Guia
E-mail colaborativo: a equipe trabalhando junto, não só trocando mensagens
Na maioria das empresas, cada pessoa tem a sua caixa, a sua agenda e os seus arquivos, e o trabalho em equipe acontece encaminhando e-mail. E-mail colaborativo é quando caixa, agenda, contatos, arquivos e reuniões são da equipe, com o mesmo login. Este guia mostra o que muda, cena por cena.
Novos clientes testam o primeiro mês por nossa conta, em até 5 caixas.
O que é e-mail colaborativo
É o e-mail pensado para a equipe, e não só para cada pessoa. Na prática, são cinco peças que conversam entre si.
Caixas que a equipe divide
atendimento@ e financeiro@ respondidos por várias pessoas, cada uma com a própria conta, e a resposta saindo do endereço da equipe.
Agenda que todos enxergam
Ver quem está livre antes de marcar, agenda da equipe, das salas e das férias, convites com resposta automática no evento.
Contatos da empresa num lugar só
Todas as contas e grupos do domínio no diretório, e catálogos globais com fornecedores e clientes para toda a equipe.
Arquivos e documentos no lugar do anexo
Arquivo grande vira link, planilha editada a várias mãos, pasta da equipe que não depende do computador de ninguém.
Conversa e reunião junto do e-mail
Chat da equipe para o que não precisa de e-mail, e reunião por vídeo com o link nascendo no evento da agenda.
Um login para tudo
No lua.email, tudo isso vem com a caixa, no webmail e no lua Colabora, sem pacote à parte e sem uma senha para cada ferramenta.
Seis cenas que todo escritório conhece
Se alguma delas parece familiar, a sua equipe já paga o custo de não colaborar: tempo perdido, cliente sem resposta e informação que só uma pessoa tem.
"Me encaminha aquele e-mail do cliente?"
O cliente escreve para atendimento@, só uma pessoa tem a senha, e ela está de férias. Ou a senha circula e ninguém sabe quem respondeu o quê. Com a caixa compartilhada, cada pessoa entra com a própria conta e vê atendimento@ embaixo das pastas dela. A resposta sai do endereço da equipe, a cópia fica nos Enviados da caixa compartilhada, e o histórico está ali para quem chegar amanhã.
"Quem está livre na quinta à tarde?"
Marcar uma reunião de quatro pessoas vira uma troca de dez mensagens. Com o calendário compartilhado, você vê se o colega está livre antes de convidar, sem precisar ver os detalhes da agenda dele. Quando o convidado aceita ou recusa, a resposta entra sozinha no evento, no webmail, no celular e no Outlook.
"Qual é mesmo o e-mail do fulano?"
Funcionário novo passa a primeira semana perguntando endereço. No diretório da empresa, todas as contas e grupos do domínio entram sozinhos, e os catálogos globais guardam os contatos que a equipe inteira usa, como fornecedores e transportadoras. Ao escrever o nome, o endereço aparece.
"O anexo voltou, é grande demais"
O vídeo da obra, o projeto em PDF, a pasta de fotos. Em vez de procurar um serviço de transferência, é só anexar: quando o arquivo passa do tamanho de anexo, o webmail envia para o Drive e coloca na mensagem um link que vale 30 dias, com QR code. Quem recebe baixa pelo link, sem criar conta.
"Qual é a versão certa da planilha?"
orcamento_v3_final_REVISADO.xlsx, mandado por e-mail para cinco pessoas, cada uma mudando a sua cópia. No lua Colabora, a planilha fica numa pasta da equipe e várias pessoas editam ao mesmo tempo, no navegador. Existe uma versão só, e é sempre a atual.
"Dá uma ligada rápida?"
Nem tudo precisa de e-mail com assunto e assinatura. O chat da equipe resolve a pergunta rápida sem misturar trabalho com o WhatsApp pessoal. Quando precisa de conversa, a reunião por vídeo nasce no evento da agenda, e o cliente entra pelo link, sem instalar nada.
Reconheceu a sua equipe em alguma dessas cenas?
Conte como a equipe trabalha hoje. A gente mostra como ficariam as caixas, as agendas e as pastas de vocês, e o primeiro mês é por nossa conta para novos clientes, em até 5 caixas.
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O que a empresa ganha, e o que a equipe ganha
A empresa não para quando alguém falta
Férias, atestado ou saída: a caixa da equipe, a agenda e os arquivos continuam acessíveis para quem precisa, com as permissões que você deu.
O cliente é atendido por um endereço, não por uma pessoa
atendimento@ responde rápido mesmo com a equipe mudando. O histórico de cada cliente está num lugar só, e não na caixa pessoal de quem atendeu.
Menos ferramentas para pagar e para cuidar
Arquivos, documentos, chat e reuniões costumam vir em pacotes de R$ 33 a R$ 41 por pessoa. No lua.email, vêm junto com a caixa, a partir de R$ 8 (veja o comparativo, com os valores públicos de cada empresa).
Funcionário novo produz no primeiro dia
A conta nova já enxerga o diretório, as agendas e as pastas da equipe que você liberar. Ninguém precisa encaminhar nada para ele começar.
A equipe perde menos tempo
Menos "me manda de novo", menos procurar anexo, menos mensagem para marcar reunião. O que sobra é tempo para o cliente.
Tudo num login só, no computador e no celular
Uma senha, com verificação em duas etapas, para e-mail, agenda, arquivos e reuniões. No celular, a caixa entra como conta Exchange, com e-mail, agenda e contatos juntos.
Como implantar sem bagunça
Colaboração funciona quando cada coisa tem dono e lugar. Este é o roteiro que sugerimos para a primeira semana.
Desenhe os endereços
Uma caixa para cada pessoa. Para cada função, decida: grupo (cada um recebe uma cópia, sem custo) ou caixa compartilhada (a equipe responde do mesmo endereço).
Compartilhe as caixas da equipe
atendimento@, financeiro@, comercial@: dê acesso a quem responde, começando só com Ler e ampliando depois.
Crie as agendas comuns
A agenda da equipe, a das salas de reunião, a de férias e ausências. Compartilhe com quem precisa ver ou editar.
Monte as pastas no lua Colabora
Uma pasta por área ou por cliente, compartilhada com o grupo certo. Os arquivos deixam de morar no computador de alguém.
Combine as regras
Quem responde atendimento@ e em quanto tempo, o que vai no chat e o que vai no e-mail, onde fica cada tipo de arquivo. Dez minutos de conversa evitam meses de confusão.
Perguntas sobre e-mail colaborativo
E-mail colaborativo é a mesma coisa que caixa compartilhada?
A caixa compartilhada é uma parte. E-mail colaborativo é o conjunto: caixas da equipe, agenda compartilhada, diretório da empresa, arquivos, documentos, chat e reuniões, todos com o mesmo login. No lua.email, tudo isso vem em todos os planos.
Uma caixa compartilhada conta como caixa no preço?
Conta: atendimento@ é uma caixa, com o espaço dela. Se a ideia for só distribuir as mensagens para várias pessoas, sem responder do mesmo endereço, um grupo resolve, e grupo não tem custo.
Cada pessoa precisa de uma senha da caixa da equipe?
Não. Cada pessoa entra com a própria conta e vê a caixa da equipe na lista de pastas. As permissões (ler, salvar, excluir) são por pessoa, e ninguém precisa saber a senha de ninguém.
Funciona no celular e no Outlook?
Funciona. No iPhone e no Android, a caixa entra como conta Exchange, com e-mail, agenda e contatos juntos. A caixa compartilhada aparece sozinha nas pastas do colega, no webmail, no Outlook, no Thunderbird e no celular. Cada agenda da equipe vai para o celular ou o Outlook pela opção Sincronizar calendário.
A equipe vai ter que aprender um sistema novo?
Pouco. O webmail tem o visual que a equipe já conhece, e o lua Colabora abre num clique, com o mesmo login. O manual tem o passo a passo de cada tela, e o suporte é de pessoas, em português.
Quanto custa o lua Colabora?
Nada a mais. Arquivos, documentos, chat e reuniões vêm em todos os planos, usando o espaço da própria caixa, a partir de R$ 8,00 por mês.
Para continuar lendo
Quer ver a sua equipe trabalhando assim?
No lua.email, a caixa vem com o webmail e o lua Colabora em todos os planos, a partir de R$ 8 por mês. Novos clientes testam o primeiro mês por nossa conta, em até 5 caixas, e a gente ajuda a montar as caixas, agendas e pastas da equipe.
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