Manual do lua Colabora

01 Antes de começar

O lua Colabora é o espaço de trabalho da equipe que vem junto com o e-mail: o Drive (arquivos e compartilhamento), o editor de documentos, o Talk (chat e reuniões), as Tarefas, o Deck (quadros Kanban), o quadro branco e as Notas. Tudo funciona no navegador, sem instalar nada.

Como acessar

• Pelo webmail: na barra lateral, clique no ícone de nuvem (Drive) ou no balão (Chat). Uma aba nova abre já com você conectado, sem pedir a senha de novo.
• Direto no navegador: acesse https://drive.lua.email. Se a sua empresa usa endereço próprio, o endereço é o da empresa, por exemplo drive.suaempresa.com.br.

Quem tem acesso

O lua Colabora vem em todos os planos do lua.email. A administração da sua empresa pode ligar e desligar o Drive para o domínio inteiro, e o Chat e as Tarefas para cada pessoa. Se o ícone do Drive ou do Chat não aparece no seu webmail, o recurso não está ativo para a sua caixa: fale com quem administra o e-mail da empresa.

O que você precisa

• Um navegador atualizado: Chrome, Edge, Firefox ou Safari.
• Para chamadas de vídeo: câmera e microfone, e permitir o acesso quando o navegador perguntar.
• O seu e-mail completo e a senha do e-mail.

02 Entrar, sair e senha

Como entrar

1. Em Usuário (1), digite o seu e-mail completo, por exemplo [email protected].
2. Em Senha (2), digite a mesma senha do e-mail. O ícone de olho mostra o que você digitou.
3. Clique em Entrar (3). Deixe Lembre-se de mim marcado só no seu computador.

Se você já está no webmail, nem precisa da tela de entrada: o Drive reconhece a sessão do webmail e abre direto. O contrário também vale: com o Drive aberto, o item E-mail do menu de apps leva ao webmail já conectado.

A senha

• É uma senha só. O Drive, o Talk, as Tarefas, o Deck e as Notas usam o mesmo e-mail e a mesma senha do webmail.
• Para trocar, troque a senha do e-mail no webmail, em Configurações → Senha (veja o manual do webmail). A senha nova passa a valer no Drive na hora. As sessões abertas com a senha antiga em outros aparelhos são encerradas em alguns minutos.
• Esqueceu a senha? Peça para quem administra o e-mail da empresa redefinir. Não existe uma senha separada do Drive para recuperar.

Como sair

Clique na sua foto (ou inicial), no canto superior direito, e em Sair. Sair do Drive também encerra o webmail e o Talk, e sair do webmail encerra o Drive: em computador compartilhado, um clique basta para fechar tudo.

Ver onde a sua conta está aberta

Em sua foto → Configurações → Segurança, a lista Dispositivos e sessões mostra os navegadores conectados à sua conta e quando foram usados pela última vez. Os itens "Webmail lua.email" são o acesso que o webmail usa para mostrar os seus arquivos. Eles somem sozinhos quando você sai. Se vir um acesso que não reconhece, encerre-o pelo menu ao lado e troque a senha do e-mail.

03 Conhecendo a tela

O menu de apps

A linha de baixo do menu cria um arquivo novo em um clique: Documentos, Planilhas e Apresentações. Em Mais ficam o Documento de texto (texto simples, com formatação leve), o Novo quadro branco e os Diagramas.

04 Arquivos e pastas

Enviar arquivos e pastas

1. Abra a pasta onde o arquivo deve ficar.
2. Clique em Novo → Fazer upload de arquivos (ou Fazer upload de pastas) e escolha no computador.
3. Ou simplesmente arraste os arquivos do computador para a lista. O progresso aparece embaixo, e arquivos grandes sobem em partes, sem você fazer nada.

Todo arquivo enviado passa pelo antivírus. Um arquivo infectado é recusado e você recebe o aviso.

Criar pastas e documentos

No mesmo menu Novo:

• Nova pasta: digite o nome e confirme.
• Documento, Planilha, Apresentação: cria o arquivo e abre o editor (capítulo 9).
• Documento de texto: um texto simples, bom para listas e instruções curtas.
• Diagrama e Novo quadro branco: fluxos, organogramas e desenhos (capítulo 10).
• Criar solicitação de arquivo: um link para pessoas de fora enviarem arquivos para você (capítulo 8).
• Criar pasta de modelos: guarde ali os seus modelos (proposta, contrato, relatório). Eles passam a aparecer como opção na hora de criar um documento.
• Adicionar descrição da pasta: um texto que aparece no topo da pasta, útil para explicar à equipe o que vai em cada lugar.

O que fazer com um arquivo

Clique nos três pontos (…) ao lado do arquivo, ou com o botão direito sobre ele:

A opção Abrir localmente é para quem usa o aplicativo de sincronização no computador. No navegador, use Baixar.

Vários arquivos de uma vez

Marque as caixinhas à esquerda dos arquivos. Aparece uma barra com as ações para todos os selecionados: mover, copiar, baixar (num único .zip) e excluir.

Achar arquivos

• Busca geral: a lupa no topo (Ctrl+K) procura em todo o Drive pelo nome.
• Pesquisar aqui: o campo no alto da navegação filtra a pasta aberta.
• Filtros: acima da lista, Tipo, Modificado, Etiquetas e Pessoas estreitam o resultado.
• Recentes mostra o que você mexeu por último. Árvore de pastas mostra a estrutura inteira.

O ícone no canto superior direito da lista alterna entre grade (miniaturas) e lista (com tamanho e data). Clique no título de uma coluna para ordenar.

05 Lixeira e versões

Recuperar um arquivo excluído

1. Na navegação, embaixo, clique em Arquivos excluídos.
2. Ache o arquivo. Se a lista for grande, digite o nome em Pesquisar aqui.
3. Clique nos três pontos do arquivo e em Restaurar. Ele volta para a pasta de onde saiu.

Os arquivos excluídos ficam até 30 dias na lixeira. Quando falta espaço, os mais antigos podem sair antes. A lixeira não conta no espaço do plano. Esvaziar arquivos excluídos apaga tudo de vez.

Voltar a uma versão anterior

Cada vez que um arquivo é alterado, o Drive guarda a versão anterior. Para voltar:

1. Nos três pontos do arquivo, clique em Detalhes e abra a aba Versões.
2. Escolha a versão pela data e, nos três pontos dela, clique em Restaurar. Dá também para baixar uma versão antiga sem mexer na atual.

As versões ficam até 30 dias e não contam no espaço do plano.

06 Compartilhar com colegas

Compartilhar com alguém da empresa dá acesso ao arquivo ou à pasta sem fazer cópia: todo mundo trabalha no mesmo arquivo, sempre na última versão.

1. Nos três pontos do arquivo ou da pasta, clique em Opções de compartilhamento.
2. Em Compartilhamentos internos, digite o nome do colega e escolha na lista. Só aparecem pessoas da sua empresa.
3. Escolha o que a pessoa pode fazer: Somente visualização, Permitir edição ou Permissões personalizadas (criar, editar, excluir e compartilhar de novo, cada uma separada).

O colega recebe uma notificação, e o item aparece para ele em Compartilhamentos, na navegação. Para tirar o acesso, abra de novo o compartilhamento e remova a pessoa: o acesso acaba na hora.

Montar as pastas da equipe

Um jeito simples de organizar: uma pessoa cria uma pasta por setor (Comercial, Financeiro, RH…) e compartilha cada uma com quem trabalha nela, com Permitir edição. O que for salvo ali fica disponível para o setor inteiro, e ninguém perde arquivo quando sai de férias.

Link interno

Link interno, logo abaixo da busca, copia um endereço que só funciona para quem já tem acesso ao arquivo. Use para apontar um arquivo num e-mail ou no chat ("está aqui: …") sem abrir acesso novo.

Ver o que foi compartilhado

Em Compartilhamentos, na navegação, ficam as listas do que foi compartilhado com você, do que você compartilhou e dos links. Em Configurações → Compartilhar, você escolhe se aceita compartilhamentos automaticamente e em qual pasta eles aparecem.

Conversar sobre um arquivo

No painel de detalhes, a aba Bate-papo abre uma conversa só sobre aquele arquivo, com quem tem acesso a ele. É bom para revisar uma proposta sem misturar com outros assuntos.

07 Link para quem é de fora

Para mandar um arquivo a um cliente, fornecedor ou contador, crie um link público. Quem recebe não precisa de conta: abre o link no navegador.

Criar o link

1. Abra as Opções de compartilhamento do arquivo ou da pasta.
2. Em Compartilhamentos externos, clique no + de Criar link público.
3. Confira a data de validade e clique em Criar compartilhamento.
4. Clique no ícone de copiar ao lado de Link de compartilhamento e cole o link no e-mail ou na mensagem.

Para enviar o link por e-mail direto do Drive, digite o endereço da pessoa em Digite um e-mail: ela recebe uma mensagem com o link.

As opções do link

Nos três pontos do link:

• Personalizar link: todas as opções abaixo.
• Gerar código QR: para abrir o link no celular, apontando a câmera.
• Adicionar outro link: um segundo link para o mesmo arquivo, com outras regras (por exemplo, um para o cliente e outro para o contador). Cada um pode ser cancelado sem afetar o outro.
• Descompartilhar: o link para de funcionar na hora.

Depois de mudar, clique em Atualizar compartilhamento.

A senha do link

• Marque Definir senha e digite uma senha com pelo menos 4 caracteres. Ela vale só para esse link e não tem nada a ver com a senha do seu e-mail.
• Mande a senha por outro caminho (telefone ou mensagem), não no mesmo e-mail do link. Assim, se o e-mail for parar em mãos erradas, o arquivo continua protegido.
• Para trocar a senha, abra Personalizar link e use Substituir senha atual.

O que o destinatário vê

Com senha, a página pede a senha antes de mostrar qualquer coisa. Depois, a pessoa vê o arquivo no navegador e pode baixá-lo, se o download não estiver oculto. Documentos, planilhas e apresentações abrem no próprio navegador.

Se quem abre o link também usa o lua Colabora, aparece o botão Adicionar ao meu Drive: ele guarda uma cópia na pasta Recebidos dessa pessoa.

08 Receber arquivos de fora

Precisa que um cliente mande documentos, fotos ou notas fiscais? Em vez de receber por e-mail, crie uma solicitação de arquivo: a pessoa envia direto para uma pasta sua, sem ver mais nada.

1. Clique em Novo → Criar solicitação de arquivo.
2. Em O que você está solicitando?, escreva o assunto ("Documentos para o contrato").
3. Em Para onde esses arquivos devem ir?, escolha a pasta.
4. Se quiser, deixe uma nota com instruções e clique em Continuar.
5. Defina a validade e, se quiser, uma senha. Copie o link ou informe os e-mails para quem ele deve ir.

Quem recebe o link só vê um campo para enviar arquivos. O que for enviado aparece na pasta escolhida e conta no seu espaço.

09 Documentos, planilhas e apresentações

O editor abre arquivos do Word, do Excel e do PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx) e os formatos abertos (.odt, .ods, .odp) direto no navegador. Os menus são parecidos com os dos programas de escritório que você já conhece.

Criar e abrir

• Criar: pelo menu de apps (linha de baixo: Documentos, Planilhas, Apresentações), pelo Novo da pasta ou pelo app Escritório. Dê um nome e o editor abre.
• Abrir: clique no arquivo. Para fechar, use o X no canto superior direito do editor.

Salvar

Não precisa salvar: o editor grava sozinho enquanto você trabalha, no mesmo formato do arquivo. Cada gravação gera uma versão que dá para recuperar (capítulo 5).

Editar junto com a equipe

• Duas ou mais pessoas podem abrir o mesmo arquivo ao mesmo tempo. Cada uma aparece com uma cor, e as mudanças surgem na hora para todos.
• Comentários: selecione um trecho e use Inserir → Comentário. Os colegas respondem no próprio comentário.
• Controle de alterações: em Revisão → Controlar alterações → Gravar, cada mudança fica marcada para ser aceita ou rejeitada depois. Ótimo para contratos.

PDF e outros formatos

No editor, Arquivo → Baixar como baixa o arquivo em PDF ou em outro formato para o computador. Para guardar uma cópia em outro formato no próprio Drive, use Salvar como… no menu de ações do arquivo.

Planilhas e apresentações

As planilhas têm fórmulas, filtros, gráficos e várias abas. Nas apresentações, o botão de apresentação de slides exibe em tela cheia.

O app Escritório

O Escritório, no menu de apps, junta tudo por tipo (Documentos, Planilhas, Apresentações, Diagramas…): à esquerda você escolhe o tipo, em Criar novo começa um arquivo vazio ou a partir de um modelo, e embaixo ficam os recentes, inclusive os compartilhados com você.

10 Quadro branco

O quadro branco é uma folha infinita para desenhar fluxos, mapas mentais e ideias, sozinho ou com a equipe ao mesmo tempo.

1. Crie em Novo → Novo quadro branco (ou no menu de apps, em Mais) e dê um nome.
2. Use a barra de ferramentas no alto: formas, setas, linhas, texto, desenho livre e imagens.
3. Compartilhe o quadro como qualquer arquivo. Quem estiver com ele aberto vê os outros desenhando, ao vivo.

O quadro fica salvo como um arquivo .whiteboard na pasta onde foi criado.

11 Chat

O Talk é o chat da equipe: conversas individuais e em grupo, com arquivos, menções e chamadas. Abra pelo ícone de balão do webmail ou por Talk no menu de apps.

Na Página inicial ficam os atalhos (Iniciar reunião agora, Nova conversa, Entrar na conversa, Verificar dispositivos), as próximas reuniões da sua agenda, as mensagens em que você foi mencionado e os lembretes.

Conversar com um colega

No campo Pesquisar no aplicativo, à esquerda, digite o nome do colega e clique nele. A conversa a dois abre na hora.

Criar um grupo

1. Clique em Nova conversa.
2. Dê um nome (por exemplo "Equipe Comercial"), uma descrição e, se quiser, uma imagem.
3. Escolha o tipo. Padrão serve para quase tudo. Webinário e Apresentação são para eventos com público. Conversa confidencial fecha o acesso de fora e as gravações.
4. Clique em Adicionar participantes e escolha os colegas.

Mensagens

• Enviar arquivo: clique no + ao lado da caixa de mensagem e escolha do computador ou do Drive. Também dá para arrastar o arquivo para a conversa.
• Mencionar: digite @ e o nome. A pessoa recebe um aviso, mesmo com a conversa silenciada.
• Responder, reagir, editar: passe o mouse sobre a mensagem e use os botões que aparecem.
• Lembrete: no menu da mensagem, Definir lembrete avisa você mais tarde.
• Nota para si mesmo: uma conversa só sua, para guardar links e lembretes rápidos.

Nos três pontos de cada conversa, na lista da esquerda, você marca como favorita, silencia as notificações ou sai da conversa.

12 Chamadas e reuniões

Iniciar uma chamada

1. Abra a conversa e clique em Iniciar chamada. Para uma reunião rápida, use Iniciar reunião agora na página inicial.
2. Na janela Verificar dispositivos, escolha microfone, câmera e alto-falante. Em Planos de fundo dá para desfocar ou trocar o fundo.
3. Marque Dê consentimento para a gravação desta chamada (veja abaixo) e clique em Iniciar chamada.

Durante a chamada

• Microfone e câmera: os botões na barra de baixo ligam e desligam.
• Compartilhar a tela: mostra a tela inteira, uma janela ou uma aba do navegador.
• Levantar a mão e reações: para pedir a palavra sem interromper.
• Chat e participantes: no painel da direita, sem sair da chamada.
• Gravar: o moderador inicia a gravação pelo menu da chamada. Ao terminar, o arquivo vai para o Drive de quem gravou, na pasta Talk, e chega uma notificação. Se todo mundo sair e a gravação ficar ligada, ela para sozinha em poucos minutos.

Reunião com quem é de fora

1. Na conversa, abra os três pontos do alto e clique em Configurações da conversa.
2. Em Moderação, ligue Permitir que os visitantes entrem nesta conversa por meio de um link. Se quiser, ligue também a Proteção por senha.
3. Clique em Copiar link e envie ao convidado. Ele abre no navegador, digita o nome e entra, sem criar conta e sem instalar nada.

Em Reunião, nas mesmas configurações, a sala de espera segura quem chega até um moderador liberar a entrada.

Agendar pela agenda do webmail

O jeito mais prático de marcar uma reunião é pela agenda do webmail: ao criar o evento, ligue Reunião online e o link da sala entra no evento e no convite (manual do webmail). Essas salas já nascem com sala de espera: os colegas da empresa entram direto, e os convidados de fora aguardam você liberar. A reunião também aparece em Agendar reuniões, na página inicial do Talk.

13 Tarefas

O app Tarefas guarda as suas listas de afazeres, com prazo e prioridade. Uma lista chamada Tarefas já vem criada.

• Nova tarefa: escreva em Adicionar uma tarefa em "Tarefas"… e tecle Enter.
• Detalhes: clique na tarefa para definir data de entrega, início, prioridade, porcentagem concluída, observações e subtarefas.
• Concluir: marque a caixinha. As concluídas ficam guardadas embaixo da lista.
• Mais listas: em Adicionar lista…, na navegação, crie uma por assunto ("Pessoal", "Projeto X").
• Visões prontas: Hoje, Semana e Todos juntam as tarefas de todas as listas.

Os cartões do Deck com prazo também aparecem aqui, numa lista com o nome do quadro.

Subtarefas e percentual concluído

Divida um trabalho maior em partes: abra a tarefa, clique nos três pontinhos (…) da tarefa e escolha a opção de adicionar subtarefa. As subtarefas aparecem embaixo da tarefa principal.

• O percentual concluído da tarefa principal acompanha as subtarefas: com uma de duas concluída, ela mostra 50%, e o círculo ao lado do prazo se enche na mesma proporção.
• A subtarefa com um percentual próprio (por exemplo, 30%) entra na conta com esse valor.
• A tarefa principal não é concluída sozinha: quando tudo estiver pronto, ela chega a 100%, e você marca a caixinha quando quiser.
• A conta é feita no servidor, então vale para as tarefas mudadas aqui, no webmail ou no celular.

As tarefas no webmail

As mesmas tarefas aparecem no webmail: na agenda, num painel à esquerda (com as atrasadas em vermelho), e na tela do e-mail, no quadro Tarefas de hoje. Dá para criar e concluir por lá também, e até criar uma tarefa clicando num horário vazio da agenda, já com data e hora (manual do webmail).

14 Quadros Kanban (Deck)

O Deck organiza projetos em listas e cartões, no estilo Kanban: cada cartão é uma tarefa que anda da esquerda para a direita até ficar pronta.

1. Em Deck, clique em Adicionar quadro, dê um nome e escolha uma cor.
2. Crie as listas (por exemplo A fazer, Em andamento, Concluído).
3. Em cada lista, clique em + para criar um cartão.
4. Arraste o cartão de uma lista para outra conforme o trabalho avança.

Detalhes do cartão

Clique no cartão para abrir os detalhes: etiquetas, responsáveis, datas de início e de entrega, descrição (com listas de verificação), anexos, comentários (com @ para chamar alguém) e o histórico de atividade. Marcar como concluído fecha o cartão.

Compartilhar o quadro

No quadro, abra a barra lateral (ícone no canto superior direito) e adicione colegas em Compartilhamento, escolhendo se podem editar, compartilhar ou gerenciar. Em Próximos cartões, na navegação, você vê tudo o que vence nos próximos dias, de todos os quadros.

15 Notas

O app Notas é para anotações rápidas: atas, ideias, listas, roteiros.

• Nova nota abre uma nota em branco. A primeira linha vira o título.
• A nota é salva sozinha enquanto você escreve.
• Use a barra de formatação para títulos, negrito, listas e caixas de seleção ("- [ ] item").
• Organize em categorias (Comercial, RH…) e marque as mais usadas como favoritas.

As notas ficam guardadas como arquivos na pasta Notas do seu Drive e contam no espaço do plano.

16 Painel, Fotos e Atividades

• Painel: a página de resumo, com as atividades recentes e os arquivos favoritos. Em Personalizar você escolhe os quadros que aparecem.
• Fotos: todas as imagens e os vídeos do Drive, em ordem de data. Crie álbuns e veja a apresentação de slides.
• Atividades: o histórico do que aconteceu. Quem criou, alterou, compartilhou ou excluiu cada arquivo, e os cartões do Deck. Os filtros à esquerda separam por tipo.

17 Espaço do plano

O espaço do seu plano é um só para o e-mail e para os arquivos. Uma caixa de 10 GB, por exemplo, pode ter 6 GB de e-mails e 4 GB de arquivos.

Onde ver

• No Drive: no canto inferior esquerdo, "X de Y usados", e logo abaixo quanto está em e-mail e quanto está no drive.
• No webmail: no indicador de espaço, que soma os dois.

A reserva do e-mail

Parte do espaço fica sempre guardada para o e-mail: 10% do plano, com no mínimo 1 GB. Os arquivos podem usar o resto, mas não essa reserva. Assim, mesmo com o Drive cheio, os seus e-mails continuam chegando. Por isso o Drive pode recusar um upload mesmo com o total do plano mostrando espaço livre.

Liberar espaço

• Apague arquivos grandes que não usa mais (na lista, a visão em lista mostra o tamanho de cada um).
• A lixeira e as versões antigas não contam no espaço.
• No webmail, esvazie a Lixeira e apague e-mails com anexos grandes.
• Se o espaço for pouco para a equipe, a administração pode mudar a caixa para um plano maior.

18 Configurações pessoais

Clique na sua foto, no canto superior direito, e em Configurações:

Status

Na sua foto, Definir status mostra aos colegas se você está Online, Ausente ou em Não perturbe (que silencia as notificações), com uma mensagem opcional, como "Em reunião até 15h".

19 No celular

• Abra https://drive.lua.email (ou o endereço da sua empresa) no navegador do celular e entre com o e-mail e a senha. As telas se ajustam à tela pequena.
• Para ter um atalho, use Adicionar à tela inicial no menu do navegador. O Drive passa a abrir como um aplicativo e pode mostrar notificações.
• Reuniões funcionam no navegador do celular: abra o link da reunião, permita câmera e microfone e entre.

20 Problemas comuns

21 Onde fica cada coisa