na tela, sem o botão de baixar. |
| Nota para o destinatário | Um recado que aparece na página do link. |
| Limitar downloads | O link para depois de um número de downloads. |

Depois de mudar, clique em **Atualizar compartilhamento**.

### A senha do link

- Marque **Definir senha** e digite uma senha com **pelo menos 4 caracteres**. Ela vale só para esse link e não tem nada a ver com a senha do seu e-mail.
- Mande a senha por **outro caminho** (telefone ou mensagem), não no mesmo e-mail do link. Assim, se o e-mail for parar em mãos erradas, o arquivo continua protegido.
- Para trocar a senha, abra **Personalizar link** e use **Substituir senha atual**.

**Validade:** todo link vence em no máximo **30 dias**. Precisa de mais tempo? Antes de vencer, abra **Personalizar link** e escolha uma data nova, ou crie outro link.

### O que o destinatário vê

![Página de um link público pedindo a senha antes de abrir o arquivo](https://lua.email/assets/docs/cb-link-senha.png)

Figura 11 — Link com senha.

Com senha, a página pede a senha antes de mostrar qualquer coisa. Depois, a pessoa vê o arquivo no navegador e pode baixá-lo, se o download não estiver oculto. Documentos, planilhas e apresentações abrem no próprio navegador.

![Planilha de orçamento aberta pelo link público, em modo Somente de leitura](https://lua.email/assets/docs/cb-link-publico.png)

Figura 12 — Planilha aberta pelo link.

Se quem abre o link também usa o lua Colabora, aparece o botão **Adicionar ao meu Drive**: ele guarda uma cópia na pasta **Recebidos** dessa pessoa.

## 08 Receber arquivos de fora

Precisa que um cliente mande documentos, fotos ou notas fiscais? Em vez de receber por e-mail, crie uma **solicitação de arquivo**: a pessoa envia direto para uma pasta sua, sem ver mais nada.

![Janela Criar uma solicitação de arquivo com o assunto, a pasta de destino e a nota para o destinatário](https://lua.email/assets/docs/cb-solicitacao.png)

Figura 13 — Solicitação de arquivo.

1. Clique em **Novo → Criar solicitação de arquivo**.
2. Em **O que você está solicitando?**, escreva o assunto ("Documentos para o contrato").
3. Em **Para onde esses arquivos devem ir?**, escolha a pasta.
4. Se quiser, deixe uma nota com instruções e clique em **Continuar**.
5. Defina a validade e, se quiser, uma senha. Copie o link ou informe os e-mails para quem ele deve ir.

Quem recebe o link só vê um campo para enviar arquivos. O que for enviado aparece na pasta escolhida e conta no seu espaço.

## 09 Documentos, planilhas e apresentações

O editor abre arquivos do Word, do Excel e do PowerPoint (`.docx`, `.xlsx`, `.pptx`) e os formatos abertos (`.odt`, `.ods`, `.odp`) direto no navegador. Os menus são parecidos com os dos programas de escritório que você já conhece.

### Criar e abrir

- **Criar:** pelo menu de apps (linha de baixo: **Documentos**, **Planilhas**, **Apresentações**), pelo **Novo** da pasta ou pelo app **Escritório**. Dê um nome e o editor abre.
- **Abrir:** clique no arquivo. Para fechar, use o **X** no canto superior direito do editor.

![Proposta comercial aberta no editor de documentos, com a barra de formatação e o painel de propriedades](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-documento.png)

Figura 14 — Uma proposta aberta no editor de documentos.

### Salvar

Não precisa salvar: o editor grava sozinho enquanto você trabalha, no mesmo formato do arquivo. Cada gravação gera uma versão que dá para recuperar (capítulo 5).

### Editar junto com a equipe

- Duas ou mais pessoas podem abrir o mesmo arquivo ao mesmo tempo. Cada uma aparece com uma cor, e as mudanças surgem na hora para todos.
- **Comentários:** selecione um trecho e use **Inserir → Comentário**. Os colegas respondem no próprio comentário.
- **Controle de alterações:** em **Revisão → Controlar alterações → Gravar**, cada mudança fica marcada para ser aceita ou rejeitada depois. Ótimo para contratos.

### PDF e outros formatos

No editor, **Arquivo → Baixar como** baixa o arquivo em PDF ou em outro formato para o computador. Para guardar uma cópia em outro formato no próprio Drive, use **Salvar como…** no menu de ações do arquivo.

### Planilhas e apresentações

![Planilha de orçamento com fórmulas e totais](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-planilha.png)

Figura 15 — Planilha.

![Apresentação institucional com os slides à esquerda](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-apresentacao.png)

Figura 16 — Apresentação.

As planilhas têm fórmulas, filtros, gráficos e várias abas. Nas apresentações, o botão de apresentação de slides exibe em tela cheia.

### O app Escritório

![App Escritório com os tipos de arquivo à esquerda, o botão para criar um arquivo vazio e a lista dos recentes](https://lua.email/assets/docs/cb-escritorio.png)

Figura 17 — O app Escritório.

O **Escritório**, no menu de apps, junta tudo por tipo (Documentos, Planilhas, Apresentações, Diagramas…): à esquerda você escolhe o tipo, em **Criar novo** começa um arquivo vazio ou a partir de um modelo, e embaixo ficam os **recentes**, inclusive os compartilhados com você.

## 10 Quadro branco

![Quadro branco com o fluxo do lançamento de um produto em caixas coloridas ligadas por setas](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-quadro.png)

Figura 18 — Quadro branco.

O quadro branco é uma folha infinita para desenhar fluxos, mapas mentais e ideias, sozinho ou com a equipe ao mesmo tempo.

1. Crie em **Novo → Novo quadro branco** (ou no menu de apps, em **Mais**) e dê um nome.
2. Use a barra de ferramentas no alto: formas, setas, linhas, texto, desenho livre e imagens.
3. Compartilhe o quadro como qualquer arquivo. Quem estiver com ele aberto vê os outros desenhando, ao vivo.

O quadro fica salvo como um arquivo `.whiteboard` na pasta onde foi criado.

## 11 Chat

O **Talk** é o chat da equipe: conversas individuais e em grupo, com arquivos, menções e chamadas. Abra pelo ícone de balão do webmail ou por **Talk** no menu de apps.

![Página inicial do Talk com as conversas à esquerda e os botões Iniciar reunião agora, Nova conversa, Entrar na conversa e Verificar dispositivos](https://lua.email/assets/docs/cb-talk-inicio.png)

Figura 19 — Página inicial do Talk.

Na **Página inicial** ficam os atalhos (**Iniciar reunião agora**, **Nova conversa**, **Entrar na conversa**, **Verificar dispositivos**), as próximas reuniões da sua agenda, as mensagens em que você foi mencionado e os lembretes.

### Conversar com um colega

No campo **Pesquisar no aplicativo**, à esquerda, digite o nome do colega e clique nele. A conversa a dois abre na hora.

### Criar um grupo

![Janela Criar uma nova conversa em grupo com nome, descrição, imagem e o tipo de conversa](https://lua.email/assets/docs/cb-talk-nova.png)

Figura 20 — Nova conversa em grupo.

1. Clique em **Nova conversa**.
2. Dê um nome (por exemplo "Equipe Comercial"), uma descrição e, se quiser, uma imagem.
3. Escolha o tipo. **Padrão** serve para quase tudo. **Webinário** e **Apresentação** são para eventos com público. **Conversa confidencial** fecha o acesso de fora e as gravações.
4. Clique em **Adicionar participantes** e escolha os colegas.

### Mensagens

![Conversa da Equipe Comercial com mensagens sobre a proposta, o orçamento e a reunião](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-chat.png)

Figura 21 — Conversa em grupo.

- **Enviar arquivo:** clique no **+** ao lado da caixa de mensagem e escolha do computador ou do Drive. Também dá para arrastar o arquivo para a conversa.
- **Mencionar:** digite **@** e o nome. A pessoa recebe um aviso, mesmo com a conversa silenciada.
- **Responder, reagir, editar:** passe o mouse sobre a mensagem e use os botões que aparecem.
- **Lembrete:** no menu da mensagem, **Definir lembrete** avisa você mais tarde.
- **Nota para si mesmo:** uma conversa só sua, para guardar links e lembretes rápidos.

Nos **três pontos** de cada conversa, na lista da esquerda, você marca como favorita, silencia as notificações ou sai da conversa.

## 12 Chamadas e reuniões

### Iniciar uma chamada

1. Abra a conversa e clique em **Iniciar chamada**. Para uma reunião rápida, use **Iniciar reunião agora** na página inicial.
2. Na janela **Verificar dispositivos**, escolha microfone, câmera e alto-falante. Em **Planos de fundo** dá para desfocar ou trocar o fundo.
3. Marque **Dê consentimento para a gravação desta chamada** (veja abaixo) e clique em **Iniciar chamada**.

![Janela Verificar dispositivos com o aviso de consentimento de gravação, a prévia da câmera e a escolha de microfone, câmera e alto-falante](https://lua.email/assets/docs/cb-talk-dispositivos.png)

Figura 22 — Verificar dispositivos.

**Por que o consentimento aparece em toda chamada?** Uma chamada pode ser gravada, e voz e imagem são dados pessoais. Por isso todo participante, inclusive quem é de fora, confirma antes de entrar. O aviso aparece mesmo quando ninguém vai gravar.

### Durante a chamada

![Reunião em andamento com os controles de câmera, microfone e compartilhamento de tela na barra inferior](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-reuniao.png)

Figura 23 — Reunião em andamento.

- **Microfone e câmera:** os botões na barra de baixo ligam e desligam.
- **Compartilhar a tela:** mostra a tela inteira, uma janela ou uma aba do navegador.
- **Levantar a mão e reações:** para pedir a palavra sem interromper.
- **Chat e participantes:** no painel da direita, sem sair da chamada.
- **Gravar:** o moderador inicia a gravação pelo menu da chamada. Ao terminar, o arquivo vai para o Drive de quem gravou, na pasta **Talk**, e chega uma notificação. Se todo mundo sair e a gravação ficar ligada, ela para sozinha em poucos minutos.

### Reunião com quem é de fora

![Configurações da conversa na seção Moderação, com Permitir que os visitantes entrem nesta conversa por meio de um link, Proteção por senha e Copiar link](https://lua.email/assets/docs/cb-talk-moderacao.png)

Figura 24 — Configurações da conversa.

1. Na conversa, abra os **três pontos** do alto e clique em **Configurações da conversa**.
2. Em **Moderação**, ligue **Permitir que os visitantes entrem nesta conversa por meio de um link**. Se quiser, ligue também a **Proteção por senha**.
3. Clique em **Copiar link** e envie ao convidado. Ele abre no navegador, digita o nome e entra, sem criar conta e sem instalar nada.

Em **Reunião**, nas mesmas configurações, a **sala de espera** segura quem chega até um moderador liberar a entrada.

### Agendar pela agenda do webmail

O jeito mais prático de marcar uma reunião é pela agenda do webmail: ao criar o evento, ligue **Reunião online** e o link da sala entra no evento e no convite ([manual do webmail](https://lua.email/docs#reuniao-online)). Essas salas já nascem com sala de espera: os colegas da empresa entram direto, e os convidados de fora aguardam você liberar. A reunião também aparece em **Agendar reuniões**, na página inicial do Talk.

## 13 Tarefas

![App Tarefas com a lista Tarefas aberta e quatro tarefas com prazo e prioridade](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-tarefas.png)

Figura 25 — O app Tarefas.

O app **Tarefas** guarda as suas listas de afazeres, com prazo e prioridade. Uma lista chamada **Tarefas** já vem criada.

- **Nova tarefa:** escreva em **Adicionar uma tarefa em "Tarefas"…** e tecle Enter.
- **Detalhes:** clique na tarefa para definir data de entrega, início, prioridade, porcentagem concluída, observações e subtarefas.
- **Concluir:** marque a caixinha. As concluídas ficam guardadas embaixo da lista.
- **Mais listas:** em **Adicionar lista…**, na navegação, crie uma por assunto ("Pessoal", "Projeto X").
- **Visões prontas:** **Hoje**, **Semana** e **Todos** juntam as tarefas de todas as listas.

Os cartões do Deck com prazo também aparecem aqui, numa lista com o nome do quadro.

### Subtarefas e percentual concluído

![App Tarefas com a tarefa Preparar proposta do cliente e duas subtarefas, uma concluída; nos detalhes, 50% concluído](https://lua.email/assets/docs/cb-tarefas-subtarefas.png)

Figura 26 — Uma de duas subtarefas concluída: a tarefa principal mostra 50%.

Divida um trabalho maior em partes: abra a tarefa, clique nos **três pontinhos** (…) da tarefa e escolha a opção de adicionar subtarefa. As subtarefas aparecem embaixo da tarefa principal.

- O **percentual concluído** da tarefa principal acompanha as subtarefas: com uma de duas concluída, ela mostra **50%**, e o círculo ao lado do prazo se enche na mesma proporção.
- A subtarefa com um percentual próprio (por exemplo, 30%) entra na conta com esse valor.
- A tarefa principal **não é concluída sozinha**: quando tudo estiver pronto, ela chega a 100%, e você marca a caixinha quando quiser.
- A conta é feita no servidor, então vale para as tarefas mudadas aqui, no webmail ou no celular.

### As tarefas no webmail

As mesmas tarefas aparecem no webmail: na agenda, num painel à esquerda (com as atrasadas em vermelho), e na tela do e-mail, no quadro **Tarefas de hoje**. Dá para criar e concluir por lá também, e até criar uma tarefa clicando num horário vazio da agenda, já com data e hora ([manual do webmail](https://lua.email/docs#tarefas-pela-agenda)).

## 14 Quadros Kanban (Deck)

![Quadro Lançamento do produto com as listas A fazer, Em andamento e Concluído e cartões com etiquetas e prazos](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-kanban.png)

Figura 27 — Um quadro do Deck.

O **Deck** organiza projetos em listas e cartões, no estilo Kanban: cada cartão é uma tarefa que anda da esquerda para a direita até ficar pronta.

1. Em **Deck**, clique em **Adicionar quadro**, dê um nome e escolha uma cor.
2. Crie as listas (por exemplo **A fazer**, **Em andamento**, **Concluído**).
3. Em cada lista, clique em **+** para criar um cartão.
4. **Arraste** o cartão de uma lista para outra conforme o trabalho avança.

### Detalhes do cartão

![Detalhes de um cartão com etiqueta, responsável, data de entrega, descrição com checklist e as abas Anexos, Comentários e Atividade](https://lua.email/assets/docs/cb-deck-cartao.png)

Figura 28 — Detalhes do cartão.

Clique no cartão para abrir os detalhes: **etiquetas**, **responsáveis**, **datas** de início e de entrega, **descrição** (com listas de verificação), **anexos**, **comentários** (com @ para chamar alguém) e o histórico de **atividade**. **Marcar como concluído** fecha o cartão.

### Compartilhar o quadro

No quadro, abra a barra lateral (ícone no canto superior direito) e adicione colegas em **Compartilhamento**, escolhendo se podem editar, compartilhar ou gerenciar. Em **Próximos cartões**, na navegação, você vê tudo o que vence nos próximos dias, de todos os quadros.

## 15 Notas

![Ata da reunião de vendas aberta no app Notas, com as categorias e a lista de notas à esquerda](https://lua.email/assets/screenshots/colabora-notas.png)

Figura 29 — Notas.

O app **Notas** é para anotações rápidas: atas, ideias, listas, roteiros.

- **Nova nota** abre uma nota em branco. A primeira linha vira o título.
- A nota é salva sozinha enquanto você escreve.
- Use a barra de formatação para títulos, negrito, listas e caixas de seleção ("- [ ] item").
- Organize em **categorias** (Comercial, RH…) e marque as mais usadas como **favoritas**.

As notas ficam guardadas como arquivos na pasta **Notas** do seu Drive e contam no espaço do plano.

## 16 Painel, Fotos e Atividades

- **Painel:** a página de resumo, com as atividades recentes e os arquivos favoritos. Em **Personalizar** você escolhe os quadros que aparecem.
- **Fotos:** todas as imagens e os vídeos do Drive, em ordem de data. Crie **álbuns** e veja a apresentação de slides.
- **Atividades:** o histórico do que aconteceu. Quem criou, alterou, compartilhou ou excluiu cada arquivo, e os cartões do Deck. Os filtros à esquerda separam por tipo.

![Lista de Atividades com o compartilhamento de uma planilha, a exclusão de um arquivo e alterações em cartões do Deck](https://lua.email/assets/docs/cb-atividades.png)

Figura 30 — Atividades.

## 17 Espaço do plano

O espaço do seu plano é um só para o e-mail e para os arquivos. Uma caixa de 10 GB, por exemplo, pode ter 6 GB de e-mails e 4 GB de arquivos.

### Onde ver

- **No Drive:** no canto inferior esquerdo, "X de Y usados", e logo abaixo quanto está em e-mail e quanto está no drive.
- **No webmail:** no indicador de espaço, que soma os dois.

### A reserva do e-mail

Parte do espaço fica sempre guardada para o e-mail: 10% do plano, com no mínimo 1 GB. Os arquivos podem usar o resto, mas não essa reserva. Assim, mesmo com o Drive cheio, os seus e-mails continuam chegando. Por isso o Drive pode recusar um upload mesmo com o total do plano mostrando espaço livre.

### Liberar espaço

- Apague arquivos grandes que não usa mais (na lista, a visão em lista mostra o tamanho de cada um).
- A lixeira e as versões antigas **não** contam no espaço.
- No webmail, esvazie a Lixeira e apague e-mails com anexos grandes.
- Se o espaço for pouco para a equipe, a administração pode mudar a caixa para um plano maior.

## 18 Configurações pessoais

Clique na sua foto, no canto superior direito, e em **Configurações**:

| Seção | O que dá para ajustar |
| --- | --- |
| Perfil e contato | Foto, telefone, cargo e o que os colegas veem no seu perfil. |
| Segurança | Os aparelhos e navegadores conectados à sua conta, com a opção de encerrar cada um (capítulo 2). |
| Notificações | Quais avisos chegam por e-mail ou no navegador, e com que frequência chegam os lembretes por e-mail. |
| Aparência e acessibilidade | Tema claro, escuro ou de alto contraste, e fonte para dislexia. |
| Compartilhar | Aceitar compartilhamentos automaticamente e a pasta onde eles aparecem. |
| Disponibilidade | O seu horário de trabalho e a **Ausência** (férias), com um colega como substituto. |

![Configurações de notificações com os lembretes por e-mail e a escolha de avisos por e-mail ou no navegador para cada tipo de atividade](https://lua.email/assets/docs/cb-config-notificacoes.png)

Figura 31 — Notificações.

### Status

Na sua foto, **Definir status** mostra aos colegas se você está **Online**, **Ausente** ou em **Não perturbe** (que silencia as notificações), com uma mensagem opcional, como "Em reunião até 15h".

## 19 No celular

- Abra `https://drive.lua.email` (ou o endereço da sua empresa) no navegador do celular e entre com o e-mail e a senha. As telas se ajustam à tela pequena.
- Para ter um atalho, use **Adicionar à tela inicial** no menu do navegador. O Drive passa a abrir como um aplicativo e pode mostrar notificações.
- Reuniões funcionam no navegador do celular: abra o link da reunião, permita câmera e microfone e entre.

## 20 Problemas comuns

| O que acontece | O que fazer |
| --- | --- |
| Não aparece o ícone do Drive ou do Chat no webmail | O recurso não está ativo para a sua caixa. Fale com quem administra o e-mail da empresa. |
| A senha não entra no Drive | Use o e-mail completo e a senha do e-mail. Se trocou a senha há pouco, use a nova. Muitas tentativas erradas deixam a entrada mais lenta por alguns minutos. |
| Não acho um colega para compartilhar | Só aparecem pessoas do seu domínio com o Colabora ativo. Para alguém de fora, use um link público (capítulo 7). |
| O link não funciona mais | Ele venceu (no máximo 30 dias), atingiu o limite de downloads ou foi descompartilhado. Crie outro ou mude a data em **Personalizar link**. |
| O cliente diz que a senha do link está errada | Confira se mandou a senha do **link**, e não a do seu e-mail. Troque em **Personalizar link → Substituir senha atual**. |
| O envio do arquivo parou ou foi recusado | Veja o espaço livre (capítulo 17). Se aparecer aviso de antivírus, o arquivo tem ameaça e não pode ser guardado. |
| Alguém mudou um arquivo por engano | Restaure a versão anterior (capítulo 5). |
| Apaguei uma pasta | Ela está em **Arquivos excluídos** por até 30 dias (capítulo 5). |
| A câmera ou o microfone não funcionam na chamada | Permita o acesso no ícone de cadeado da barra de endereço do navegador e confira os aparelhos em **Verificar dispositivos**. Feche outros programas que usam a câmera. |
| O botão de entrar na chamada está apagado | Marque **Dê consentimento para a gravação desta chamada**. |
| O convidado de fora não consegue entrar | Confira se **Permitir que os visitantes entrem** está ligado e se a sala de espera está segurando a pessoa: libere a entrada na lista de participantes. |
| O documento abre só para leitura | Você tem permissão só de visualização, ou outra pessoa trancou o arquivo. Peça acesso de edição ou que destranquem. |

## 21 Onde fica cada coisa

| Quero… | Onde |
| --- | --- |
| Entrar | Ícone do Drive no webmail, ou `drive.lua.email` com o e-mail e a senha do e-mail |
| Trocar a senha | No webmail: **Configurações → Senha** |
| Sair de tudo | Sua foto → **Sair** |
| Enviar arquivos | **Novo → Fazer upload de arquivos**, ou arrastar para a lista |
| Criar documento, planilha ou apresentação | Menu de apps (linha de baixo) ou **Novo** |
| Compartilhar com colega | Três pontos → **Opções de compartilhamento → Compartilhamentos internos** |
| Link para quem é de fora | Três pontos → **Opções de compartilhamento → Criar link público** |
| Senha e validade do link | Três pontos do link → **Personalizar link** |
| Receber arquivos de fora | **Novo → Criar solicitação de arquivo** |
| Recuperar arquivo excluído | **Arquivos excluídos** (navegação, embaixo) |
| Versão anterior | Três pontos → **Detalhes → Versões** |
| Ver o espaço usado | Canto inferior esquerdo de Arquivos |
| Conversa ou grupo | **Talk → Nova conversa** |
| Reunião com convidado de fora | Conversa → três pontos → **Configurações da conversa → Moderação** |
| Agendar reunião | Agenda do webmail → evento → **Reunião online** |
| Nova tarefa | **Tarefas**, ou o painel de tarefas da agenda do webmail |
| Novo quadro de projeto | **Deck → Adicionar quadro** |
| Nova anotação | **Notas → Nova nota** |
| Tema escuro, notificações, férias | Sua foto → **Configurações** |

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