O painel de gerenciamento da sua empresa

01 Primeiro acesso

Quando a empresa contrata, a Lua cria o usuário do administrador no painel. O login é o e-mail principal informado na contratação, e a primeira senha é temporária.

1. Abra painel.lua.email e entre com o e-mail principal e a senha temporária que você recebeu.
2. O painel pede uma senha pessoal antes de qualquer outra coisa. Ela precisa ter pelo menos 8 caracteres, com letra maiúscula, minúscula, número e um caractere especial.
3. Clique em Definir senha e continuar. A partir daí, a senha temporária deixa de valer.

O e-mail principal e o e-mail alternativo

O e-mail principal é o seu login e também o endereço que recebe os avisos do painel: domínio ativado, prazo do TXT acabando, novo usuário criado, senha de outro administrador trocada, token de API gerado. Esses avisos aparecem no sino, no topo, e chegam por e-mail.

Se o e-mail principal é uma caixa do próprio domínio que você vai configurar, cadastre também um e-mail alternativo em seu nome (canto superior direito) → Meu Perfil. Quando ele está preenchido, os avisos vão para ele. Assim você continua recebendo os avisos mesmo enquanto o domínio ainda não está recebendo e-mail, ou se a sua caixa estiver bloqueada.

• Trocar a sua senha: Meu Perfil → Alterar Senha (pede a senha atual).
• Sessões ativas: no mesmo menu, mostra onde você está conectado e permite encerrar uma sessão esquecida em outro computador.
• Token de API: para integrar outro sistema ao painel. Quem tem o token acessa a API com os mesmos acessos que você, então gere só quando precisar e escolha uma validade.

02 A tela inicial

Depois de entrar, o Início mostra o resumo da empresa:

• Domínios e Caixas: quantos existem e quantos estão ativos.
• Recebimento nas últimas 24 horas: quantas mensagens chegaram, quantas foram entregues, quantas o filtro marcou como spam e quantas foram recusadas.
• Licenças por tipo: quantas caixas de cada plano a empresa contratou, quantas estão em uso e quantas ainda estão livres.
• Seus times e empresas: o time ao qual o seu usuário pertence. Os domínios do time são os que você administra.

No topo ficam o menu Domínios, o menu Suporte (documentação, migração de e-mails, ferramentas e rastreio), o sino de notificações e a busca. A busca acha caixas, aliases e domínios pelo endereço ou pelo nome: digite duas letras e escolha na lista.

03 Adicionar o domínio

Um domínio só passa a ser da sua empresa depois que você comprova que controla o DNS dele. A prova é um registro TXT que o painel gera.

1. Em Domínios, clique em Novo Domínio, digite o domínio (por exemplo, exemplo-engenharia.test) e, se quiser, uma descrição. Enquanto você digita, o painel avisa se o domínio é novo na plataforma.
2. Clique em Continuar. A tela seguinte mostra o registro TXT: o nome (_lua-admin-verify.seudominio) e o valor, cada um com o botão Copiar.
3. No painel de DNS do domínio (registro.br, Cloudflare, o provedor de hospedagem), crie um registro do tipo TXT com esse nome e esse valor. Em muitos painéis, o nome é só a parte antes do domínio: _lua-admin-verify.
4. Volte ao painel e clique em Conferir agora. Se o TXT ainda não apareceu, a tela avisa e continua conferindo sozinha a cada poucos minutos.
5. Quando o TXT aparece, o domínio fica ativo na hora e o sino avisa. O registro TXT de verificação já pode sair do DNS.

Domínio que já está na Lua em outra conta

Se o domínio já está na plataforma em nome de outro cliente, o pedido vira uma transferência. O TXT sozinho não basta: a equipe da Lua confere e aprova (ou recusa, com o motivo, que aparece para você na tela do pedido).

Com o domínio ativo, a página dele se organiza em grupos de abas: Visão geral, E-mail (caixas, aliases, domínios alias, catálogos, grupos de serviço, dispositivos e compartilhamentos), Autenticação (DKIM, DMARC e Validar DNS), Entrega (roteamento e listas de acesso) e Histórico (estatísticas, logs e rastreio).

04 DNS: DKIM, DMARC e Autodiscover

Para o domínio receber e enviar bem, o DNS precisa de MX, SPF, DKIM, DMARC e Autodiscover. O painel gera os valores e confere se eles estão publicados. A lista completa dos registros, com exemplos, está no capítulo de DNS do manual do webmail.

DKIM

1. Na página do domínio, abra Autenticação → DKIM e clique em Configurar DKIM. Deixe ligada a opção de assinar automaticamente.
2. O painel cria a chave e mostra o registro: nome luadkim._domainkey.seudominio, tipo TXT, e o valor que começa com v=DKIM1.
3. Copie o valor para o DNS. Alguns painéis de DNS pedem que o valor longo seja dividido em partes: isso é normal.

DMARC

O domínio já nasce com um DMARC em modo de monitoramento (p=none). Em Autenticação → DMARC → Editar Configuração você muda a política, o percentual e os relatórios, e o painel mostra o registro TXT de _dmarc.seudominio já montado. Comece com p=none, confira se o SPF e o DKIM de todos os sistemas que enviam pelo domínio estão certos e só então suba para quarantine e depois reject.

Validar DNS

Em Autenticação → Validar DNS, o painel consulta agora o DNS público e mostra, para cada registro, se está certo. Quando falta algo, aparece o registro pronto para copiar. Use Testar de novo depois de mudar o DNS: a mudança pode levar de minutos a algumas horas para valer.

Autodiscover: o Outlook e o celular se configuram sozinhos

Sem o registro SRV de Autodiscover, quem configura o Outlook ou o celular precisa digitar os servidores à mão. O painel mostra o registro exato e explica os campos que o painel de DNS costuma pedir: serviço _autodiscover, protocolo _tcp, prioridade 0, peso 0, porta 443 e destino autodiscover.lua.email.

05 Criar caixas de e-mail

Cada caixa usa uma licença do plano contratado. A licença define o espaço da caixa, então não há campo de cota para preencher.

1. Na página do domínio, abra E-mail → Caixas de e-mail e clique em Adicionar caixa.
2. Digite a parte antes do @ (o painel mostra o endereço completo), o nome completo da pessoa e a senha. O botão Gerar cria uma senha forte e o Copiar leva para a área de transferência.
3. Escolha a licença. A lista mostra quantas vagas sobram em cada plano.
4. Clique em Criar Caixa. A caixa já pode receber e entrar no webmail.

A lista de caixas mostra, para cada uma, o nome, a licença, a situação e o espaço usado, somando e-mail e drive. Acima da tabela fica o resumo das licenças do domínio. Os botões de cada linha abrem a caixa, editam, desativam ou removem.

Criar muitas caixas de uma vez

Em Importar CSV, envie um arquivo com as colunas email, nome e senha (separadas por vírgula ou ponto e vírgula). Com a senha vazia, o painel gera uma senha forte e mostra no fim, uma vez só. Antes de criar, uma prévia lista o que vai ser feito e marca as linhas com problema (endereço que já existe, licença sem vaga): elas ficam de fora. Aliases também podem ser importados assim.

O botão Exportar CSV baixa a lista de caixas do domínio, útil para conferir licenças e espaço numa planilha.

06 Editar uma caixa

Clique no endereço da caixa para ver tudo sobre ela: situação, espaço usado (e-mail e drive separados), quantas mensagens recebeu, enviou e teve recusadas em 24 horas, 7 e 30 dias, dispositivos conectados, compartilhamentos e o histórico de acessos.

Em Editar caixa você muda:

• Nome completo e telefone.
• Licença: é aqui que se troca o plano da caixa (veja abaixo).
• Somente remetentes do próprio domínio: a caixa só recebe de quem é do domínio. Mensagens de fora são recusadas. Bom para caixas de uso interno.
• Talk e Tarefas: liga ou desliga as chamadas e o painel de tarefas, quando a licença da caixa inclui esses recursos.
• Encaminhamento (cópia): endereços que recebem uma cópia de tudo o que chega à caixa. Pode haver vários internos e no máximo um externo.
• Status: desativar impede o acesso e a entrega, mas a caixa continua ocupando a licença.

Trocar o plano (licença) de uma caixa

Escolha a nova licença no campo Licença e salve. O espaço da caixa muda na hora. Para um plano menor, o uso atual (e-mail mais drive) precisa caber no novo espaço. A nova licença precisa ter vaga: se acabaram as vagas de um plano, fale com o comercial para contratar mais.

Trocar a senha da caixa

Use Trocar senha na página da caixa quando a pessoa esquecer a senha. Essa é a senha do webmail. Escolha uma senha forte, com pelo menos 8 caracteres, maiúscula, minúscula, número e caractere especial, e passe para a pessoa por um canal seguro.

Senha de programas (Outlook, celular, IMAP, POP e SMTP)

Programas de e-mail usam uma senha própria, separada da senha do webmail. Se alguém descobrir a senha do Outlook, não entra no webmail, e vice-versa.

1. Na página da caixa, em Acesso por programas, clique em Gerar nova senha de programas e confirme.
2. A senha aparece uma única vez. Anote ou passe para a pessoa na hora: depois ela não pode ser exibida de novo, só gerada outra.
3. Gerar uma nova senha derruba a anterior: os programas configurados com ela pedem a senha nova.

Bloquear acesso por programas impede que a caixa seja usada em programas e celulares (IMAP, POP e SMTP), mantendo o webmail. Para voltar, use Liberar acesso por programas.

Uso de espaço

O espaço de cada caixa é um só para e-mail e para os arquivos do drive do Colabora. Em Estatísticas, na página da caixa, aparecem quanto cada um usa, o espaço livre e até quanto o drive ainda pode crescer: uma parte fica sempre reservada para o e-mail continuar chegando. Perto do limite, a própria pessoa recebe um aviso por e-mail com o uso separado.

Remover uma caixa

Em Remover caixa, confirme digitando o endereço. A caixa fica inativa na hora e a licença volta a ficar livre. As mensagens vão para uma área de quarentena antes de serem apagadas de vez pela equipe da Lua.

07 Aliases

Um alias é um endereço que não tem caixa própria e entrega para outras caixas: comercial@ para duas pessoas, contato@ para a recepção.

1. Em E-mail → Aliases, clique em Novo Alias.
2. Em De, digite a parte antes do @. Em Nome, algo para reconhecer o alias na lista, como "Equipe comercial".
3. Em Para (participantes), um endereço por linha. Se você colar uma lista separada por vírgula, ponto e vírgula ou espaço, o painel organiza sozinho, conta os endereços e mostra a situação de cada um: Caixa, Alias, Fora do domínio, Caixa desativada ou Não existe.
4. Se quiser, marque Somente remetentes do próprio domínio (lista interna) ou preencha Remetentes permitidos (só esses endereços ou domínios podem escrever para o alias).
5. Clique em Criar.

• Se um dos destinos for de outro provedor (fora do domínio), ele precisa ser o único destino do alias.
• Quando a mensagem passa por mais de um alias ou caixa com restrição de remetente, vale a regra mais restrita.
• Para criar um pega-tudo (catch-all), que recebe qualquer endereço do domínio que não existe, use * no campo De. Use com cuidado: ele também recebe spam enviado para endereços inventados.

Editar um alias

Clique em Editar na linha do alias. O endereço não muda (para outro endereço, crie um alias novo), mas o nome, os destinos, as restrições de remetente e a situação mudam. A situação de cada destino aparece de novo enquanto você edita.

Alias com destino que não recebe

Um alias pode ficar apontando para uma caixa que foi desativada ou para um endereço que não existe mais (alguém que saiu da empresa, por exemplo). As mensagens para esse destino voltam com "usuário não existe", e quem escreveu recebe a devolução. O painel mostra o problema em três lugares:

• na lista de aliases, com o aviso destino(s) com problema;
• na edição do alias, com a etiqueta Não existe ou Caixa desativada ao lado do destino;
• na Saúde do domínio, com o botão Corrigir.

Para resolver, retire o destino do alias ou troque pelo endereço de quem assumiu a função.

Endereços padrão do domínio

abuse@ (avisos de abuso e spam) e reportdmarc@ (relatórios DMARC) são criados junto com o domínio e aparecem com a marca "padrão do domínio". Você pode mudar para onde eles vão (Editar destino), mas não pausar nem remover.

Domínio alias

Um domínio alias faz fulano@outrodominio chegar em fulano@seudominio, para todas as caixas. Útil quando a empresa tem a versão .com e a .com.br do nome. Em E-mail → Domínios alias → Novo, digite o domínio. Se ele ainda não está na Lua, o painel pede o mesmo TXT de verificação do capítulo 3, e o alias entra sozinho quando o TXT aparece.

08 Saúde do domínio

Em Visão geral → Saúde do domínio, o painel junta o que merece atenção:

• Aliases com destino que não recebe, com o botão Corrigir.
• Caixas com 90% do espaço ou mais.
• Caixas ativas sem acesso há 30, 60, 90 ou 180 dias (sem entrar pelo webmail, IMAP ou POP). Caixa parada ocupa licença: vale conferir se ainda é usada.
• DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC e Autodiscover, com o link para a validação completa.

09 Horário de acesso e sessão web

Os grupos de serviço aplicam regras a um conjunto de caixas: em que horários o acesso fica bloqueado e quanto tempo dura a sessão no navegador.

Todo domínio tem o grupo Padrão, com todas as caixas e nenhuma regra. As regras ficam nos grupos que você cria. Uma caixa em mais de um grupo segue a regra mais restritiva.

Criar um grupo

1. Em E-mail → Grupos de serviço, clique em Novo grupo e dê um nome (por exemplo, "Equipe de obra").
2. Na aba Caixas, digite parte do nome ou do endereço, escolha as caixas na lista e clique em Adicionar.
3. Na aba Horário de acesso, ligue Restringir o horário de acesso e marque os dias e as horas bloqueados. O botão Usar "fora do horário comercial" já preenche: segunda a sexta das 18h às 7h e sábado e domingo inteiros.
4. Se o grupo também deve parar nos feriados, ligue Bloquear o dia inteiro nos feriados do domínio.
5. Na aba Sessão web, decida se a pessoa pode usar "manter conectado" e depois de quantas horas a sessão termina.

Os horários valem no fuso do domínio, que fica em Visão geral → Configurações do domínio. Na mesma tela ficam os feriados do domínio: o botão Incluir feriados nacionais cadastra os nacionais, e você inclui os locais (aniversário da cidade, feriado estadual), com a opção de repetir todo ano.

O que acontece em cada serviço

No horário bloqueado, a regra vale para todos os jeitos de entrar na caixa. Quem já está conectado é desconectado em até um minuto. O e-mail continua chegando normalmente: a pessoa encontra tudo na caixa quando o horário liberar.

A sessão web vale só no webmail e no Colabora pelo navegador. Passado o limite de horas desde a entrada, a pessoa entra de novo. Com "manter conectado" não permitido, a sessão termina quando o navegador é fechado. Programas e celulares não são afetados por essa parte.

A aba Catálogo do grupo publica as caixas dele como um catálogo de endereços no webmail de todo o domínio, que acompanha sozinho quem entra e sai do grupo.

10 Colabora, catálogos e compartilhamentos

Drive e Colabora

O lua Colabora (Drive, documentos, Chat e reuniões) é ligado para o domínio inteiro pela equipe da Lua, conforme o contrato. Em Configurações do domínio você vê se ele está ligado. Depois de ligado:

• cada pessoa entra no Colabora com o mesmo e-mail e a mesma senha do webmail, sem cadastro à parte;
• o espaço do plano é um só para o e-mail e para os arquivos do Drive, e o painel mostra os dois separados em cada caixa;
• as chamadas (Talk) e as Tarefas são ligadas por caixa, em Editar caixa, quando a licença inclui esses recursos. Em Editar domínio você define se as caixas novas já nascem com eles ligados;
• o compartilhamento de arquivos e pastas é feito pela própria pessoa, no Drive. O passo a passo está no manual do Colabora.

Catálogos de endereços do domínio

Em E-mail → Catálogos você cria listas de contatos que aparecem no webmail de todas as caixas do domínio, só para leitura: fornecedores, clientes principais, telefones úteis. Abra o catálogo para incluir, editar, ocultar ou apagar contatos (nome, e-mail e telefone).

Compartilhamentos

Em E-mail → Compartilhamentos você vê o que as caixas compartilham pelo webmail: a conta inteira (com o tipo de acesso, como "só leitura" ou "acesso total") e pastas compartilhadas. É só consulta: quem cria e desfaz é a própria pessoa, no webmail. Isso ajuda a responder perguntas como "quem consegue ler a caixa da recepção?".

A aba Dispositivos lista os celulares e programas que sincronizam pela conta Exchange (ActiveSync), com o primeiro e o último acesso.

11 Roteamento por conta (lua Bridge)

Com o lua Bridge, parte das contas do domínio fica no lua.email e parte no Google, na Microsoft ou em outro provedor. O roteamento por conta diz para onde vai cada endereço que está fora do lua.email.

A aba Entrega → Roteamento por conta aparece para quem tem a licença do Bridge.

1. Clique em Add roteamento.
2. Em Email, digite a parte antes do @ da conta que está no outro provedor.
3. Em Host, informe o servidor de entrada do provedor onde está a caixa. Exemplos: no Google, aspmx.l.google.com; no Microsoft 365, o endereço seudominio-com-br.mail.protection.outlook.com que aparece no centro de administração. Deixe a porta 25, a menos que o provedor peça outra.
4. Clique em Criar. A lista mostra o destino de cada conta.

Como funciona: toda mensagem que chega para o domínio passa pelo antispam da Lua. Se o destinatário tem roteamento, ela segue para o provedor cadastrado; se não tem, é entregue na caixa do lua.email. Quem não tem caixa nem roteamento recebe a recusa "usuário não existe". O ajuste do lado de cada provedor (conectores, relay, SPF) está na documentação do lua Bridge.

12 Logs, estatísticas e rastreio

O grupo Histórico do domínio e o menu Suporte → Rastrear e-mail respondem às perguntas do dia a dia: "o cliente diz que mandou e não chegou", "por que minha mensagem voltou", "quem apagou esse e-mail". Você só vê mensagens dos seus domínios. O histórico guarda 180 dias.

Estatísticas

Mostra o recebimento do período (total, entregues, marcadas como spam e recusadas) em gráfico, as contas que mais enviaram e os envios por hora. Escolha 24 horas, 7, 15 ou 30 dias.

Logs de e-mails

Recebimentos e envios do domínio na mesma tabela, com a seta indicando entrada ou saída. Para cada mensagem: data, remetente, destinatário, o que o filtro fez (entregue, marcou como spam, recusou, greylist), tamanho, assunto e o resultado de DKIM, SPF e DMARC. Filtre por período, tipo, origem, destino, assunto ou ação. As recusadas ficam ocultas por padrão: marque Incluir mensagens rejeitadas para vê-las.

Rastrear uma mensagem

Em Suporte → Rastrear e-mail (ou no botão Rastrear da página da caixa), cada linha é uma mensagem para um destinatário, das mais recentes para as mais antigas. A busca abre com a última hora: mude o período para 24 horas, 7 ou 30 dias, ou escolha datas. Filtre pelo endereço (de qualquer lado), remetente, destinatário ou Message-ID.

A coluna O que aconteceu diz como a mensagem terminou: entregue na caixa, entregue ao servidor de destino, recusada (com o motivo), devolvida ou ainda tentando entregar. Em recusas e erros, ver log mostra a resposta do servidor para você copiar. A coluna Na caixa mostra em que pasta a mensagem foi entregue e o que aconteceu depois.

Clique em Detalhes para abrir o painel lateral com cada passo: quando chegou, quem enviou, onde foi entregue e o que a pessoa fez com ela na caixa (movida de pasta, marcada como apagada, apagada de vez, respondida por regra).

Bloqueios e senhas erradas

A segunda aba do rastreio tem três partes:

• Recusas: cada mensagem recusada na chegada, com o motivo em português: a caixa de destino não existe, a caixa só recebe do próprio domínio, o remetente falhou no SPF ou no DMARC, IP em lista de bloqueio, caixa cheia, mensagem grande demais.
• Por motivo: quantas recusas de cada motivo no período. Clique no motivo para ver as recusas dele.
• Logins que falharam: conta, motivo (senha errada, conta inexistente, bloqueio por tentativas), IP de origem, quantas vezes e a primeira e a última tentativa. Muitas tentativas de um IP desconhecido numa conta são sinal de que alguém está tentando adivinhar a senha.

Logs do sistema

Em Histórico → Logs do sistema fica tudo o que foi feito no domínio pelo painel: quem fez, quando, o quê e em qual conta. Filtre por tipo (caixas, aliases, domínio e DNS, grupos de serviço), ação, quem fez, conta afetada e período. Use para responder "quem trocou a senha dessa caixa?" ou "quando esse alias mudou?".

13 Ferramentas de diagnóstico

Em Suporte → Ferramentas ficam quatro testes que servem para qualquer domínio, inclusive o de um cliente ou fornecedor que diz que não recebe as suas mensagens.

14 Usuários do painel e papéis

Mais pessoas podem administrar o e-mail da empresa, cada uma com o próprio login. O papel define o que cada uma pode fazer.

Os três papéis continuam podendo cuidar da própria conta: trocar a própria senha, ver as sessões e marcar notificações como lidas.

Adicionar um usuário

1. Abra Usuários (endereço painel.lua.email/teams/users) e clique em Novo Usuário.
2. Digite o e-mail da pessoa (é o login), a senha e a confirmação. O botão Gerar cria uma senha forte.
3. Escolha o Papel: Administrador, Helpdesk ou Somente leitura.
4. Preencha o telefone e, se quiser, o e-mail alternativo, e clique em Salvar. O usuário novo entra no mesmo time que você e vê os mesmos domínios.

Quando alguém cria um usuário, gera um token de API ou troca a senha de outro administrador, os administradores da empresa recebem um aviso no sino e por e-mail. Se você não reconhece a ação, entre em contato com o suporte.

Quem entra com um papel restrito vê um aviso no topo de todas as telas. Os botões que o papel não permite aparecem desligados, e o painel recusa a alteração mesmo que alguém tente por outro caminho.

Para tirar o acesso de alguém que saiu da empresa, use Remover na lista de usuários, ou desligue Ativo na edição para suspender sem apagar.

15 Outras funções

Listas de acesso (liberar e bloquear remetentes)

Em Entrega → Listas de acesso:

• Whitelist: remetentes que sempre passam pelos filtros de spam. Use *@fornecedor.com.br para um domínio inteiro. Libere só remetentes que você conhece: o que está na lista passa mesmo se parecer spam.
• Blacklist: remetentes recusados sempre, por exemplo quem insiste em mandar propaganda.

Se uma mensagem legítima foi para o spam, prefira ensinar o filtro pelo webmail (mover para fora da pasta Spam) antes de liberar o remetente.

Migração de e-mails

Em Suporte → Migração de Emails você acompanha as cópias de e-mails de outro provedor para as caixas da Lua: quantas contas, mensagens e dados já foram copiados. Na troca de provedor, a equipe da Lua cuida da migração com você (como migramos).

Notificações

O sino no topo mostra os avisos do painel: domínio ativado, TXT pendente, pedido de transferência, usuário criado. Ver todas abre a lista completa, com o filtro de não lidas.

16 Problemas comuns

"O TXT ainda não apareceu no DNS do domínio"

Confira se o nome do registro está certo. Em muitos painéis de DNS o nome é só _lua-admin-verify, sem o domínio no fim; com o domínio, alguns painéis criam _lua-admin-verify.seudominio.seudominio. Copie o valor inteiro, sem espaços. Depois de salvar, espere alguns minutos: a conferência continua sozinha.

"Sem licenças disponíveis" ao criar ou trocar uma caixa

Todas as vagas daquele plano estão em uso. Remova uma caixa que não é mais usada (a Saúde do domínio mostra as caixas paradas) ou fale com o comercial para contratar mais licenças.

Quem escreve para um alias recebe "usuário não existe"

Um dos destinos do alias não existe mais ou está desativado. Veja o capítulo 7.

"Me mandaram um e-mail e não chegou"

Peça o endereço de quem enviou e o horário aproximado e procure no rastreio pelo remetente. Se a mensagem aparece entregue, procure na caixa (inclusive no Spam e nas pastas de filtros). Se aparece recusada, o motivo está na linha. Se não aparece, ela não chegou à Lua: o problema está do lado de quem enviou, e as ferramentas ajudam a mostrar o que falta no DNS dele.

A pessoa não consegue entrar

Veja em Logins que falharam se aparece "senha errada" (troque a senha na página da caixa) e confira se a caixa está em um grupo com horário de acesso. No Outlook e no celular, lembre que a senha é a senha de programas, não a do webmail.