Migrar os e-mails de outro provedor, passo a passo

Em resumo: 4 passos

Se você nunca migrou e-mail, comece por aqui. Cada passo tem um capítulo logo abaixo, com os detalhes.

1. Estime. Some quanto as caixas ocupam no provedor antigo. A prévia do painel mede de graça, antes de você contratar. Exemplo: 5 caixas com 4 GB em média somam cerca de 20 GB.
2. Contrate os GB de migração, você mesmo, no checkout do lua.email. R$ 2,00 por GB migrado da origem, pago uma vez. No exemplo, 20 GB custam R$ 40,00. Eles viram saldo no painel.
3. Envie a planilha. Uma linha por caixa, com a conta antiga e a caixa nova. A prévia mostra o que será copiado com o saldo. Estando certo, confirme.
4. Acompanhe. A cópia é feita no servidor e a tela mostra o andamento ao vivo. No dia da troca do MX, o Sincronizar de novo traz o que chegou depois.

Faltou? Compre mais GB de migração no checkout. A migração continua de onde parou, com o botão Copiar as contas que ficaram de fora.

Assista ao tutorial

O vídeo mostra o caminho inteiro em poucos minutos: a senha de app, a planilha, a prévia, o acompanhamento e a sincronização no dia da troca. As cenas seguem os passos desta página.

• Tenha em mãos
• Os GB de migração
• De onde vem cada coluna
• Senha de app do Google
• Microsoft e hospedagens
• Monte a planilha (CSV)
• Enviar a planilha
• Prévia e saldo
• O que está acontecendo agora
• Resultado e saldo
• Comprar mais GB
• Quando uma conta falha
• No dia da troca do MX
• Contatos e agenda

1. Antes de começar: tenha em mãos

A ferramenta copia, pela internet, as mensagens de cada conta do provedor antigo para a caixa correspondente no lua.email. Ela usa o IMAP, o protocolo que os programas de e-mail usam para ler a caixa. Não apaga nada no provedor antigo e pode ser repetida: só o que ainda não foi copiado vem de novo.

O que a ferramenta copia e o que não copia

• Copia: mensagens, pastas e subpastas, a marcação de lida e de sinalizada e a data original de cada mensagem.
• Não copia: contatos e agenda (veja Contatos e agenda), regras de filtro, assinaturas e configurações do provedor antigo. Também não cria caixas nem muda o DNS.
• Só IMAP com senha. As contas do Microsoft 365 e do Outlook.com usam outro tipo de autenticação, que a ferramenta ainda não atende: a migração delas é feita pela nossa equipe (veja o quadro de provedores).

Quanto custa: você mesmo contrata os GB de migração pelo checkout do lua.email, em GB, sem falar com ninguém, antes de migrar: R$ 2,00 por GB migrado da origem, pago uma vez, sem mensalidade e sem renovação. Eles viram um saldo no painel, e a prévia mostra o que será copiado com ele antes de você confirmar. Se preferir que a nossa equipe conduza a troca, veja como migramos.

2. Crie as caixas de destino

O que é: A caixa de destino é o endereço novo, no lua.email, que vai receber as mensagens antigas.

Quando acontece: No começo: a ferramenta só copia para caixas que já existem, então elas vêm antes de tudo.

A migração copia para caixas que já existem; ela não cria caixas. Crie uma caixa para cada pessoa, com o mesmo endereço de hoje, em Domínios do painel (veja Criar caixas de e-mail). Se o domínio ainda não está no painel, comece pelo onboarding do domínio.

Quem escreve para a sua empresa não percebe a troca: os endereços continuam iguais. O e-mail novo só passa a chegar na caixa nova quando você troca o MX (veja o dia da troca).

3. Descubra os dados de acesso de cada conta

O que é: Para copiar, o painel precisa entrar na conta antiga como se fosse você abrindo o e-mail em outro programa. Para isso ele pede os mesmos dados que o Outlook ou o celular usam: o endereço, a senha, o servidor e a porta.

Quando acontece: Antes de montar a planilha. Se você já tem o e-mail configurado no Outlook ou no celular, esses dados estão nas configurações da conta.

A planilha tem seis colunas. Esta tabela diz de onde vem cada uma. Nenhuma delas é segredo da Lua: são dados da conta que você já usa no provedor antigo.

Como achar o servidor IMAP

1. Abra o painel do seu provedor e procure Contas de e-mail, Configurar no Outlook ou Conectar dispositivos.
2. Copie o servidor de entrada (também chamado de IMAP ou servidor de recebimento) e a porta.
3. Se a tela só mostrar POP, procure a opção IMAP: a migração não usa POP.
4. Na dúvida, abra o Outlook ou o celular que já recebem esse e-mail: o servidor está nas configurações da conta.

Esses dados vêm das nossas páginas de migração de hospedagens e do Gmail. O endereço pode mudar de um plano para outro: confira sempre no painel do seu provedor.

4. Gere a senha de app (ou a senha de programas)

O que é: Alguns provedores, por segurança, não deixam um programa de fora entrar com a sua senha normal. Eles geram uma senha só para isso, que você pode apagar depois: é a senha de app (ou senha de programas).

Quando acontece: Quando a conta antiga tem verificação em duas etapas, isto é, pede um código além da senha. Hospedagens comuns não pedem: lá vale a senha da caixa.

Alguns provedores não aceitam a senha normal em programas de terceiros quando a conta tem verificação em duas etapas. Eles pedem uma senha de uso único para o programa, chamada senha de app ou senha de programas. É ela que vai na coluna source_password.

Google (Gmail e Google Workspace)

1. Entre na conta do Google que vai migrar e abra Conta do Google → Segurança.
2. Ligue a Verificação em duas etapas, se ainda não estiver ligada. Sem ela, o Google não deixa criar a senha de app.
3. Abra Senhas de app (também é possível achar pelo campo de busca da Conta do Google), dê um nome como "migração" e clique em criar.
4. O Google mostra uma senha de 16 letras. Copie e cole na coluna source_password, sem os espaços. Ela aparece uma vez só.
5. Google Workspace: o administrador do Workspace pode ter desativado o IMAP ou a senha de app nas configurações da empresa. Se a prévia recusar o login de todas as contas, peça a ele para ativar durante a migração.

Microsoft 365 e Outlook.com: migração feita pela nossa equipe

A ferramenta entra em cada conta antiga com o e-mail e a senha. Nas contas do Microsoft 365 e do Outlook.com, a entrada é confirmada na tela de login do próprio provedor, por um tipo de autenticação chamado OAuth, que a ferramenta do painel ainda não atende. Por isso, a migração dessas contas é feita pela nossa equipe.

Como saber: na prévia, a conta aparece com "a origem recusou o login" mesmo com a senha certa. O que fazer: fale com a nossa equipe para combinar a data e o passo a passo. Fazemos a migração dessas contas com a nossa equipe, em geral com uma autorização dada pelo administrador da empresa no provedor antigo, sem pedir a senha de cada pessoa. Veja Migrar do Microsoft 365.

Locaweb, HostGator, KingHost, UOL Host, Hostinger, cPanel e Unifique

Nas hospedagens de e-mail não há verificação em duas etapas na caixa: vale a senha da própria conta de e-mail, a mesma do Outlook. Para saber o servidor, siga o quadro acima. Se você esqueceu a senha, redefina-a no painel da hospedagem (no cPanel, em Contas de e-mail) ou crie uma temporária só para a migração.

• cPanel (HostGator, Unifique e outros): o usuário é o e-mail completo; o servidor aparece em Conectar dispositivos.
• Locaweb: servidor email-ssl.com.br, porta 993.
• KingHost, UOL Host, Hostinger: o servidor e a porta estão no painel, nas configurações de e-mail.

5. Monte a planilha

O que é: A planilha é uma lista, uma linha por conta antiga, que diz ao painel onde está cada conta e para qual caixa nova ela vai. Ela é salva em um formato simples chamado CSV.

Quando acontece: Depois de reunir os dados de acesso e antes de enviar ao painel.

Uma linha por conta antiga. A primeira linha é o cabeçalho, com os seis nomes exatamente como na tabela de acesso (minúsculas, sem acento).

1. Baixe o modelo-migracao.csv. Ele já vem com o cabeçalho e linhas de exemplo.
2. Excel: abra o arquivo, apague as linhas de exemplo e preencha uma linha por conta, a partir da linha 2. Em Arquivo → Salvar como, escolha CSV UTF-8 (delimitado por vírgulas). O CSV comum, que no Excel em português usa ponto e vírgula, também funciona.
3. Google Planilhas: em Arquivo → Importar, envie o modelo, preencha e baixe em Arquivo → Fazer download → Valores separados por vírgula (.csv).
4. Confira: nenhuma coluna sem nome, a mesma quantidade de colunas em todas as linhas e o destino de cada linha igual a uma caixa que já existe.

Como o arquivo fica, com quatro contas de exemplo (duas na mesma hospedagem, uma do Google com senha de app e uma num servidor que usa a porta 143):

source_email,source_password,source_imap_host,source_imap_port,source_ssl,dest_username
financeiro@exemplo-engenharia.test,senha-da-conta-antiga,imap.provedorantigo.test,993,1,financeiro@exemplo-engenharia.test
comercial@exemplo-engenharia.test,senha-da-conta-antiga,imap.provedorantigo.test,993,1,comercial@exemplo-engenharia.test
joao.silva@exemplo.test,abcdefghijklmnop,imap.gmail.com,993,1,joao@exemplo-engenharia.test
contato@exemplo-engenharia.test,senha-da-conta-antiga,mail.exemplo-engenharia.test,143,0,contato@exemplo-engenharia.test

Cuidados com a planilha

• Não mude os nomes do cabeçalho. Sem uma das seis colunas, o painel recusa o arquivo e diz qual faltou.
• A senha vai como está. Espaço antes ou depois conta como parte da senha. Vírgula, ponto e vírgula e acentos funcionam: o Excel e o Google Planilhas colocam as aspas automaticamente.
• Duas contas antigas para a mesma caixa: uma linha para cada, com o mesmo dest_username. As pastas das duas se juntam na caixa nova.
• Teste com poucas contas. Comece com uma ou duas linhas, confira a prévia e depois envie o restante.
• Linhas repetidas, incompletas, com caixa de destino que não é sua ou com servidor de origem que não é de um provedor (endereço da rede interna, porta que não seja 993 ou 143) ficam de fora. O painel avisa qual foi a linha.
• A senha antiga fica guardada cifrada e é apagada depois da janela de sincronização (veja abaixo). Apague a planilha do seu computador depois de enviar.

6. Envie a planilha e veja a prévia

O que é: A prévia é um ensaio: o painel entra em cada conta, conta quantas mensagens ela tem, mede o tamanho e confere com os GB de migração que você contratou, mas ainda não copia nada.

Quando acontece: Logo depois de enviar a planilha. É a hora de corrigir qualquer erro sem gastar nada do saldo.

1. No painel, abra Suporte → Migração de e-mails e clique em Nova migração.
2. Dê um nome à tarefa (por exemplo, "Migração do e-mail antigo"), escolha o arquivo em Arquivo CSV e clique em Ver prévia.

Antes de criar qualquer coisa, o painel entra em cada conta do provedor antigo e mostra:

• se a conta abriu (login ok) ou o motivo de não abrir, como senha errada ou servidor que não respondeu;
• quantas mensagens e quanto espaço cada conta tem;
• o tamanho total e o GB de migração contratados: quanto está disponível, quais contas serão copiadas e quais ficam de fora, com o quanto falta para migrar tudo.

As contas com erro ficam de fora da migração. Corrija a planilha e envie de novo, ou marque para incluí-las mesmo assim. A prévia vale por 1 hora.

7. Confira o saldo, o que será copiado e confirme

O que é: Esta tela mostra quantos GB de migração ainda estão disponíveis, quais contas serão copiadas e quais ficam de fora, e decide se confirma. Só a confirmação inicia a cópia.

Quando acontece: Ainda na tela da prévia, antes de a cópia começar.

As contas são consideradas na ordem da planilha: a que está dentro do saldo que sobrou recebe o selo Dentro do saldo e entra, e a que excede o saldo recebe o selo Excede o saldo, com o tamanho dela e quanto falta. Quando nenhuma conta passa do saldo, a prévia informa: "Todas as contas medidas estão dentro do saldo". Se a caixa de destino não tiver espaço para uma conta, a prévia avisa: "Não serão copiadas por falta de espaço na caixa de destino". A conta seguinte, se for menor, ainda pode ser copiada. O painel mostra também o caminho para comprar mais GB de migração. Confirmando, só as contas dentro do saldo entram na fila. Nada foi criado ainda: se algo não bate, clique em Voltar e trocar o CSV. Estando certo, clique em Confirmar e criar a migração.

8. Acompanhe a cópia ao vivo

O que é: Depois de confirmar, a cópia roda no servidor da Lua, uma conta de cada vez. Você não precisa deixar a página aberta, mas pode acompanhar o andamento nela.

Quando acontece: Do momento em que você confirma até todas as contas terminarem. Caixas grandes levam mais tempo.

A cópia começa em instantes e a página da tarefa se atualiza automaticamente. As contas são copiadas uma de cada vez, com as pastas e subpastas, as mensagens lidas e sinalizadas e as datas originais.

O painel "O que está acontecendo agora"

Logo abaixo do resumo, o painel O que está acontecendo agora mostra a cópia em tempo real, com atualização a cada 5 segundos:

• Eventos em linguagem comum, do mais novo para o mais antigo: "Conectado ao servidor de origem", "Copiando a pasta INBOX: 1.240 de 5.300 mensagens (23%)", "Pasta Enviados concluída", "Conta concluída".
• Barras de Mensagens e de Dados de cada conta, a Pasta que está sendo copiada, a Velocidade e o Restante estimado.
• Filtrar por conta, quando a tarefa tem mais de uma, para acompanhar só uma.
• Se a aba ficar em segundo plano, a atualização pausa e volta quando você retorna. Quando a migração termina, o painel avisa que não há novas atualizações.

O painel nunca mostra senha, assunto nem conteúdo de mensagem: só nomes de pasta e números. Você pode fechar a página: a cópia continua no servidor.

9. Confira o resultado e o saldo

O que é: Quando todas as contas dentro do saldo terminam, a tarefa fica concluída e mostra o que foi copiado e o saldo que sobrou.

Quando acontece: Ao fim da cópia. É o momento de conferir o resultado no webmail.

Com tudo concluído, a página mostra, por conta, as mensagens e o tamanho copiados, e o quadro GB de migração, no alto, mostra os GB de migração, o que já foi copiado, o que está na fila e o saldo. Se uma conta ficou de fora, ela aparece como Excede o saldo de GB de migração, com o tamanho dela e quanto faltou. Nada foi apagado, e é possível copiá-la depois de comprar mais GB de migração (veja GB de migração).

Abra uma das caixas no webmail e confira as pastas e algumas mensagens antigas. Depois gere uma nova senha de programas para quem usa Outlook ou celular (veja o manual do painel).

10. Erros comuns e o que fazer

O que é: Uma conta pode falhar sem que as outras sejam afetadas. O painel mostra o motivo na linha da conta, em português.

Quando acontece: Na prévia (login que não abriu) ou durante a cópia (servidor fora do ar, caixa de destino cheia).

Depois de corrigir, clique em Tentar novamente as que falharam na página da tarefa. A cópia continua de onde parou, sem duplicar o que já chegou. Para trocar a senha antiga, crie uma tarefa nova só com a conta corrigida.

11. No dia da troca do MX: Sincronizar de novo

O que é: A troca do MX é o dia em que o domínio passa a entregar e-mail novo no lua.email em vez do provedor antigo (o MX é o endereço que diz aos outros servidores onde entregar). Entre a primeira cópia e esse dia, ainda chegaram mensagens no provedor antigo. O botão Sincronizar de novo busca só essas.

Quando acontece: No dia da troca do MX, e em até 7 dias depois da primeira cópia completa.

Faça a primeira cópia com antecedência, enquanto a equipe ainda usa o e-mail antigo. No dia em que o domínio passar a receber no lua.email (a troca do MX), traga o que chegou nesse meio-tempo.

1. Troque o MX do domínio para o lua.email (veja o onboarding do domínio ou o DNS pela Edgium).
2. Abra a tarefa concluída em Suporte → Migração de e-mails.
3. Na linha de cada conta concluída, clique em Sincronizar de novo e confirme em Sincronizar. O aviso diz: copia só o que chegou na caixa de origem depois da última cópia, o que já foi copiado não se repete. Na ferramenta com GB de migração contratados, o que vier nessa passada sai do saldo.
4. A conta volta para a fila e a tarefa para "em andamento". Acompanhe no painel "O que está acontecendo agora". Cada passada aparece como um evento, como "Sincronização incremental: 120 mensagens novas, 45 MB".

O prazo de 7 dias

• O botão fica disponível por 7 dias, contados do fim da primeira cópia completa. Ao lado dele a tela mostra "Disponível até" a data e a hora. Sincronizar de novo não estende o prazo.
• Depois do prazo o botão some e a tela explica: "A sincronização ficou disponível por 7 dias após a migração". Para copiar de novo, crie uma tarefa nova com a planilha.
• A senha antiga fica guardada cifrada durante essa janela, para o botão funcionar sem pedir tudo de novo, e é apagada depois.
• Se a tela diz "Sincronização indisponível: a senha da origem não está mais guardada", crie uma tarefa nova.

O Sincronizar de novo usa o saldo

O que veio nessa passada sai do saldo dos GB de migração, e mensagens e tamanho da conta passam a ser o que já tinha mais o que veio agora. Não há nova cobrança enquanto houver saldo. Se o saldo acabou, o painel avisa que não há saldo e não copia: compre mais GB de migração e clique de novo.

12. GB de migração: contratar, saldo e comprar mais

O que é: Os GB de migração são a quantidade de e-mail que você pode copiar com a ferramenta. Você contrata esses GB antes de migrar, pelo checkout do lua.email, e eles aparecem no painel como um saldo.

Quanto custa: R$ 2,00 por GB migrado da origem, pago uma vez: é uma compra avulsa, sem mensalidade e sem renovação. Comprar de novo soma ao saldo que você já tem.

Como contratar

1. Estime os GB: some o tamanho das caixas no provedor antigo. Não precisa ser exato, porque a prévia mede cada conta.
2. No checkout do lua.email, contrate você mesmo os GB de migração previstos, sem precisar falar com ninguém.
3. No painel, o saldo aparece no quadro GB de migração da tela de migração (contratado, já copiado, na fila e disponível). Na tela Início, no cartão Migração de e-mail, com os GB contratados, os já usados, o saldo e o link para a ferramenta.

O que gasta o saldo

• O que a cópia traz, conta por conta, e o que o Sincronizar de novo traz depois.
• A conta que já começou a copiar termina inteira, mesmo que passe um pouco do previsto. O saldo nunca fica negativo: se o previsto passou, só as cópias novas ficam bloqueadas.
• O saldo é do cliente inteiro e soma todas as migrações dele. O saldo não se renova automaticamente: só comprar mais GB de migração devolve saldo.

Faltou? Compre mais GB e copie as que ficaram de fora

1. Compre mais GB de migração no checkout. Os novos GB somam ao saldo.
2. Abra a tarefa e clique em Copiar as contas que ficaram de fora. As contas marcadas como Excede o saldo de GB de migração voltam para a fila, e o painel confere o saldo de cada uma antes de copiar.
3. A senha do provedor antigo dessas contas fica guardada por 7 dias, a mesma janela do Sincronizar de novo. Passado esse prazo, envie a planilha de novo numa tarefa nova.

13. Contatos e agenda: importe no webmail

O que é: Contatos e agenda não são e-mail, e a ferramenta de migração não os copia. Você leva os dois por arquivo.

Quando acontece: Depois da troca, com a caixa nova já aberta no webmail.

A ferramenta copia só o e-mail. Contatos e agenda você leva por arquivo, pelo webmail da caixa nova:

1. No serviço antigo, exporte os contatos em vCard (.vcf) ou CSV, e a agenda em .ics.
2. No webmail, abra Contatos, escolha o catálogo de destino e clique em Importar. Veja Contatos.
3. Na Agenda, use a aba Importar / Exportar e Importar do arquivo. Veja Importar e exportar.

14. Quando pedir a nossa equipe

• Contas do Microsoft 365 (antigo Office 365) e do Outlook.com: fazemos a migração com a nossa equipe.
• Volumes em que você prefere que a nossa equipe conduza, ou quando precisa de apoio com o DNS e com os aparelhos da equipe.

A equipe conduz a troca por hora de trabalho: veja como migramos ou fale com a nossa equipe.

15. Checklist da migração

• As caixas de destino existem no painel e os GB de migração estão contratados.
• Tenho, para cada conta antiga, o e-mail, a senha (ou senha de app), o servidor IMAP e a porta.
• A planilha está em CSV, com as seis colunas, e comecei por uma ou duas contas.
• Contratei os GB de migração pelo checkout, e a prévia mostrou login ok em todas e o que será copiado com o saldo.
• Confirmei e acompanhei a cópia até todas ficarem "Concluída".
• Conferi algumas mensagens e pastas no webmail.
• No dia do MX, usei Sincronizar de novo dentro dos 7 dias.
• Gerei senha de programas nova para Outlook e celular.
• Importei contatos e agenda no webmail.
• Apaguei a planilha do computador.

Dúvidas comuns

• Vou perder e-mail no provedor antigo? Não. A cópia não apaga nada lá.
• E se os GB de migração não forem suficientes para todas as contas? As que ficaram de fora ficam registradas, sem apagar nada. Compre mais GB de migração e use Copiar as contas que ficaram de fora.
• O espaço é mensal? Não. É pago uma vez, e comprar de novo soma ao saldo.
• Preciso parar de usar o e-mail antigo durante a cópia? Não. O que chegar depois vem na sincronização do dia da troca.
• Posso migrar uma caixa muito grande? Sim. A cópia roda em segundo plano e você acompanha o andamento.
• A pessoa não quer passar a senha. Ela pode trocar a senha antiga por uma temporária só para a migração, ou gerar uma senha de app.
• Posso juntar duas contas numa caixa só? Sim: uma linha para cada, com o mesmo destino.
• Preciso de ajuda. Fale com o suporte.

Manuais relacionados

• Manual do painel: caixas, senha de programas e tudo o que o administrador faz.
• Onboarding de um domínio: do domínio novo à primeira caixa e ao MX.
• Manual do webmail: contatos, agenda e como conferir as mensagens copiadas.
• Todos os manuais e a migração feita pela nossa equipe.