Manual do webmail

1. Antes de começar

O webmail da Lua é usado direto no navegador, sem instalar nada no computador. Com ele você acessa sua caixa de qualquer lugar com internet, e também pode configurar a conta no Outlook, no Thunderbird e no celular.

O que você precisa

• O endereço do webmail: https://webmail.lua.email/. Se a sua empresa contratou o webmail com a marca própria, o endereço pode ser outro, como webmail.suaempresa.com.br. Salve-o nos favoritos do navegador.
• Seu endereço de e-mail completo e sua senha.
• Um navegador atualizado: Chrome, Edge, Firefox ou Safari. Funciona também no celular e no tablet.

Como usar este manual

Os capítulos seguem a ordem do dia a dia: primeiro entrar e conhecer a tela, depois ler, escrever e pesquisar mensagens, e por fim organizar e personalizar. Se tiver pressa, vá direto para Problemas comuns (capítulo 20) ou para a Referência rápida (capítulo 21).

Nomes de botões e menus aparecem em negrito, e caminhos de menu usam setas, como Configurações → Preferências. Textos que você deve digitar aparecem assim: assunto:contrato.

Onde encontrar mais ajuda

O webmail fica em webmail.lua.email. Informações da conta e detalhes técnicos do domínio (registros de DNS, por exemplo) ficam no painel da Lua, em painel.lua.email. Para dúvidas específicas da sua conta, procure o suporte da sua empresa ou o suporte da Lua.

2. Entrar e sair do webmail

Como entrar

1. Abra o navegador e acesse https://webmail.lua.email/ (ou o endereço da sua empresa).
2. No campo Usuário (1), digite seu e-mail completo, por exemplo maria@suaempresa.com.br.
3. No campo Senha (2), digite sua senha. O botão de olho (3) mostra o que você digitou.
4. Clique em Entrar (4).

Embaixo ficam os links Manual de uso, Site e Contato. Esqueceu a senha? Veja como criar uma senha nova: quem administra o e-mail da sua empresa cria a senha nova no painel.

Como sair com segurança

Clique em Sair na barra lateral (normalmente o último ícone). Apenas fechar a aba do navegador pode manter a sessão aberta por algum tempo.

Dicas de segurança

• Antes de digitar a senha, confira se o endereço na barra do navegador é exatamente webmail.lua.email e começa com https://. Páginas falsas imitam a tela de acesso.
• Nunca informe sua senha por e-mail, telefone ou mensagem. O suporte legítimo não pede sua senha.
• Desconfie de mensagens urgentes pedindo para clicar em links, confirmar dados ou baixar arquivos.
• Passe o mouse sobre um link, sem clicar, para ver o endereço real antes de abri-lo.
• Em caso de dúvida sobre uma mensagem suspeita, não responda e consulte o suporte.

Conferir o último acesso

O webmail informa quando e de onde foi o último acesso à sua conta. Conforme o tema, essa informação aparece na tela inicial ou em Configurações. Se vir um acesso que não reconhece, troque a senha e avise o suporte.

Trocar a senha

1. Clique em Configurações na barra lateral e depois em Senha.
2. Digite a senha atual e a nova senha duas vezes.
3. Clique em Salvar. Nas próximas entradas, use a nova senha (inclusive no celular).

Prefira senhas longas, como uma frase com números e símbolos, e não reutilize a senha de outros sites.

Quando a senha da sua empresa tem validade

Algumas empresas definem que a senha do webmail precisa ser trocada de tempos em tempos (a cada 30, 60, 90, 180 ou 360 dias). Se a sua tem essa regra, você é avisado antes:

• Nos 7 dias antes do vencimento, uma notificação por dia diz "Sua senha do webmail vence em N dias" (ou "vence hoje"). Ela aparece nas notificações do webmail e na central de notificações do Colabora. Se a sua caixa não usa o Colabora, o aviso aparece como uma faixa na lista de mensagens.
• O aviso não traz link nem botão e não chega por e-mail, de propósito: mensagens assim são o modelo mais copiado de golpe. Entre no webmail como de costume e troque a senha em Configurações → Senha. Trocou, o aviso some.

Se a senha vencer, o webmail e o Colabora pela web abrem só a tela de nova senha até você definir uma. Digite a senha atual e a nova duas vezes e salve. Quem usa a conta Exchange no celular precisa digitar a senha nova no aparelho: enquanto a senha estiver vencida, o celular para de sincronizar, sem apagar nada. A senha de programas (Outlook, IMAP, POP e SMTP) não vence.

Proteger a conta com um segundo passo

Só a senha pode não bastar: ela vaza em golpes de phishing e em invasões a outros sites. Por isso o webmail tem a verificação em duas etapas, que pede um código além da senha. O capítulo 3 explica o que é e como ativar.

Compartilhar senhas com segurança

Não mande senha por e-mail nem por WhatsApp. Essas mensagens ficam guardadas na conversa e nas cópias de segurança, podem ser encaminhadas para outras pessoas e aparecem na prévia de quem recebe.

Para passar uma senha a um cliente ou a um colega, use o Password Pusher do lua.email, em pwpush.lua.email. Ele cria um link que expira e se apaga automaticamente. Para criar o link, não é preciso ter conta, e ele serve para qualquer informação sensível, não só senha de e-mail.

1. Abra https://pwpush.lua.email no navegador.
2. Cole a senha no campo de texto. Se ainda não tiver uma, clique em Gerar senha.
3. Escolha a validade. O padrão é 3 dias ou 3 visualizações, o que vier primeiro. É possível escolher até 30 dias e 20 visualizações.
4. Se quiser, preencha a Frase secreta. Quem recebe precisará informá-la para ver a senha.
5. Clique em Enviar!
6. Copie o link e mande para a pessoa.

Por último, mande o link. A senha não vai junto com ele: o conteúdo fica cifrado no serviço e só é mostrado a quem abrir o link.

O que quem recebe vê

Quem abre o link vê uma página com o botão Clique aqui para prosseguir. Só depois desse clique a senha aparece, e ela fica desfocada até a pessoa clicar para revelá-la. Esse passo existe para que os robôs que abrem links para gerar prévia, em e-mails e no WhatsApp, não gastem a visualização.

A pessoa pode clicar em Excluir este link secreto agora para apagar o link na hora. Depois de expirar, o link e o conteúdo são apagados de forma definitiva.

Boas práticas

• Mande o usuário por um canal e o link da senha por outro. Quem pegar só um dos dois não consegue entrar.
• Use frase secreta em dados muito sensíveis e mande a frase por outro caminho, não junto com o link.
• Escolha uma validade curta. Quanto mais tempo o link fica no ar, maior a chance de alguém sem permissão abri-lo.
• Quando só uma pessoa vai usar a senha, escolha 1 visualização. Com ela usada, o link deixa de funcionar.

Para que mais serve o link seguro

O mesmo link vale para qualquer dado que não deveria ficar guardado numa conversa:

• Acesso a sistemas e sites: o usuário e a senha do sistema da empresa, do banco, do painel de um fornecedor.
• Senha do Wi-Fi para um visitante ou um prestador de serviço.
• Chaves e tokens de integração, como a chave de uma API ou o token de um aplicativo.
• Códigos de recuperação da verificação em duas etapas, quando precisam ir para outra pessoa da empresa.
• Dados pessoais e bancários que alguém pediu para fazer um cadastro ou um pagamento.

A equipe do lua.email usa o mesmo serviço quando precisa passar uma senha no atendimento. No painel de gestão, quem administra as caixas encontra o botão Compartilhar por link seguro ao lado de toda senha gerada: a senha da caixa, a senha de programas e a de usuário do painel. Esse link vale por 15 dias ou 7 visualizações.

3. Verificação em duas etapas (2FA)

A verificação em duas etapas, ou 2FA, é a proteção mais eficaz contra o roubo da sua conta. Ela é gratuita, leva poucos minutos para ser ligada e fica em Configurações → Verificação em duas etapas.

O que é, em palavras simples

Entrar só com a senha depende de um único segredo. Se ele vazar, qualquer pessoa entra na sua caixa. E senhas vazam com mais frequência do que parece: em páginas falsas que imitam a tela de acesso, em vírus que gravam o que você digita e em invasões a outros sites onde você usou a mesma senha.

A verificação em duas etapas acrescenta um segundo passo. Passam a ser necessárias duas coisas diferentes:

• algo que você sabe: a sua senha;
• algo que você tem: o seu celular ou o acesso a uma caixa de e-mail, que recebe um código temporário.

Na prática, depois de digitar a senha o webmail pede um código de seis dígitos. Esse código muda a toda hora e vale por poucos minutos, então não adianta alguém anotá-lo. Quem descobrir a sua senha, mas não tiver o seu celular, não entra.

Os dois métodos disponíveis

Clique em Verificação em duas etapas no menu (1). A tela mostra os dois métodos, cada um com o seu botão Habilitar:

Aplicativos que você pode usar

O padrão usado é o mesmo em todos os aplicativos (chama-se TOTP), então qualquer um destes serve. Escolha um, instale na loja oficial do seu celular e pronto:

Ativar com aplicativo de autenticação

1. Instale o aplicativo escolhido no celular.
2. No webmail, vá em Configurações → Verificação em duas etapas.
3. Na linha App de autenticação, clique em Habilitar (2).
4. A tela mostra um QR Code. No aplicativo, toque em adicionar conta e aponte a câmera para o código. Se a câmera não funcionar, use a opção de digitar a chave manualmente, que aparece na mesma tela.
5. O aplicativo passa a exibir um código de seis dígitos para o seu e-mail. Digite esse código no webmail para confirmar.
6. Se aparecerem códigos de recuperação, guarde-os antes de concluir (veja a seção a seguir).
7. Salve. A partir da próxima entrada, o webmail vai pedir o código.

Ativar por e-mail

1. Em Configurações → Verificação em duas etapas, clique em Habilitar na linha Email (3).
2. Confira o endereço que vai receber os códigos.
3. Um código de teste é enviado. Digite-o no webmail para confirmar e salve.

Se o código demorar, confira a pasta Spam antes de pedir outro.

Guarde os códigos de recuperação

Se o webmail exibir uma lista de códigos de recuperação, ela é a sua chave reserva: cada código serve para entrar uma única vez, caso você fique sem o celular.

• Imprima a lista, ou salve em um gerenciador de senhas.
• Não guarde os códigos apenas dentro da caixa de e-mail que eles protegem.
• Ao usar um código, risque-o da lista.

Se a sua empresa exige a verificação em duas etapas, o webmail não deixa desligar nem remover o último método. Para trocar de método, cadastre o novo e remova o antigo.

Como fica a entrada no dia a dia

Depois de ativada, entrar tem um passo a mais: você digita usuário e senha, e na tela seguinte informa o código de seis dígitos. Se houver a opção de lembrar deste computador, marque-a apenas em aparelhos particulares. Em computadores compartilhados, nunca marque.

Perdi ou troquei de celular

• Troca planejada: antes de apagar o aparelho antigo, restaure a cópia de segurança do aplicativo no novo (Authy e outros oferecem isso), ou desative e reative a 2FA no webmail para ler um novo QR Code.
• Perda ou roubo: use um código de recuperação para entrar e, em seguida, refaça a configuração da 2FA com o aparelho novo.
• Sem códigos: procure o suporte. Troque também a senha, já que o aparelho perdido pode ter acesso à sua caixa.

2FA e os programas de e-mail

A 2FA protege a entrada pelo webmail. Programas como Outlook, Thunderbird e os aplicativos do celular se conectam por IMAP e SMTP, que funcionam de um jeito diferente e nem sempre pedem o código. Se algum deles parar de conectar depois que você ligar a 2FA, não desative o recurso por conta própria: fale com o suporte, que informa como liberar o programa.

Cuidados importantes

• Nunca informe o código de seis dígitos a ninguém. Nem ao suporte, nem a quem ligar dizendo ser do banco ou da sua empresa. Esse é um golpe comum: a pessoa já tem a sua senha e só precisa que você leia o código em voz alta.
• Desconfie de pedidos de código que chegam sem que você tenha tentado entrar. Se isso acontecer, alguém está com a sua senha: troque-a imediatamente.
• Mantenha a hora do celular em ajuste automático. Relógio atrasado ou adiantado faz o aplicativo gerar códigos que o servidor recusa.

4. Conhecendo a tela principal

Depois de entrar, você verá a tela de correio, dividida em áreas. Entender cada uma delas facilita todo o resto.

Painel lateral

• Agenda de hoje: os compromissos do dia. Clique num deles para abrir na agenda.
• Tarefas de hoje: com o lua Colabora ativo, as tarefas que vencem hoje ou estão atrasadas (capítulo 22).
• Clima: a previsão para a sua cidade. Para trocar a cidade, use a engrenagem do quadro ou Configurações → Preferências → Clima.
• Notificações: com o lua Colabora ativo, os avisos do Drive e do Chat, no fim do painel (capítulo 22).

Cada quadro abre e fecha pela setinha. Esconder, no alto, tira o painel da tela, e em Configurações → Preferências → Lateral você escolhe quais quadros aparecem. O ícone de grade na barra lateral (Apps) é um atalho para essas configurações: Assinatura, Calendário, Clima, Envio programado, Lateral, Plano de fundo e Verificação em duas etapas.

O ícone de E-mail, na barra lateral, mostra quantas mensagens não lidas há na Caixa de entrada, em qualquer tela: na agenda, nos contatos ou nas configurações.

Aviso de caixa quase cheia

Quando a caixa passa de 90% do espaço, uma faixa no alto da lista avisa e diz como liberar espaço. Ela volta em 95% e quando a caixa enche, porque cheia ela deixa de receber e-mails.

• Ver pastas e tamanhos abre a lista de pastas com o espaço de cada uma, para você achar onde está o volume.
• O × dispensa o aviso até o dia seguinte. Se o uso subir de nível (de 90% para 95%, por exemplo), ele aparece de novo.

Aparência e layout (tema)

O visual da tela vem do tema, em Configurações → Preferências → Interface de usuário → Aparência da interface (tema). Os mais usados são Lua+ e Outlook+ (parecido com o Outlook); a lista pode trazer outros, como o Elastic. A posição dos botões muda um pouco entre eles, mas as áreas da tabela existem em todos. O passo a passo está no capítulo 19.

Tema Lua+ e suas opções

O tema Lua+ tem modo escuro e modo claro. Para alternar, use o botão Modo escuro (ou Modo claro, quando o escuro já está ligado), o ícone de lua no rodapé da barra lateral. As demais opções ficam em Configurações → Preferências → Lua+:

Depois de mexer nas opções, clique em Salvar. Para voltar ao visual original, clique em Restaurar padrões.

No Lua+, a barra de ações da mensagem fica acima do assunto e, ao selecionar várias mensagens, um contador mostra quantas estão marcadas.

Webmail com a marca da sua empresa

Quando a empresa contrata a personalização, o webmail deixa de exibir a marca Lua:

• o endereço passa a ser o da empresa, como webmail.suaempresa.com.br;
• o logotipo aparece nas telas de entrada e de saída, na impressão, na barra lateral e no ícone da aba;
• o nome da empresa fica no título da aba e a tela de entrada pode ter um link para o site ou o suporte;
• o tema padrão e as cores são definidos pela empresa e podem ficar travados, sem troca pelo usuário.

No alto da barra lateral aparecem o nome do perfil e o e-mail em uso. Ao ligar as categorias (capítulo 12), surge a seção Marcações rápidas abaixo das pastas.

5. Ler e tratar mensagens

Abrir uma mensagem

Clique uma vez na mensagem para vê-la no painel de visualização. Dê um clique duplo para abri-la em tela cheia. Ao abrir, ela passa a ser considerada lida.

Aviso de mensagem nova

Quando chega uma mensagem na pasta que está aberta, aparece um aviso no canto inferior direito, como 1 nova mensagem, com duas opções:

• Mostrar sobe a lista até o topo e destaca as mensagens novas.
• Ignorar fecha o aviso.

Abrir qualquer mensagem também fecha o aviso. O botão Atualizar não gera aviso: as novas simplesmente aparecem na lista.

Marcar mensagens

Selecione uma ou mais mensagens e clique em Marcar para escolher:

• Como lida ou Como não lida (útil para lembrar de voltar a uma mensagem depois).
• Como sinalizada destaca mensagens importantes (aparece uma bandeira).

Para selecionar várias mensagens, segure Ctrl (ou Cmd no Mac) e clique em cada uma; para selecionar um intervalo, clique na primeira, segure Shift e clique na última.

Anexos

Os anexos aparecem abaixo ou ao lado do texto da mensagem. Clique no nome do arquivo para visualizá-lo (quando o navegador suporta, como PDF e imagens) ou use a opção Baixar. Algumas versões oferecem também Baixar tudo em um arquivo compactado.

Mensagens enviadas por algumas versões do Outlook chegam com os anexos dentro de um arquivo winmail.dat. No webmail, esses documentos já aparecem como anexos comuns, prontos para abrir. O winmail.dat continua junto, mas você não precisa dele.

Imagens bloqueadas

Por segurança, as imagens que vêm da internet (comuns em newsletters) não são carregadas automaticamente: elas podem avisar ao remetente que você abriu a mensagem. No lugar delas aparecem espaços vazios e o aviso "Para proteger sua privacidade recursos remotos foram bloqueados". Se confiar no remetente, clique em Permitir para exibir as imagens desta mensagem.

Alerta em endereço suspeito

Um ícone de aviso ao lado do remetente ou do destinatário (na lista e na mensagem aberta) indica que o endereço merece atenção. Ele aparece quando:

• o domínio usa letras de outro alfabeto, parecidas com as nossas, para imitar um site conhecido;
• o domínio está em punycode (começa com xn--);
• o nome exibido contém um e-mail diferente do endereço real (por exemplo, “PayPal” com um endereço que não é da PayPal).

Na mensagem aberta, o aviso também aparece no resumo do remetente, com o endereço real destacado em âmbar.

E-mail devolvido, explicado em português

Quando uma mensagem sua não chega ao destino, o servidor manda de volta um aviso técnico, geralmente em inglês. O webmail lê esse aviso e mostra no topo da mensagem um quadro em português:

• Não entregue para: o endereço que não recebeu.
• O que aconteceu, em uma frase: endereço que não existe, caixa cheia, bloqueio, mensagem grande demais…
• O que fazer: o próximo passo, por exemplo conferir o endereço, mandar por outro caminho ou falar com o suporte.
• Uma etiqueta que diz de que lado está o problema (por exemplo Servidor de envio ou Destinatário).
• Detalhes técnicos: o texto original, para quem precisa (o suporte, por exemplo).

O assunto da devolução também chega em português ("Email não entregue devolvido ao remetente"), inclusive no Outlook e no celular.

Outras ações úteis

No menu Mais você encontra, conforme a versão:

• Imprimir a mensagem.
• Baixar a mensagem inteira (arquivo .eml), útil para guardar ou enviar como anexo.
• Abrir em nova janela.
• Mostrar código-fonte: o suporte pode pedir essa informação para analisar uma mensagem suspeita.
• Mover para… ou Copiar para… outra pasta.
• Editar como novo, que reaproveita a mensagem em uma nova (mantendo, inclusive, o pedido de confirmação de entrega).
• Arquivar, que aparece depois de você escolher a pasta de arquivo em Preferências. Não há pasta de arquivo definida por padrão.
• Criar tarefa, Adiar e Sempre mover mensagens de…, explicados a seguir.

Adiar uma mensagem

Recebeu algo que só é possível resolver depois? Adie. A mensagem sai da Caixa de entrada e volta na hora escolhida, como não lida.

1. Selecione a mensagem (ou várias).
2. Abra o menu Mais (ou o botão direito) e escolha Adiar.
3. Clique em Mais tarde hoje, Amanhã, Neste fim de semana ou Próxima semana, ou escolha a data e a hora e clique em Adiar.

• Enquanto espera, a mensagem fica na pasta Adiados. Para trazer antes da hora, é só arrastar de volta.
• Na hora marcada ela volta automaticamente, mesmo com o webmail fechado. Ao abrir o webmail, um aviso conta o que voltou.

Sempre mover as mensagens de um remetente

Para mandar tudo de um remetente direto para uma pasta (newsletters de uma loja, avisos de um sistema), não precisa montar um filtro inteiro:

1. Selecione uma mensagem desse remetente e escolha Mais → Sempre mover mensagens de….
2. Escolha a pasta. Deixe marcado Mover também as mensagens desse remetente que já estão nesta pasta para arrumar o que já chegou.
3. Clique em Criar regra.

A regra vale para as próximas mensagens, mesmo com o webmail fechado. Ela aparece em Configurações → Filtros, onde é possível mudar ou apagar (capítulo 11).

Menu do botão direito

Clicar com o botão direito em uma mensagem abre um menu com as ações mais usadas, sem precisar procurar na barra de ferramentas:

• responder, encaminhar, excluir, marcar como spam e marcar como lida ou sinalizada;
• Mover para… e Copiar para…;
• Baixar… a mensagem em .eml ou, com várias selecionadas, em .zip, mbox ou maildir;
• imprimir, editar como novo, ver o código-fonte, abrir em nova janela e criar filtro;
• Criar tarefa, Adiar e Sempre mover mensagens de…, dentro de Mais.

Cabeçalhos completos e verificação do remetente

Ao abrir os cabeçalhos completos de uma mensagem, o webmail mostra um botão Copiar no topo e um resumo com Message-ID, De, Para e Assunto. O resumo traz ainda o resultado de SPF, DKIM e DMARC, que indicam se o remetente é mesmo quem diz ser, e a rota dos servidores por onde a mensagem passou.

Histórico da conversa recolhido

Ao ler uma resposta ou um encaminhamento, aparece só o texto novo. O histórico da conversa (as linhas Em …, Fulano escreveu: e Mensagem original) fica atrás do botão •••, que abre e fecha o trecho ali mesmo, sem sair da mensagem.

Detalhes que facilitam a leitura

• Mensagens de newsletter que têm link de cancelamento mostram um ícone de descadastro ao lado do assunto (veja também o capítulo 12).
• Remetentes sem foto recebem um avatar com as iniciais do nome.
• Ao abrir uma imagem anexada, é possível aplicar zoom e girar a imagem.

Excluir e recuperar

Clique em Excluir para enviar a mensagem para a Lixeira. Enquanto ela estiver lá, você pode recuperá-la arrastando-a de volta para a pasta desejada.

Recuperar mensagens apagadas (adicional)

Com esse adicional contratado, tudo o que for apagado definitivamente fica guardado por 7 dias, sem ocupar a cota da sua caixa. Vale para o que você esvaziar da Lixeira, excluir com Shift ou apagar pelo Outlook, pelo Thunderbird ou pelo celular.

1. Abra a pasta Lixeira.
2. Na barra do topo (Apagou uma mensagem da Lixeira sem querer?), clique em Recuperar mensagens apagadas. O mesmo item aparece no menu do botão direito sobre a pasta Lixeira.
3. Na lista (3), que mostra o que foi apagado nos últimos 7 dias, selecione as mensagens e clique em Restaurar (1): elas voltam para a pasta de onde saíram. Se preferir, arraste para qualquer outra pasta.
4. Para voltar à visualização normal, clique em Voltar à Lixeira (2).

Spam: o filtro aprende com você

O filtro antispam da sua conta não é fixo: ele aprende com o que você classifica. Cada mensagem que você coloca na pasta Spam, ou tira de lá, ensina o filtro a acertar mais nas próximas. Esse aprendizado é só da sua caixa e não muda nada para os outros usuários.

São duas ações, e as duas ensinam:

No webmail

1. Mensagem indesejada na Caixa de entrada: selecione-a e clique em Spam (ou Marcar como spam) na barra de ações. Se o seu tema não tiver esse botão, arraste a mensagem para a pasta Spam, na lista à esquerda.
2. Mensagem legítima que caiu no Spam: abra a pasta Spam, selecione a mensagem e clique em Não é spam, ou arraste-a para a Caixa de entrada.

Também funciona no Outlook, no Thunderbird e no celular

O aprendizado não depende do webmail. Como esses programas se conectam por IMAP, as pastas exibidas neles são as mesmas do servidor. Então mover a mensagem de pasta já é a classificação:

• arrastar uma mensagem da Caixa de entrada para a pasta Spam ensina que ela é indesejada;
• arrastar uma mensagem de volta da pasta Spam para a Caixa de entrada ensina que ela é legítima.

Como a pasta é a mesma no servidor, o que você classificar no celular vale no computador e no webmail, e vice-versa.

Boas práticas

• Classifique sempre que aparecer algo indesejado, em vez de só apagar. Poucos minutos por semana já melhoram bastante o resultado.
• Dê uma olhada na pasta Spam de vez em quando, para resgatar o que caiu lá por engano. Lembre que ela é esvaziada automaticamente depois de 30 dias.
• Se um remetente importante insiste em cair no Spam, tire a mensagem de lá e, além disso, adicione-o aos seus contatos ou crie um filtro que o mantenha na Entrada (capítulo 11).
• Não responda a spam nem clique em links de descadastro de mensagens claramente fraudulentas: isso apenas confirma que o seu endereço existe. O descadastro só vale para newsletters legítimas que você mesmo assinou (capítulo 12).

6. Escrever e enviar mensagens

1. Clique no lápis, no alto da barra lateral.
2. Em De (1), confira qual identidade será usada (se você tiver mais de uma).
3. Em Para (2), digite o destinatário. O webmail sugere endereços dos seus contatos e do Diretório enquanto você digita, e cada endereço vira uma etiqueta. À direita ficam Cc (cópia), Cco (cópia oculta) e o +, que mostra também o Responder para.
4. Preencha o Assunto (3) de forma clara.
5. Escreva o texto no editor (4).
6. Para anexar (5), use Anexar um arquivo ou arraste o arquivo para a janela. O limite é de 25 MB por arquivo. Anexar vCard anexa um contato, e Anexar do Drive aparece quando o lua Colabora está ativo (capítulo 22). Espere o anexo terminar de subir.
7. Clique em Enviar (6), no alto. Ao lado, o aviso Rascunho salvo mostra que nada vai se perder.

Para, Cc e Cco: qual usar?

Recursos da tela de escrita

• Salvar: guarda a mensagem em Rascunhos para continuar depois. Além disso, o webmail salva automaticamente, como explicado adiante.
• Formato: escolha entre HTML (com negrito, listas, links e imagens) e texto simples. Isso fica em Opções ou no próprio editor.
• Assinatura: insere a assinatura da identidade selecionada (veja o capítulo 14).
• Respostas: insere textos prontos que você usa com frequência. Crie-os antes em Configurações → Respostas.
• Colar imagem: com Ctrl+V no corpo da mensagem, a imagem entra como anexo e chega ao destinatário.
• Emojis: o editor tem um seletor de emojis para inserir no texto.
• Opções: definir prioridade, pedir confirmação de leitura e escolher em qual pasta salvar a cópia enviada.
• Enviar só fica disponível depois que houver pelo menos um destinatário no campo Para. Se tentar enviar sem ninguém em Para, o webmail avisa: Informe pelo menos um destinatário em Para.
• Assunto vazio: ao enviar sem assunto, o webmail pergunta E-mail sem assunto, quer continuar?. Escolha Continuar para enviar assim mesmo ou Cancelar para voltar e escrever o assunto.
• Tecla Tab nos destinatários: em Para, Cc ou Cco, o Tab pula os botões ao lado do campo e vai direto para o próximo destinatário aberto. Depois vai para o Assunto (se estiver vazio) e, por fim, para o texto da mensagem. Shift+Tab volta passando pelos botões.

Rascunho automático

O webmail salva a mensagem automaticamente alguns segundos depois que você para de digitar, e mostra Rascunho salvo ao lado do botão Enviar. É possível atualizar a página (F5) ou trocar de mensagem sem perder nada: texto e anexos continuam lá.

O que acontece com o rascunho depende do botão que você usa:

Anexar arquivos

Clique no clipe ou arraste o arquivo para qualquer ponto da tela de escrita.

• Cada arquivo mostra Na fila, depois o progresso e um OK verde ao terminar. Você pode continuar escrevendo enquanto o arquivo é enviado.
• Se o envio do arquivo falhar, aparece Tentar de novo.
• Ao soltar o arquivo sobre o texto, uma imagem entra no corpo da mensagem; qualquer outro tipo (PDF, planilha e afins) vira anexo.

Diferenças entre os temas

Escrever numa janela no canto da tela

Para escrever sem sair da lista de mensagens, ligue Escrever nova mensagem numa janela no canto da tela em Configurações → Preferências → Redigir mensagens e clique em Salvar. A opção vem desligada: sem ligar, o lápis abre a tela de escrever completa, como sempre.

Com a opção ligada, o lápis abre a janela Nova mensagem no canto de baixo, à direita, por cima da lista. É a mesma tela de escrever por dentro: identidades, assinatura, anexos, Anexar do Drive, rascunho automático e Desfazer envio funcionam igual. Enquanto escreve, você continua lendo e organizando as mensagens.

O que tem na janela

Enquanto você escreve, o webmail guarda o rascunho automaticamente e mostra Rascunho salvo ao lado do Enviar.

Mais opções

O botão ⋮ Mais opções, na barra de baixo, abre um menu com Salvar rascunho, Pedir confirmação de leitura, Pedir recibo de entrega, Prioridade, Respostas prontas, Responder para, Encaminhar para, Escolher dos contatos, Mudar para texto simples (ou texto formatado), Todas as opções e anexos e Abrir em nova janela. Se você usa criptografia, o Criptografar também fica nessa faixa.

• Todas as opções e anexos mostra, por cima do texto, a lista de anexos, a prioridade, as confirmações, a pasta dos enviados e o envio programado. Use a seta de voltar do painel para retornar ao texto.
• Abrir em nova janela leva a mensagem, com texto, destinatários e anexos, para uma janela separada do navegador. Bom para escrever com a tela inteira ou num segundo monitor.
• Tela cheia (setas, no título) amplia a janela. Esc ou o mesmo botão voltam ao canto.

Várias mensagens ao mesmo tempo

É possível escrever mais de uma mensagem. Ao abrir uma nova, a anterior se minimiza e vira uma aba com o assunto, ao lado da janela aberta. Clique na aba para voltar a ela. O que estava escrito e os anexos que ainda estavam subindo continuam lá.

Anexar arrastando arquivos

Arraste um ou mais arquivos do computador para cima da janela e solte quando aparecer Solte os arquivos aqui. Cada arquivo sobe na hora e vira uma etiqueta de anexo. Funciona também na tela de escrever completa e na resposta rápida. Se o arquivo for grande demais para anexar, o webmail oferece enviar como link do Drive.

Nada se perde

• Se você clicar em outra mensagem, trocar de pasta, pesquisar, abrir ou responder outra mensagem, ou entrar em Contatos, Agenda ou Configurações, a janela se minimiza e a mensagem fica guardada nos Rascunhos. Quando você volta para a caixa, ela está lá.
• Se você recarregar a página (F5), fechar a aba ou sair do webmail, o rascunho é guardado e, na próxima vez, a mensagem volta minimizada no canto.
• A resposta rápida e a janela são telas separadas: você pode responder a uma mensagem enquanto escreve outra, sem misturar o texto nem os anexos.
• Ao clicar em Enviar, a janela fecha e o aviso com Desfazer aparece na lista. Desfazer traz a mensagem de volta para o canto.

Atalhos e limites

• Esc minimiza a janela (em tela cheia, volta ao canto). Ctrl+Enter envia. Na lista de mensagens, a tecla C abre uma nova mensagem.
• É possível ter até três mensagens abertas ao mesmo tempo. Ao tentar abrir a quarta, o webmail avisa para enviar ou fechar uma delas.
• Responder, Responder a todos e Encaminhar continuam como antes (tela completa ou resposta rápida). Em telas pequenas, como no celular, e com Ctrl pressionado no clique do lápis, abre a tela de escrever completa.

Limites de envio

Para proteger a reputação do domínio, cada conta tem um limite de quantos destinatários pode alcançar por hora. O limite conta destinatários, não mensagens: um e-mail para 30 pessoas consome 30.

Mensagens internas não contam. Destinatários do mesmo domínio do remetente ficam de fora dos dois limites, então você pode escrever à vontade para os colegas. Só os endereços externos entram na conta, e Cc e Cco contam igual a Para: cada endereço é um destinatário.

Exemplos para quem escreve de ana@seudominio.com.br, dentro da mesma hora:

Para listas grandes:

• Divida o envio em blocos e distribua ao longo do dia.
• Use Cco quando escrever para muitas pessoas que não se conhecem.
• Para newsletters e comunicados em massa, use uma ferramenta de e-mail marketing. O webmail não é feito para isso, e disparos em massa podem prejudicar a entrega das mensagens do dia a dia de toda a empresa.

Limites adicionais por domínio

Se a rotina da empresa pede mais do que isso, é possível contratar limites adicionais para o seu domínio. O aumento vale para a empresa toda e pode incluir contas que enviam mais do que as outras, como faturamento, cobrança ou atendimento. Para contratar, fale com o comercial ou com o suporte.

Desfazer o envio

Esqueceu o anexo ou mandou para a pessoa errada? Logo depois de clicar em Enviar, a mensagem fecha e um aviso no canto da tela mostra Enviando em 5 s… Desfazer. Enquanto a contagem corre, a mensagem ainda não saiu.

• Desfazer (ou Ctrl+Z) cancela o envio e reabre a mensagem como estava, para você corrigir. Ela fica guardada em Rascunhos.
• Você pode continuar usando o webmail durante a contagem: abrir outra mensagem, ir para a agenda, recarregar a página. Se fechar a aba, a mensagem sai normalmente no fim do tempo.
• Vale também para a resposta rápida: a caixa de resposta fecha na hora e o aviso fica no canto.
• Se o envio falhar depois da contagem (um endereço que não existe, por exemplo), a mensagem vai para Rascunhos e o aviso traz Abrir, para você corrigir e mandar de novo.

O tempo é de 5 segundos. Para mudar (10, 20 ou 30 segundos) ou desligar, use Configurações → Preferências → Redigir mensagens → Desfazer envio.

Programar o envio

Em vez de enviar na hora, você pode marcar a data e a hora em que a mensagem deve sair.

1. Escreva a mensagem normalmente.
2. Embaixo do editor, abra Itens avançados e, em Enviar mensagem, escolha um atraso (por exemplo, em 1 hora) ou Em um horário específico.
3. Escolha a data e a hora e confirme.
4. Clique em Programar. A mensagem fica aguardando e é enviada automaticamente no horário marcado. Para ver as programadas, use o botão Mostrar mensagens programadas da lista; até lá, é possível editar ou usar Cancelar o envio.

A mensagem programada não passa pelo Desfazer: para mudar alguma coisa, edite ou cancele o envio programado até o horário marcado.

Quando usar: janela no canto, Desfazer e envio programado

• Janela no canto: boa para quem escreve olhando outra coisa, como responder um pedido de orçamento enquanto confere o e-mail do fornecedor, ou copiar um dado de uma mensagem para outra. Para um texto longo e formatado, abra em Tela cheia pelo botão da própria janela.
• Desfazer o envio: deixe sempre ligado. Quem manda proposta e contrato costuma esquecer o anexo ou errar o destinatário: aumente para 10, 20 ou 30 segundos e você ganha tempo de conferir depois de clicar em Enviar.
• Programar o envio: para a mensagem que deve chegar no começo do expediente do cliente (você escreve à noite, ela sai às 8h), para lembretes de cobrança em data certa, para felicitações e para quem trabalha em outro fuso. Se mudar de ideia, edite ou cancele o envio programado até a hora marcada.
• Qual dos dois? Programar é para o que sai depois; Desfazer é para segurar o que acabou de ser enviado. A mensagem programada não passa pelo Desfazer.

7. Responder e encaminhar

Resposta rápida no painel de leitura

Nos temas Outlook+ e Lua+, com a leitura em três colunas, responder não abre uma tela nova: a caixa de resposta abre logo abaixo da própria mensagem. Os botões da barra de ferramentas e os atalhos de teclado também abrem essa caixa.

Abaixo da mensagem aberta aparecem Responder, Responder a todos (quando há outros destinatários) e Encaminhar. Dentro da caixa:

• Para e Cc: cada endereço vira uma etiqueta com um × para remover. Digitar parte do nome busca nos seus contatos, e Enter, vírgula ou ponto e vírgula confirmam o endereço. O Cc fica à direita do Para.
• Enviar: pelo botão Enviar ou com Ctrl+Enter. A caixa fecha na hora e o aviso Desfazer aparece no canto da tela (capítulo 6).
• Anexos: pelo clipe ou arrastando o arquivo para a mensagem. Cada arquivo mostra o progresso em porcentagem e um OK verde ao terminar, e é possível continuar escrevendo enquanto ele sobe. Se falhar, aparece Tentar de novo.
• Encaminhar já traz os anexos da mensagem original, e cada um pode ser removido.
• Rascunho automático: aparece Rascunho salvo no rodapé. Você pode trocar de mensagem ou apertar F5 que o texto e os anexos continuam lá.
• Ícone de expandir: abre o editor completo, com tudo o que já foi escrito e anexado.
• Lixeira: descarta a resposta e apaga o rascunho.

Onde o texto aparece na resposta

Ao responder ou encaminhar, o cursor e o seu texto ficam em cima, e a mensagem original aparece citada embaixo, como na maioria dos programas de e-mail. Isso vale em todos os temas e não é mais uma opção nas Preferências.

Em Configurações → Preferências → Redigir mensagens você ainda escolhe se a assinatura entra nas respostas e encaminhamentos e onde ela fica.

8. Pesquisar mensagens

A caixa Pesquisar e-mail fica acima da lista de mensagens. Digitar uma palavra já resolve a maioria das buscas, e os operadores abaixo deixam o resultado bem mais preciso.

Pesquisa simples

1. Selecione a pasta onde deseja procurar (por exemplo, Entrada).
2. Digite uma palavra na caixa de pesquisa e pressione Enter. Uma palavra solta, como boleto, procura no assunto, no remetente e no destinatário.
3. Para voltar à lista completa, clique no X da caixa de pesquisa ou troque de pasta.

Operadores de busca

Escreva o operador, dois-pontos e o valor, sem espaço entre eles. Funciona em português ou em inglês. Valores com espaço vão entre aspas, como de:"acme loja".

As categorias aceitas são social, lojas, updates, promocoes e forums (veja o capítulo 12).

Exemplos práticos

Escolher onde e em quais campos procurar

Em vez de digitar os operadores, clique na seta ao lado do campo de pesquisa (1):

• Onde procurar (2): ligue as chaves Assunto, Remetente, Destinatário, Conteúdo ou Mensagem inteira.
• Tipo, Data e Escopo (3): só não lidas, sinalizadas ou com anexo, um período, e se a busca vale para a pasta atual ou para todas as pastas.
• Clique em Pesquisar (4). Logo acima do botão, o webmail lembra os operadores que podem ser digitados direto, em inglês ou português.

Pesquisa em conversas

Quem usa a conversa em pilha (Configurações → Preferências → Exibição de mensagens → Agrupar mensagens da conversa em pilha, capítulo 12) vê o resultado da pesquisa em todas as pastas agrupado por conversa. O que você recebeu e o que respondeu aparecem juntos, como na troca de e-mails de verdade.

• Acima da lista, o webmail mostra quantas mensagens e quantas conversas encontrou, por exemplo "12 mensagens encontradas em 4 conversas".
• Abra a conversa para ler as mensagens em ordem. Cada uma mostra a pasta em que está (Entrada, Enviados ou outra).
• Com a conversa fechada, baixar (.zip), mover, arquivar e as outras ações valem para a conversa inteira. É o jeito mais rápido de guardar o histórico completo de um assunto.

Filtros rápidos da lista

A lista ao lado da caixa de pesquisa (2) reduz o que aparece na tela. Opções comuns: Todas, Não lidas, Sinalizadas, Não respondidas e, em algumas versões, Com anexo e por prioridade.

Dentro da caixa de pesquisa ficam dois atalhos: o envelope mostra só as não lidas e a bandeira mostra só as sinalizadas. Clique de novo para voltar a ver todas.

9. Organizar com pastas

Pastas de sistema

Gerenciar pastas

Acesse Configurações → Pastas.

Criar uma pasta

1. Clique em Criar (2), no alto.
2. Digite o Nome da pasta e escolha a Pasta pai (3). Para criar uma subpasta, por exemplo Financeiro/Notas Fiscais, selecione Financeiro como pasta pai.
3. Clique em Salvar (4).

Renomear, mover, esvaziar ou excluir

Clique na pasta, altere o nome ou a pasta pai e salve. Os botões Esvaziar e Excluir ficam na mesma tela.

Mostrar ou ocultar pastas

A chave ao lado de cada pasta (1) define se ela aparece na lista do correio (também chamado de assinar a pasta). Se uma pasta “sumiu”, verifique se essa chave está ligada.

Criar subpasta sem sair do correio

Clique com o botão direito sobre uma pasta na lista e escolha Nova subpasta…. Ela é criada dentro da pasta clicada, sem precisar abrir as Configurações.

Mover mensagens

• Arrastar e soltar: arraste a mensagem da lista até a pasta desejada.
• Pelo menu: selecione a mensagem e use Mais → Mover para….
• Automaticamente: crie um filtro (capítulo 11).

10. Compartilhar pastas e a conta

Você pode dar a outra pessoa da empresa acesso a uma pasta sua, ou à sua caixa inteira, sem precisar repassar a senha. Tudo fica em Configurações → Pastas.

Duas formas de compartilhar

As permissões

Compartilhar a conta inteira

1. Vá em Configurações → Pastas.
2. Acima da lista de pastas, clique em Compartilhar conta… (1).
3. Em Quem já tem acesso (2) aparecem as pessoas que já têm acesso e a permissão de cada uma.
4. Em Usuários (3), digite o e-mail completo. É possível informar mais de um, separados por vírgula ou espaço. A tela confirma com Conta encontrada.
5. Marque as Permissões (4). Ler já vem marcada.
6. Clique em Salvar (5).

Para mudar o que alguém pode fazer, use Atualizar ao lado do nome. Para tirar o acesso, use Remover.

Compartilhar uma pasta

1. Vá em Configurações → Pastas e clique na pasta desejada, na lista do meio.
2. No painel à direita, confira o Nome da pasta e a Pasta pai (1).
3. Em Informações, o campo Permissões de acesso (2) mostra o seu nível naquela pasta. Nas suas próprias pastas ele aparece como Controle total.
4. Na seção Compartilhamento (3), a tabela lista quem já tem acesso, com uma coluna para cada permissão.
5. Clique em Adicionar (4), informe o e-mail e marque as permissões. O botão Ações serve para alterar ou remover um acesso já existente.
6. Clique em Salvar (5).

Como a outra pessoa vê

• As pastas compartilhadas aparecem automaticamente na lista de pastas dela, agrupadas com o nome da sua conta. Não é preciso ligar nada em Configurações → Pastas.
• Pastas novas ou removidas aparecem ou somem da lista em cerca de um minuto, sem precisar sair e entrar no webmail.
• Funciona também no Outlook, no Thunderbird e no celular, porque o compartilhamento é do próprio servidor IMAP. Nesses programas, pode ser preciso atualizar a lista de pastas.

Responder pela conta compartilhada

Quando alguém compartilha a conta ou uma pasta com você, o endereço dessa conta passa a aparecer como opção no campo De da tela de escrita.

• Ao responder, responder a todos ou encaminhar uma mensagem que está numa pasta compartilhada, o campo De já vem preenchido com o endereço da conta compartilhada. Quem recebe vê a resposta saindo da conta certa.
• Em rascunhos e em Editar como novo, o campo De continua como estava na mensagem.
• A cópia do que você enviou fica na pasta Enviados da conta compartilhada quando você tem a permissão Salvar nela. Com permissão só de Ler, a cópia fica no seu Enviados.

Parar de compartilhar

Quando usar e casos de uso

• Assistente que cuida da caixa da diretoria: compartilhe a conta inteira. Ela lê, organiza e responde pela conta compartilhada, sem saber a senha de ninguém. Dê só Ler primeiro, e acrescente Salvar e Excluir se for preciso.
• Equipe que atende por um endereço comum (como atendimento@): compartilhe a caixa com a equipe. Todos veem o mesmo histórico, e a resposta sai pelo endereço da equipe.
• Pasta de um assunto para o departamento certo: a pasta "Contratos" só com Ler para o jurídico, sem abrir o resto da caixa.
• Férias e licenças: compartilhe com quem vai cobrir e pare de compartilhar quando você voltar.
• Não use para mandar mensagens a quem é de fora da empresa (use o encaminhamento) nem para enviar arquivos: para isso, o Drive no webmail cria um link com prazo e senha.

11. Filtros automáticos

Filtros executam ações automaticamente quando uma mensagem chega: mover para uma pasta, marcar como lida, encaminhar e muito mais. Acesse em Configurações → Filtros.

Criar um filtro passo a passo

1. Vá em Configurações → Filtros e clique em Criar (1).
2. Dê um nome que explique o objetivo, como “Notas fiscais” (2).
3. Escolha como as regras serão avaliadas (3) (veja a tabela a seguir).
4. Monte as regras: campo, operador e valor (4). Use + para adicionar mais regras.
5. Defina as ações (5). Use + para adicionar mais de uma ação.
6. Confirme que o filtro está ativado e clique em Salvar (6).
7. Teste: envie a si mesmo (ou peça a alguém) uma mensagem que atenda às regras.

Como as regras são combinadas

Operadores das regras

Ações disponíveis

Exemplos prontos

Notas fiscais em uma pasta

Nome:   Notas fiscais
Regras: todas as regras
  Assunto  contém  "nota fiscal"
Ações:  Mover mensagem para  Financeiro/Notas Fiscais

Tudo de um fornecedor

Nome:   Fornecedor ABC
Regras: todas as regras
  De  contém  "@fornecedor.com.br"
Ações:  Mover mensagem para  Clientes/Fornecedor

Cobranças com vários termos

Nome:   Cobranças
Regras: qualquer regra
  Assunto  contém  "boleto"
  Assunto  contém  "fatura"
  Assunto  contém  "NF"
Ações:  Mover mensagem para  Financeiro
        Parar de avaliar regras

Contratos de um cliente específico

Nome:   Contratos do cliente
Regras: todas as regras
  De       contém  "@cliente.com.br"
  Assunto  contém  "contrato"
Ações:  Mover mensagem para  Clientes/Contratos
        Definir sinalizador  Sinalizada

Detalhes da tela de filtros

• Quando nenhuma regra está aberta, o botão Adicionar filtro aparece no centro da tela.
• Na lista de campos da regra, a opção antiga “…” agora se chama Outro cabeçalho….
• Além dos campos tradicionais, existem as opções Categoria, Lista e Descadastro, úteis para tratar newsletters e listas de discussão.
• Ao usar Criar filtro a partir de uma mensagem de lista de discussão, a regra já vem pronta com o identificador da lista (List-Id), o que é mais preciso do que filtrar pelo remetente.
• Se uma ação ficar fora de ordem (por exemplo, algo depois de Parar de avaliar regras), a tela avisa antes de salvar.

Ordem dos filtros

Os filtros são aplicados de cima para baixo na lista. Você pode arrastá-los para mudar a ordem. Coloque os mais específicos primeiro e use Parar de avaliar regras quando não quiser que um filtro seguinte atue sobre a mesma mensagem.

12. Conversas, categorias e newsletters

Recursos que organizam a Caixa de entrada. Você liga cada um em Configurações → Preferências → Exibição de mensagens, e a escolha vale só para a sua conta.

Como ligar

1. Vá em Configurações → Preferências → Exibição de mensagens.
2. Marque as opções desejadas (tabela abaixo).
3. Clique em Salvar.

Conversa em pilha

Com a opção ligada, ao abrir uma conversa com várias mensagens elas aparecem empilhadas: a mais recente em cima e as anteriores em acordeão, que você expande com um clique. Na lista, a resposta mais nova fica logo abaixo da primeira mensagem da conversa. Essa opção também liga o agrupamento por assunto na Caixa de entrada.

O que os botões fazem depende de a conversa estar fechada ou aberta na lista:

• Conversa fechada (só a linha da conversa na lista): marcar como lida, sinalizar, excluir, mover, copiar, marcar como spam, arquivar e baixar (.zip) valem para todas as mensagens da conversa. Na busca também.
• Conversa aberta: valem só para a mensagem selecionada.

Com a pilha ligada, a pesquisa em todas as pastas também mostra as conversas inteiras, com as mensagens recebidas e as enviadas juntas (capítulo 8).

Categorias e Marcações rápidas

O servidor classifica as mensagens em cinco categorias: Social, Lojas, Atualizações, Promoções e Fóruns. Com a opção de categorias ligada, essas mensagens continuam na Caixa de entrada, com a etiqueta da categoria na lista, abaixo do assunto, e também ao lado do assunto quando a mensagem está aberta. Nada é movido de pasta.

Abaixo das pastas fica a seção Marcações rápidas. Ao clicar em uma categoria, a lista mostra só as mensagens daquela categoria; clicar na Caixa de entrada volta a mostrar tudo. O número ao lado de cada nome é a quantidade de mensagens não lidas:

• Caixa de entrada: todas as não lidas, com ou sem categoria.
• Cada categoria: só as não lidas dela.

Tirar da Caixa de entrada as mensagens com categoria

Se você prefere ver na Caixa de entrada só o que não tem categoria, ligue Tirar da Caixa de entrada as mensagens com categoria em Configurações → Preferências → Exibição de mensagens. Vem desligada. Ligada, cada mensagem com categoria vai para a pasta da categoria (Social, Lojas, Atualizações, Promoções, Fóruns) assim que chega. As mensagens que já estavam na Caixa de entrada ficam onde estão. Desligando a opção, as novas voltam a ficar na Caixa de entrada.

Filtros sociais

Em Configurações → Filtros sociais você cria, com poucos cliques, as pastas e os filtros de cada categoria. A página mostra, em cada filtro, o que ele faz: só marca, fica na Caixa de entrada (o padrão) ou move para a pasta (quando a opção de tirar da Caixa de entrada está ligada).

Para cada categoria há três botões:

• Criar pasta: cria só a pasta.
• Criar filtro: cria só a regra, apontando para uma pasta existente.
• Criar pasta e filtro: faz as duas coisas.

Há ainda um botão que cria de uma vez todas as pastas e filtros que faltam. Se já existir uma pasta com nome parecido (por exemplo, Shopping), o filtro usa essa pasta em vez de criar outra. Os filtros só marcam a mensagem com a categoria; quem decide se ela sai da Caixa de entrada é a opção da seção anterior. Depois, tudo pode ser ajustado em Configurações → Filtros.

Gestão de newsletters

Depois de ligar a opção, o menu Configurações → Gestão de newsletters lista as newsletters e mensagens de marketing recebidas recentemente na Caixa de entrada, agrupadas por remetente. A tela mostra o remetente, quantas mensagens recentes chegaram, a data da última e o botão Cancelar inscrição, que aciona o descadastro do próprio remetente (uma página ou um e-mail automático).

Se aparecer Nenhuma newsletter encontrada na Caixa de entrada, é porque não há mensagens recentes com pedido de descadastro: a tela considera apenas a Caixa de entrada.

Na lista, as mensagens com link de cancelamento também mostram um ícone de descadastro ao lado do assunto.

Remetente maior que o assunto

Com essa opção ligada, o nome de quem enviou fica em destaque e o assunto, menor (útil para quem localiza mensagens pela pessoa). Desligada, o assunto continua em destaque.

Quando usar cada recurso

• A Caixa de entrada vive cheia de avisos, lojas e redes sociais: comece só ligando as categorias. Nada muda de pasta, mas cada mensagem ganha a etiqueta e você filtra por Marcações rápidas quando quiser ver, por exemplo, só o que é de Lojas.
• Depois de alguns dias, você quase não abre as promoções: ligue Tirar da Caixa de entrada as mensagens com categoria. A Caixa de entrada fica só com o que é de gente e de trabalho; confira as pastas das categorias de vez em quando, para ter certeza de que nada importante foi parar nelas.
• Conversas longas com clientes e fornecedores: a pilha mostra a mais recente em cima e reúne o histórico, e as ações na conversa fechada valem para ela inteira (arquivar ou excluir de uma vez).
• Assina newsletters demais: use a Gestão de newsletters e os Filtros sociais para decidir o que fica e o que sai.
• Não use as categorias se você depende de enxergar tudo numa lista só e não quer consultar outras pastas: deixe-as desligadas, e a Caixa de entrada continua como sempre foi.

13. Fora do escritório e encaminhamento

O webmail tem duas telas próprias para isso em Configurações: Fora do escritório (chamada de Ausente em alguns temas), para responder automaticamente a quem lhe escrever, e Encaminhar, para enviar as mensagens a outro endereço.

Resposta automática de ausência

1. Vá em Configurações → Fora do escritório.
2. Preencha o Assunto (por exemplo, “Ausente até 30/09”) e o texto da resposta.
3. Se houver datas de início e fim, preencha-as para a resposta desligar automaticamente.
4. Se existir, ajuste o intervalo de reenvio (em dias) para não responder várias vezes à mesma pessoa.
5. Marque a opção que ativa a resposta e clique em Salvar.

Exemplo de mensagem:

Assunto: Ausente até 30/09

Olá! Estou fora do escritório até 30/09, com acesso limitado ao e-mail.
Assuntos urgentes: comercial@suaempresa.com.br.
Responderei assim que retornar. Obrigada!

Encaminhar todas as mensagens

Em Configurações → Encaminhar, informe o endereço de destino e salve. A tela aceita um endereço. Se precisar de mais de um destino, ou de encaminhar só parte das mensagens, crie um filtro (capítulo 11) com a ação Enviar cópia para, que mantém a mensagem com você, ou Redirecionar para, que não mantém.

14. Identidades e assinatura

A identidade define como você aparece para quem recebe: nome, endereço e assinatura.

Editar sua identidade

1. Vá em Configurações → Identidades e clique na sua identidade. Atalho: em Configurações → Informações do usuário, o link Editar identidade já abre a sua identidade padrão.
2. Ajuste o Nome de exibição (como aparecerá no campo De), a Organização e, se necessário, o endereço de Responder para.
3. No campo Assinatura, escreva seu texto. Ative o editor HTML se quiser formatação.
4. Clique em Salvar. O formulário fecha automaticamente e a lista de identidades é atualizada.

Para sair sem salvar, clique em Cancelar, ao lado de Salvar, aperte Esc ou clique numa área vazia da lista. Se você alterou alguma coisa, o webmail pergunta antes se quer descartar as alterações.

Exemplo de assinatura simples:

Maria Souza
Analista Comercial | Sua Empresa Ltda.
(47) 3000-0000 | www.suaempresa.com.br

Assinatura automática

Em Configurações → Preferências → Redigir mensagens, escolha quando inserir a assinatura automaticamente (novas mensagens, respostas e encaminhamentos).

Aliases para envio

Um alias é um endereço da empresa que entrega as mensagens na sua caixa, como comercial@suaempresa.com.br. Em Configurações → Identidades, você adiciona esses aliases como identidades e passa a escolher um deles no campo De ao escrever. Quem recebe a mensagem vê o alias como remetente.

Quando usar: quando você atende por um endereço da equipe e não quer responder com o endereço pessoal. Exemplo: a Carla faz parte da equipe comercial e recebe os pedidos de orçamento em comercial@. Ela adiciona esse alias, escolhe-o no campo De e responde como "Equipe Comercial", sem divulgar o endereço pessoal dela.

Adicionar um alias

1. Vá em Configurações → Identidades. Abaixo da lista de identidades, a seção Aliases para envio mostra quantos você já adicionou, no formato 2 de 5.
2. Clique em Adicionar alias como identidade. Abre uma janela com o campo Buscar alias.
3. Digite parte do endereço ou do nome. Os resultados aparecem enquanto você digita e mostram só os aliases que entregam mensagens na sua caixa.
4. Clique em Adicionar ao lado do alias que você quer usar.
5. Confira o Nome de exibição, que o webmail já sugere, e altere se quiser. É o nome que aparece para quem recebe a mensagem.
6. Clique em Adicionar alias. O alias entra na lista da seção e fica disponível no campo De. Para desistir, clique em Voltar.

Se o alias que você procura não aparece: clique no botão i da janela. A explicação diz: "Para usar um alias como identidade, a sua conta precisa estar entre os destinos desse alias. Peça ao administrador do seu domínio para incluir a sua conta no alias pelo painel. Você pode adicionar até 5 aliases."

Escrever com o alias: ao criar uma mensagem, abra o campo De e escolha o alias. A assinatura da identidade escolhida entra no texto, como nas outras identidades. Para usar o alias no Outlook ou em outro programa de e-mail, veja Enviar como um alias no Outlook e em outros programas.

Editar ou remover um alias

• Para mudar o nome de exibição, edite o campo na linha do alias. O nome é salvo quando você sai do campo ou aperta Enter.
• Para mudar a assinatura e as outras opções, clique no endereço do alias.
• Para remover, clique em Remover, ao lado do alias, e confirme. O alias deixa de ser uma opção de remetente na sua conta, mas continua existindo e entregando mensagens na sua caixa. Você pode adicioná-lo de novo depois.
• O endereço de e-mail do alias não pode ser alterado.

Regras e limites

• Você pode ter até 5 aliases por conta. Esse limite não inclui o seu endereço principal nem as caixas compartilhadas. Com 5 aliases, o botão Adicionar alias como identidade avisa que o limite foi atingido; remova um para adicionar outro.
• Só aparecem na busca os aliases que entregam mensagens na sua caixa. Não é possível digitar um endereço livre.
• Quem inclui a sua caixa nos destinos de um alias é o administrador do seu domínio, pelo painel (capítulo 7 do manual do painel).
• Pelo webmail e pelo celular (conta Exchange), a Lua só aceita o envio como o seu próprio endereço, como um alias que entrega na sua caixa ou como uma caixa compartilhada à qual você tem acesso.

Quando o alias é removido pelo administrador

Se o administrador apagar ou desativar o alias, ou tirar a sua caixa dos destinos dele, o endereço sai das suas identidades e não dá mais para enviar por ele. Se você tentar enviar uma mensagem com esse endereço no campo De, o webmail não envia e avisa: "Este endereço não está mais disponível para envio. Escolha outro remetente." Escolha outro endereço no campo De e envie de novo.

15. Contatos

Clique em Contatos na barra lateral. Antes de cadastrar qualquer pessoa, vale entender os catálogos: é o que decide se o contato vai aparecer também no seu celular e no Outlook.

Catálogos de endereços

Os catálogos aparecem na coluna da esquerda e são de três tipos: o local do webmail, os seus catálogos sincronizados e o diretório da empresa.

• Os catálogos que começam com Sincronizado ficam no servidor e são os que o celular, o Outlook e o Thunderbird enxergam pelo CardDAV (capítulo 18). Use-os para os contatos que você quer ter à mão em qualquer aparelho.
• Endereços pessoais é um catálogo local do webmail. Serve para anotações que só interessam a você, mas o que estiver ali não vai para os outros programas.
• Contatos Enviados e Contatos Recebidos costumam ser preenchidos automaticamente, com os endereços para quem você escreve e de quem lhe escreve. São úteis para achar alguém rapidamente, mas costumam acumular endereços que você não quer guardar para sempre.

Catálogos da empresa (somente leitura)

Além dos seus catálogos, o webmail pode mostrar listas da empresa, sincronizadas via CardDAV para toda a equipe:

• Diretório do domínio: reúne automaticamente as contas e os endereços de grupo (aliases) ativos do domínio da sua empresa, com nome, e-mail e telefone quando cadastrado. Aparece como Sincronizado (Diretório seudominio.com.br). Ninguém precisa cadastrar os colegas: conta criada ou desativada entra ou sai do diretório automaticamente. Aparece também no celular, no Thunderbird e no Outlook, e os endereços são sugeridos ao digitar no campo Para.
• Catálogos globais: listas nomeadas pela administração, como Comercial, Suporte ou Parceiros. Aparecem como Sincronizado (Comercial) e semelhantes.

Mover contatos entre catálogos

1. Abra o catálogo onde o contato está hoje.
2. Selecione o contato, ou vários deles segurando Ctrl (Cmd no Mac).
3. Arraste a seleção até o catálogo de destino, na lista à esquerda. Em alguns temas há também a opção Copiar para… no menu de ações.

Se preferir um caminho garantido, use Exportar no catálogo de origem, salvando o arquivo vCard (.vcf), e depois Importar escolhendo o catálogo de destino.

Tarefas comuns

16. Agenda e eventos

A agenda do webmail guarda compromissos e reuniões, convida pessoas, avisa antes da hora e pode ter várias agendas (pessoal, da equipe, de um projeto), compartilhadas com os colegas e sincronizadas com o celular e o Outlook (capítulo 18).

A tela da agenda

Para mudar um evento de dia ou de horário, arraste o evento na grade. Para mudar a duração, arraste a borda de baixo.

Criar um evento

A tela do evento não tem abas: é uma página em cartões, com tudo à vista. De cima para baixo ficam Detalhes do evento, Participantes e disponibilidade e, lado a lado, Repetição e Notificações. Role a página para ver todos. Salvar e Cancelar ficam sempre embaixo.

1. Clique em Novo evento ou num horário vazio da grade. O evento abre no dia que você escolheu no mini calendário (ou no dia que a tela mostra) e, para hoje, começa na próxima hora cheia.
2. Preencha o Título, o início e o fim. Ao mudar o dia do início, o dia do fim acompanha; se você mudar o fim, vale a sua escolha. Marque Dia inteiro para aniversários, feriados e entregas.
3. Se quiser, informe a Localização e uma Descrição.
4. Para convidar gente, use Adicionar participantes (veja Convidar pessoas).
5. Confira em qual Calendário o evento vai ficar.
6. Clique em Salvar.

Eventos que se repetem

No cartão Repetição, escolha Repetir (diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente), o intervalo (Repetir a cada) e quando termina: Nunca, Depois de um número de ocorrências ou Na data. No alto do cartão, um resumo em palavras confirma o que você escolheu, como "Todo mês, na 2ª qui · até 31/03/2027".

• Semanalmente: marque os dias da semana. O dia do início já vem marcado.
• Mensalmente ou anualmente: escolha em Repetir por como o evento volta:
  • Dia do mês: sempre na mesma data, como "todo dia 10" (pagamentos, fechamentos);
  • Dia da semana: sempre no mesmo dia da semana, como "toda primeira segunda-feira" ou "toda última sexta-feira" (reuniões de equipe, comitês).

As duas opções já vêm preenchidas a partir da data de início. Um evento que começa na segunda-feira, 5 de outubro, sugere "dia 5" e "Primeira Segunda-feira". Se você mudar a data de início, a sugestão acompanha, até você escolher outro valor.

Ao mudar ou excluir um evento que se repete, o webmail pergunta se vale só para esta ocorrência ou para todas.

Marcar horários fora do escritório

Para avisar os colegas de que você não está disponível (almoço, consulta, saída mais cedo, viagem), crie o compromisso normalmente e, nos Detalhes do evento, escolha Mostrar como → Fora do escritório. Combinado com a recorrência, o almoço fica marcado todos os dias de uma vez.

• Na agenda, esses horários aparecem listrados e com um avião, fáceis de distinguir das reuniões.
• Quem vê a sua agenda compartilhada só com a disponibilidade, ou a agenda publicada, vê o horário como Fora do escritório.
• Na agenda sincronizada com o Outlook (capítulo 18), o horário aparece como Fora do escritório. No celular e em outros programas, aparece como Ocupado. Um compromisso marcado como fora do escritório no Outlook chega ao webmail do mesmo jeito.

Feriados e horário de trabalho

Quando o administrador do domínio liga os feriados no painel, a agenda Feriados aparece na sua lista de calendários, ao lado dos seus. Ela traz os feriados nacionais e os que a sua empresa cadastrou (o aniversário da cidade, um recesso de fim de ano). Clique num feriado para ver o nome e o tipo. São só para consulta: não ocupam a sua agenda e não podem ser editados. A mesma agenda chega ao celular e aos programas de agenda.

Os feriados também aparecem no minicalendário da lateral: um ponto discreto embaixo do dia, azul para feriado nacional, verde para os da sua empresa e cinza para ponto facultativo. Passe o mouse sobre o dia para ver o nome do feriado.

Para esconder os feriados, desmarque a agenda Feriados na lista de calendários (os pontos do minicalendário somem junto) ou desligue Mostrar os feriados no calendário em Configurações → Calendário.

Horário de trabalho. Na mesma tela, em Configurações → Calendário, você escolhe Seguir o horário da empresa ou Usar um horário meu: os dias de trabalho, o início e o fim de cada um e, se quiser, uma pausa (o almoço). Fora desse horário, o seu calendário mostra essas horas mais apagadas.

Para quem marca reunião com você. Na tela do evento, a linha do tempo de disponibilidade dos participantes tem uma legenda própria, Fora do horário de trabalho, listrada, diferente de Ocupado e de Fora do escritório. Assim quem convida vê, antes de enviar, que o horário está fora do expediente de alguém. Só os horários aparecem: os detalhes dos compromissos continuam privados. Quem não tem horário definido aparece livre o dia todo.

Lembretes

• No cartão Notificações, cada lembrete pode ser uma janela no webmail (Popup) ou um e-mail, antes ou depois do início ou do fim do evento, ou num horário marcado. Adicionar notificação cria mais de um.
• Todo evento novo já vem com um lembrete de 10 minutos antes. Para mudar o padrão, use as configurações da agenda.
• Na hora, o lembrete abre uma janela com som, em qualquer tela do webmail, com os botões Abrir evento, Soneca (5 min) (avisa de novo em 5 minutos) e Dispensar. Em reunião online, o primeiro botão é Entrar na reunião. Com mais de um lembrete ao mesmo tempo, aparece também Dispensar todos.

Convidar pessoas

1. Nos Detalhes do evento, clique em Adicionar participantes. A tela vai até o cartão Participantes e disponibilidade, com o cursor no campo de e-mail.
2. Comece a digitar o e-mail. A lista de contatos e do Diretório da empresa filtra enquanto você digita, e não sugere você nem quem já está na lista. Escolha a pessoa e tecle Enter (ou clique em Adicionar participante).
3. Escolha a Função (Obrigatório ou Opcional) e deixe Notificar marcado para a pessoa receber o convite por e-mail.
4. Salve o evento. O webmail pergunta se deve enviar os convites e deixa escrever uma mensagem junto.

A disponibilidade aparece automaticamente. Abaixo da lista, o quadro Disponibilidade mostra, hora a hora, quando cada colega do mesmo domínio está ocupado ou fora do escritório. Se alguém estiver ocupado no horário do evento, o webmail avisa quem é e sugere até três horários em que todos estão livres: clique num deles e o evento muda para ali, com a mesma duração. Pessoas de fora da empresa aparecem como "disponibilidade não informada". Só os horários aparecem: os detalhes dos compromissos de cada um ficam privados.

A coluna Atendimento mostra a resposta de cada um: Irá participar, Pode comparecer, Não participará ou Aguardando confirmação. Ao mudar a data ou o horário, salve de novo para todos receberem a atualização.

Responder a um convite

Convites chegam como mensagens comuns, com os dados do compromisso em destaque e os botões Aceitar, Provisório e Recusar. Ao responder, o evento entra na sua agenda e quem convidou recebe a resposta. Atualizações e cancelamentos também chegam por e-mail, com o botão para atualizar ou excluir o evento da sua agenda.

Ver, editar ou excluir

Clique no evento para ver o resumo: local, descrição, horário, calendário e as respostas dos participantes. Os botões Editar e Excluir ficam embaixo.

Ata da reunião

Com o lua Colabora ativo, o próprio evento cria a ata da reunião: um documento no seu Drive, já com o título, a data, o local, os participantes e a pauta do evento, para a equipe escrever junto. Quem cria é o organizador, pelo botão Criar ata da reunião, ao lado de Reunião online. Veja também o exemplo de uso, com a reunião semanal de uma equipe.

Como criar a ata

1. Crie o evento como de costume: título, dia, horário, participantes e, na Descrição, a pauta. Se quiser, ligue Reunião online.
2. Clique em Criar ata da reunião. Abre um painel com os Colegas do mesmo domínio que vão poder ler, comentar e editar a ata.
3. Se for mostrar a ata a quem é de fora, ligue Visitantes podem ver pelo link (veja abaixo). É opcional.
4. Clique em Criar e abrir a ata. A ata abre numa aba nova, no Colabora, e os links dela entram no fim da descrição do evento.
5. Salve o evento. A partir daí o botão vira Abrir ata, e aparecem Link para visitantes e Remover ata.
6. Se o evento tem Reunião online, ao salvar o link da ata também vai para o chat da reunião, numa mensagem sua (com o link para visitantes, se estiver ligado). Ninguém ganha acesso novo: os colegas abrem pela ata compartilhada com eles, e quem é de fora só pelo link para visitantes.

Quem pode editar e quem só lê

Link para visitantes

Serve para um cliente ou parceiro ler a ata sem ter conta. Ele só lê, não edita. No painel você pode definir:

• Senha (opcional). A senha não vai no convite nem na descrição do evento: envie por outro canal, como o WhatsApp.
• Válido até. O Drive aceita até 30 dias. O painel mostra a regra ("Até 30 dias") e não deixa escolher uma data além dela. Sem data, o link vale 30 dias.

O link do visitante aparece na descrição como Ata para visitantes (só leitura), logo abaixo do link da ata. Para mudar a senha ou a validade, ou para desligar o link, use Link para visitantes no evento. A senha atual nunca é mostrada: deixe o campo em branco para mantê-la.

Onde a ata fica

No seu Drive, na pasta Atas, como um arquivo .docx com a data na frente do nome, como 2026-11-03 Reunião semanal da equipe.docx. Ele abre no navegador, pelo Colabora, e também no Word. O documento traz o título, a data por extenso, o local, a tabela de participantes (nome, e-mail e presença), a pauta e os espaços para Discussão, Decisões, Próximos passos (ação, responsável e prazo) e Próxima reunião.

O que acontece quando você salva o evento

• O nome do arquivo, o título e a data da ata acompanham o evento.
• O acesso acompanha a lista de participantes: quem entra na lista (do mesmo domínio) ganha acesso, e quem sai perde. Um compartilhamento que você fez à mão no Drive continua como está.
• Na tabela de participantes do documento, quem continua fica com a linha como estava (a presença marcada é mantida), quem saiu sai e quem entrou ganha uma linha.
• Se alguém salvou a ata no meio do caminho, nada é sobrescrito: o ajuste espera o próximo salvamento do evento.

Abrir a ata

No evento, clique em Abrir ata. Na prévia do evento (ao clicar nele na agenda), o botão Abrir ata aparece para todos os participantes que têm acesso.

Remover a ata

Só quem criou a ata vê o botão Remover ata. Ele pede confirmação, tira os acessos e manda o arquivo para a lixeira do Drive, de onde é possível restaurá-lo. O bloco da ata sai da descrição do evento. Excluir o evento não apaga a ata. Cada pessoa pode criar até 30 atas por hora, com até 100 participantes em cada uma.

Visões de mês e de lista

No Mês, cada dia mostra os primeiros eventos e "mais +N" quando não aparecem todos. Na Agenda, os compromissos aparecem em lista, um embaixo do outro, bom para ver a semana de uma vez.

Várias agendas

Separe os compromissos em agendas diferentes, cada uma com a sua cor: a pessoal, a da equipe, a de um projeto. No + de Calendários, clique em Criar calendário, dê um nome e escolha as cores. Para mudar uma agenda, passe o mouse sobre ela e clique no lápis. A edição tem cinco abas:

• Resumo: nome, descrição, cores e a visibilidade padrão dos eventos.
• Compartilhar calendário: dá acesso a colegas (veja abaixo).
• Publicar calendário: cria um link para quem é de fora ver a agenda, com todas as informações ou só a disponibilidade (livre/ocupado).
• Sincronizar calendário: cria a conexão para o celular e o Outlook (capítulo 18).
• Importar / Exportar: traz eventos de um arquivo .ics (de outra agenda, por exemplo) ou baixa todos os eventos desta agenda num .ics.

Excluir calendário, embaixo, apaga a agenda e todos os eventos dela.

Compartilhar uma agenda com colegas

Compartilhar é dar a outras pessoas acesso a uma agenda sua. A agenda continua sendo uma só, a sua: quem recebe vê os mesmos eventos, e o que você muda aparece para todo mundo. Você escolhe, pessoa por pessoa, o que cada uma pode fazer. O compartilhamento é só com caixas do mesmo domínio que o seu; para quem é de fora da empresa, use Publicar calendário.

1. Passe o mouse sobre a agenda, clique no lápis e abra Compartilhar calendário.
2. Digite o e-mail com que a pessoa entra no webmail, de uma caixa do seu domínio. Use o endereço da caixa de cada pessoa: apelido (alias) e lista de distribuição não servem (veja "Limites e perguntas comuns").
3. Escolha as permissões da pessoa (tabela abaixo). Os botões Somente leitura e Leitura e escrita, em cima da tabela, marcam as caixas das combinações mais comuns de uma vez.
4. Clique em Compartilhar: a pessoa entra na lista. Repita para as outras e clique em Salvar. Com Notificar marcado, cada pessoa recebe um e-mail avisando.

Exemplo: a agenda Comercial

A Ana mantém a agenda Comercial com as visitas e as reuniões do time. Ela compartilha com o Bruno, que também marca os compromissos (Editar eventos e Ver detalhes), e com a Carla, que só precisa acompanhar (Ver detalhes). É o que a Figura 61 mostra.

Exemplo: a agenda da diretoria

A Ana também mantém a agenda Diretoria. A Yara, assistente da diretoria, edita e vê tudo. O Bruno e a Carla ficam com Ver detalhes desmarcado: eles enxergam os horários ocupados da diretoria, sem saber do que se trata.

Exemplo: férias e ausências

A agenda Férias e ausências serve para a equipe toda saber quem está fora. A Ana compartilha com o Bruno, a Carla e a Yara, com Editar eventos para cada um: cada pessoa lança as próprias férias, e antes de prometer um prazo ao cliente todo mundo confere a agenda.

O que a pessoa vê ao receber a agenda

Quem recebe um calendário compartilhado vê um número vermelho no + de Calendários e, se a opção Notificar estava marcada, recebe um e-mail com o assunto "(endereço do dono) compartilhou um calendário com você". Para ver a agenda:

1. Clique no + de Calendários e em Adicionar calendário compartilhado.
2. Na lista, clique em Adicionar na agenda desejada. Deixar de compartilhar recusa o convite: a agenda sai da lista e o próprio webmail avisa que a pessoa não poderá adicioná-la de novo.
3. A agenda aparece na lista de Calendários como "Comercial (Compartilhado)". Clique no nome dela para mostrar ou esconder os eventos.

O que a pessoa pode fazer depende do que o dono marcou:

• Só ver (Ver detalhes): ao clicar no evento, aparece a ficha dele, sem botões. É o caso da Carla na agenda Comercial (Figura 65).
• Editar eventos: a ficha ganha os botões Editar, Excluir e Opções, e a pessoa também cria eventos na agenda. É o caso do Bruno (Figura 66). O que ele muda aparece para o dono e para os outros.
• Sem Ver detalhes: os eventos aparecem como Ocupado, só com o horário, como a diretoria para o Bruno (Figura 67).

A pessoa que recebe pode mudar o nome e as cores da própria cópia da agenda (lápis, aba Resumo) sem afetar ninguém. As abas Compartilhar calendário e Publicar calendário só aparecem para ela se o dono marcou as permissões correspondentes.

Mudar ou remover o acesso

O dono pode mudar quando quiser. Passe o mouse sobre a agenda, clique no lápis e abra Compartilhar calendário:

• Mudar o que a pessoa pode fazer: marque ou desmarque as caixas da linha dela e clique em Salvar.
• Tirar o acesso: clique em Excluir na linha da pessoa e em Salvar. Na próxima vez que ela abrir a agenda, o calendário não está mais na lista dela.

Na linha de uma pessoa já salva, a caixa Notificar aparece desmarcada: ela só vale na hora de compartilhar.

Publicar a agenda para quem é de fora

Para mostrar horários a quem não tem caixa no lua.email, como um cliente ou um fornecedor, use a aba Publicar calendário. Ela cria um link público, sem senha, no formato de arquivo de agenda (.ics), que os programas de calendário conseguem assinar:

• Publicar todas as informações do evento: quem tem o link vê título, local e descrição.
• Publicar apenas as informações de disponibilidade: quem tem o link vê só os horários, como Ocupado, sem título nem local. É a opção certa para um cliente marcar uma visita sem saber o que está na sua agenda.

Clique em Criar na opção escolhida. Depois de criado, o link aparece com três botões: Copiar para a área de transferência, Redefinir (gera um link novo e o antigo deixa de funcionar) e Remover (desliga a publicação). Eventos privados nunca saem no link, em nenhuma das duas opções.

Exemplo: a agenda para o cliente

A Ana quer que os clientes vejam quando o time comercial está livre. Na agenda Comercial, ela cria o link de disponibilidade e envia ao cliente. O cliente assina o link no calendário dele e enxerga só os blocos ocupados, sem saber com quem nem onde. Quando o contrato acaba, a Ana clica em Remover e o link para de funcionar.

Limites e perguntas comuns

• "Compartilhei, mas a pessoa não vê a agenda." Confira se o e-mail digitado é o mesmo com que ela entra no webmail. O sistema aceita qualquer endereço do seu domínio, mas só quem tem exatamente esse login recebe o convite: alias, lista de distribuição e endereço que não existe ficam sem efeito, e o webmail não avisa. Depois, a pessoa precisa adicionar a agenda pelo + de Calendários.
• "Apareceu 'Só é possível compartilhar com caixas do seu domínio'." O endereço digitado é de outro domínio (ou de um subdomínio). O compartilhamento vale só para caixas do mesmo domínio que o seu. Para quem é de fora da empresa, use a aba Publicar calendário, que cria um link.
• "Vejo só Ocupado." O dono não marcou Ver detalhes para você. Peça a ele para marcar a caixa e salvar.
• "Não consigo editar um evento." A permissão Editar eventos não foi marcada para você.
• "Um evento que existe não aparece." Ele deve estar como Privado, e evento privado nunca aparece para quem recebe a agenda.
• "Quero ver a agenda no celular ou no Outlook." Pelo CalDAV (capítulo 18), o celular e o Outlook mostram as agendas da sua própria caixa. A agenda que alguém compartilhou com você fica no webmail. Para acompanhar no celular, peça ao dono para publicar a agenda e assine o link.
• "Tirei o acesso de alguém, o que acontece com os eventos?" Nada: a agenda e os eventos continuam do dono. A pessoa só deixa de ver.

Importar e exportar

Para trazer a agenda de outro serviço, exporte-a lá em formato .ics (iCalendar) e use Importar do arquivo. Exportar para arquivo faz o caminho contrário, e serve também como cópia de segurança. Um arquivo .ics recebido por e-mail pode ser adicionado à agenda direto da mensagem.

Configurações da agenda

Em Configurações (na barra da agenda), ou em Configurações → Preferências → Calendário:

• Visualização inicial, o dia em que a semana começa, o intervalo do dia (de quanto em quanto tempo a grade se divide) e até que horário ela rola ao abrir;
• o Calendário padrão para eventos, onde os eventos novos são criados;
• números da semana, cores das categorias como bordas e nascer e pôr do sol na visão de mês;
• as Categorias: renomeie as que vêm prontas (em inglês: Personal, Work, Family), mude as cores e crie outras;
• o som e o lembrete padrão dos eventos novos, e se a Agenda de hoje aparece no painel lateral do correio.

17. Configurar o e-mail em outros programas

Além do webmail, você pode ler e enviar mensagens pelo Outlook, pelo aplicativo do celular ou pelo Thunderbird. Na maioria deles basta informar o e-mail e a senha: o programa descobre automaticamente o resto (isso se chama Autodiscover).

Dados dos servidores

Use esta tabela quando a configuração automática falhar ou quando o programa pedir os dados manualmente. Os servidores são os mesmos, ainda que seu endereço seja de outro domínio.

Senha de programas

O lua.email tem dois tipos de senha, e cada um vale em lugares diferentes. A senha do webmail é a que você digita para entrar no webmail. Ela vale também para a conta Exchange no celular, o lua Colabora, o lua Talk e o lua Conector. A senha de programas vale no Outlook e em outros programas de e-mail (IMAP, POP3 e SMTP, em mail.lua.email), na agenda e nos contatos em programas (dav.lua.email) e no lua Sync. Ela é diferente da senha do webmail de propósito: se vazar, não dá acesso ao webmail.

Algumas pessoas chamam a senha de programas de “senha de aplicativo” ou de “token”. É a mesma coisa.

Senha do webmail: é a senha da sua caixa de e-mail, definida por quem administra o e-mail da empresa ao criar a conta ou ao redefinir a senha no painel. É com ela que você entra no webmail, na conta Exchange do celular, no lua Colabora, no lua Talk e no lua Conector.

Como conseguir a senha de programas. Quem administra o e-mail da empresa gera essa senha no painel. Veja Gerar a senha de programas e enviar por link seguro. Ela aparece uma única vez, por isso anote-a ou guarde-a em um gerenciador de senhas na hora. Também pode ser enviada a você por um link seguro, que expira. Se você a perdeu, peça uma nova: a anterior deixa de valer, e os programas que usavam a antiga precisam receber a nova.

Outlook, Mail do iPhone e do Mac

1. Abra o programa e escolha Adicionar conta.
2. Digite seu e-mail completo e a senha de programas (não é a senha do webmail).
3. Se o programa perguntar o tipo de conta, escolha IMAP. Não escolha Microsoft 365. No celular, a conta Exchange também funciona e traz e-mail, agenda e contatos juntos: veja o capítulo 23.
4. Aguarde: o programa consulta o Autodiscover e preenche automaticamente mail.lua.email nas portas 993 e 587.
5. Se a busca automática falhar, escolha a configuração manual e use a tabela acima.

Configuração manual do Outlook (IMAP)

Se o Outlook não configurar a conta automaticamente, faça a configuração manual por IMAP. As telas abaixo são do Outlook para Windows, em português, com o endereço de e-mail ocultado. Se o seu Outlook estiver em inglês, use os nomes entre parênteses.

1. Na primeira abertura, o Outlook mostra Entre para começar a usar o Outlook. Clique em Ignorar por enquanto.
2. Na tela com o campo Endereço de email, digite o seu e-mail completo, clique em Opções avançadas, marque Configurar minha conta manualmente e clique em Conectar.

3. Em Configuração avançada, escolha IMAP. Não escolha Microsoft 365.

4. Na tela Configurações de Conta IMAP, preencha os servidores:
   • Emails de entrada (Incoming mail): Servidor (Server) mail.lua.email, Porta (Port) 993 e Método de criptografia (Encryption method) SSL/TLS.
   • Emails de saída (Outgoing mail): Servidor mail.lua.email, Porta 587 e Método de criptografia STARTTLS.
   • Exigir logon usando Autenticação de Senha de Segurança (SPA): deixe desmarcado na entrada e na saída.
   Clique em Avançar.

5. Na tela seguinte, digite a senha de programas, que é diferente da senha do webmail (veja a diferença), e clique em Conectar. A saída usa o mesmo usuário e a mesma senha de programas da entrada, por isso não é preciso configurar mais nada.

6. Aparece Conta adicionada com êxito. Se não quiser configurar o celular agora, desmarque Configurar o Outlook Mobile em meu telefone também. Depois, clique em Concluído.

7. Na Caixa de entrada, chega a Mensagem de Teste do Microsoft Outlook. Ela confirma que o envio e o recebimento funcionam.

Thunderbird

Informe o e-mail e a senha de programas (não a senha do webmail; veja a diferença) na tela de nova conta. Se o Thunderbird não encontrar automaticamente, clique em Configurar manualmente e preencha com os dados da tabela: entrada IMAP em mail.lua.email:993 (SSL/TLS) e saída SMTP em mail.lua.email:587 (STARTTLS), com o usuário igual ao e-mail completo. O envio usa autenticação, com o mesmo usuário e a mesma senha de programas da entrada.

Android

O jeito mais completo é a conta Exchange, que traz e-mail, agenda e contatos de uma vez (capítulo 23). Se preferir só o e-mail, escolha Outro / Conta IMAP e digite os dados da tabela. No servidor de saída (SMTP), ative a autenticação, com o mesmo usuário e a mesma senha da entrada.

Enviar como um alias no Outlook e em outros programas

Os aliases que você usa no webmail também servem como remetente no Outlook, no Thunderbird e no Mail do iPhone e do Mac. Use como remetente o seu próprio endereço, um alias que entrega mensagens na sua caixa ou uma caixa compartilhada à qual você tem acesso.

Antes de configurar no programa, confira no webmail quais aliases você pode usar: em Configurações → Identidades, clique em Adicionar alias como identidade. A busca mostra exatamente os aliases que entregam na sua caixa (capítulo 14). Se o alias que você quer não aparecer, peça ao administrador do seu domínio para incluir a sua conta nos destinos dele pelo painel.

Depois, cadastre o endereço do alias como remetente no programa. A conta continua a mesma: entrada e saída com o seu e-mail completo e a senha de programas.

• Outlook clássico (Windows): ao escrever, clique em De → Outro endereço de email e digite o alias. Se o botão De não aparecer, ative-o em Opções → Mostrar campos → De. O Outlook lembra o endereço nas próximas mensagens.
• Thunderbird: em Configurações de contas, escolha a sua conta e clique em Gerenciar identidades → Adicionar. Preencha o nome e o e-mail do alias. Ao escrever, escolha a identidade no campo De.
• Mail do iPhone e do iPad: em Ajustes → Mail → Contas, toque na sua conta, depois em Conta → E-mail → Adicionar Outro E-mail e digite o alias. Ao escrever, toque no campo De para escolher.
• Mail do Mac: em Mail → Ajustes → Contas, escolha a sua conta e, no campo Endereço de E-mail, use Editar Endereços de E-mail para adicionar o alias.

Se a mensagem não sair: o programa mostra um erro de remetente recusado ("Sender address rejected" ou "not owned by user"). Confira se o endereço foi digitado igual ao do alias e se ele ainda aparece na busca do webmail. Se o administrador apagou o alias ou tirou a sua caixa dos destinos, ele deixa de valer em todos os programas.

Contatos e agenda

A configuração de contatos e agenda é separada da configuração de e-mail e está no capítulo 18: servidor dav.lua.email, o e-mail completo e a mesma senha de programas (não a senha do webmail). No celular, a conta Exchange já traz contatos e agenda junto com o e-mail, e nela vale a senha do webmail.

Configuração automática (Autodiscover)

É o que permite configurar a conta digitando só o e-mail e a senha. O programa pergunta à internet onde ficam os servidores daquele endereço e recebe de volta os dados da tabela acima, com o usuário já preenchido com o e-mail completo. Cada programa faz essa consulta de um jeito:

Para endereços @lua.email não é preciso configurar nada: a descoberta já funciona. Com o domínio da sua empresa, a caixa continua na Lua, mas o DNS do domínio precisa de um registro que aponte para o Autodiscover da Lua. Tudo o que vai no DNS do domínio está no capítulo 24.

Se o programa não for configurado automaticamente

• Nos programas por IMAP, confira se você digitou o e-mail completo e a senha de programas (não a do webmail). Na conta Exchange do celular, use a senha do webmail (não a de programas).
• No Outlook do computador, se ele perguntar o tipo de conta, escolha IMAP, e não Microsoft 365.
• Com domínio próprio, confira o registro SRV do Autodiscover e os endereços autodiscover.suaempresa.com.br e autoconfig.suaempresa.com.br (capítulo 24).
• A configuração manual sempre funciona: use os dados da tabela Dados dos servidores. A conta fica igual à configurada automaticamente.

18. Sincronizar contatos e agenda (CardDAV e CalDAV)

Seus contatos e sua agenda ficam guardados no servidor e podem ser sincronizados com o Thunderbird, o Outlook e o celular. O que você altera em um lugar aparece nos outros. Os catálogos da empresa (Diretório e catálogos globais) também entram, em somente leitura. Veja o capítulo 15.

Dados de conexão

Thunderbird

O Thunderbird sincroniza contatos e agenda sem complementos. Use a versão 102 ou mais recente (veja em Ajuda → Sobre o Thunderbird). Ao configurar a conta de e-mail com o seu endereço @lua.email, ele pode oferecer os contatos e a agenda automaticamente; senão, siga os passos abaixo.

Contatos (CardDAV)

1. Abra o Catálogo de endereços (ícone de contatos na barra lateral ou Ctrl+Shift+B).
2. Clique na seta ao lado de Novo catálogo de endereços e escolha Adicionar catálogo de endereços CardDAV.
3. Em Nome de usuário (1), digite seu e-mail completo.
4. Em Localização (2), digite https://dav.lua.email/ e clique em Continuar.
5. Quando for pedida a senha, digite a senha de programas (não a do webmail) e marque a opção de lembrá-la.
6. Marque os catálogos encontrados (3) e clique em Continuar (4).

Agenda (CalDAV)

1. Abra a Agenda (ícone de calendário na barra lateral).
2. Clique em Nova agenda (ou no + ao lado de Agendas), escolha Na rede e avance.
3. Em Nome de usuário, digite seu e-mail completo; em Localização, https://dav.lua.email/cal/.
4. Clique em Localizar calendários e, quando pedido, digite a senha de programas (não a do webmail).
5. Marque as agendas encontradas e clique em Inscrever.

No celular

Outlook com o CalDav Synchronizer

O Outlook não tem suporte próprio a CardDAV/CalDAV. Para isso, use o complemento gratuito Outlook CalDav Synchronizer (caldavsynchronizer.org), que sincroniza contatos, compromissos e tarefas nos dois sentidos.

1. Instalar o complemento

1. Feche o Outlook.
2. Acesse caldavsynchronizer.org, clique em Download e baixe o arquivo OutlookCalDavSynchronizer-(versão).zip.
3. Extraia o arquivo .zip e execute o setup.exe. Mantenha a instalação no disco C:.
4. Se o instalador pedir o Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime, instale-o pelo site da Microsoft e execute o setup.exe de novo.
5. Abra o Outlook. Deve aparecer uma nova guia chamada CalDav Synchronizer.

2. Criar pastas vazias no Outlook

Cada sincronização usa uma pasta do Outlook. Para não misturar nem duplicar itens, crie pastas novas e vazias: na guia Pasta, clique em Nova Pasta, digite o nome (por exemplo, Contatos Lua) e, em A pasta contém, escolha Itens de Contato. Repita para a agenda (Agenda Lua) escolhendo Itens de Calendário.

3. Criar o perfil de contatos

1. Na guia CalDav Synchronizer, clique em Synchronization Profiles.
2. Clique em Add new profile (ícone + verde) (1), escolha Generic CalDAV/CardDAV e confirme.
3. Em Profile name (2), digite um nome, como Contatos Lua.
4. Em Outlook folder (3), clique em ... e selecione a pasta Contatos Lua.
5. Em DAV Url (4), digite https://dav.lua.email/card/.
6. Em Username e Email address (5), digite seu e-mail completo. Em Password, digite a senha de programas, não a do webmail.
7. Clique em Test or discover settings (6) e selecione o catálogo de endereços encontrado.
8. Em Synchronization mode (7), mantenha Outlook <-> Server (Two-Way) e escolha o intervalo em minutos.
9. Clique em OK (8) e depois em Synchronize now na guia do complemento.

4. Criar o perfil da agenda

Repita o passo 3 com estas diferenças: nome Agenda Lua, pasta Agenda Lua (Itens de Calendário) e DAV Url https://dav.lua.email/cal/. Em Test or discover settings, escolha a agenda. Para mais de uma agenda, crie um perfil para cada uma.

5. Acompanhar a sincronização

Use os botões Status e Reports da guia CalDav Synchronizer para ver quando cada perfil sincronizou e se houve erro. O erro 401 (Unauthorized) indica usuário ou senha incorretos: confira o e-mail completo e a senha de programas (não a do webmail).

Conexão própria de uma agenda (opcional)

Para dar a um aparelho acesso a uma agenda só, com usuário e senha próprios que podem ser cancelados a qualquer momento, crie uma conexão na própria agenda. Ela usa o endereço https://calendar.lua.email/, e não o dav.lua.email.

1. Na Agenda, passe o mouse sobre a agenda, clique no lápis e abra Sincronizar calendário.
2. Em Criar nova conexão CalDav, dê um Nome que lembre o aparelho e uma Senha de pelo menos 10 caracteres. Ligue Somente leitura se o aparelho só deve ver a agenda.
3. Clique em Adicionar e depois em Mostrar detalhes: use o URL (ou o URL alternativo), o Usuário (um código) e a senha que você criou.

Problemas na sincronização

19. Configurações e preferências

Todas as configurações ficam em Configurações, na barra lateral. Os ajustes de aparência, idioma e funcionamento ficam em Preferências e valem para a sua conta em qualquer computador.

Mudar tema, idioma e fuso horário

1. Clique em Configurações na barra lateral e depois em Preferências (1).
2. Na coluna do meio, clique em Interface de usuário (2).
3. Em Opções principais (3), ajuste Idioma, Fuso horário e os formatos de hora e data.
4. Em Aparência da interface (tema) (4), escolha o tema: Lua+, Outlook+ ou outro que apareça na lista.
5. Clique em Salvar (5). A tela é recarregada com as novas opções.

Opções da tela Interface de usuário

Demais seções de Preferências

Foto de perfil

A sua foto aparece para os colegas do seu domínio nos e-mails, nos contatos e no lua Colabora. Sem foto, o webmail mostra as suas iniciais.

1. Clique em Configurações e depois em Preferências → Foto de perfil. Em Configurações → Informações do usuário, a foto aparece primeiro, e o link Editar foto de perfil leva direto a essa tela.
2. Clique em Adicionar foto (ou Trocar foto) e escolha uma imagem JPG, PNG ou WebP.
3. Ajuste o enquadramento com Aproximar e clique em Usar esta foto.

Em Quem vê minha foto, escolha As pessoas do meu domínio ou Só eu. A escolha vale para o webmail e o Colabora. Pessoas de fora da plataforma nunca veem a foto. Para tirar a foto, use Remover.

Outros itens do menu Configurações

20. Problemas comuns e soluções

Antes de abrir um chamado, verifique os itens abaixo. Muitos problemas se resolvem em poucos cliques.

Ao pedir ajuda, informe

• Seu endereço de e-mail (nunca a senha).
• O que você tentou fazer e o que aconteceu, com a mensagem de erro exata.
• Data e hora aproximadas, navegador utilizado e, se possível, uma captura da tela.

21. Referência rápida

22. O lua Colabora no webmail

Quando o lua Colabora está ativo para a sua caixa, o webmail ganha o Drive, o Chat, as reuniões online e as tarefas. Este capítulo mostra o que muda no webmail. O uso do Drive, do Chat e das outras ferramentas está no manual do lua Colabora.

Drive e Chat na barra lateral

• Drive (1), o ícone de nuvem: abre os seus arquivos numa aba nova, já conectado.
• Chat (2), o ícone de balão: abre as conversas e as reuniões, também já conectado.
• Espaço (3): o indicador soma o e-mail e os arquivos do Drive, porque o espaço do plano é um só para os dois. Parte dele fica sempre reservada para o e-mail continuar chegando (detalhes no manual do Colabora).

A senha é a mesma do e-mail. Ao sair do webmail, você também sai do Drive e do Chat.

Notificações do Drive e do Chat

O que acontece no Drive e no Chat aparece no próprio webmail: mensagens e menções no Chat, arquivos compartilhados com você, cartões e tarefas.

• No painel lateral: o quadro Notificações, no fim do painel, mostra o número de avisos ao lado do título. Clique num aviso para abrir no Drive ou no Chat. O × de cada um e Dispensar todas limpam também no Drive.
• Painel fechado: um sino aparece ao lado do botão de abrir o painel, com o número de avisos.
• Botão Chat: mostra quantas mensagens do Chat você ainda não leu.
• Aviso no computador: com a permissão do navegador, cada aviso novo aparece também no canto da tela, mesmo com outra aba aberta.

Cada um liga e desliga em Configurações → Preferências → Notificações. E o caminho inverso também vale: com o Drive aberto, o e-mail novo aparece no sino de lá, com o remetente e o assunto (manual do Colabora).

Guardar e abrir anexos no Drive

Na mensagem recebida, abra o menu do anexo (a setinha ao lado dele):

• Baixar no Drive: guarda o arquivo na pasta Anexos do e-mail do seu Drive, sem passar pelo computador. Um aviso confirma, com o link Abrir no Drive. Se o mesmo arquivo já estiver lá, o webmail usa o que existe ("Já estava no Drive"). Se houver outro arquivo com o mesmo nome, ele pergunta o que fazer.
• Abrir no Drive: guarda e já abre no editor do Drive. Bom para revisar uma planilha ou um contrato recebido e salvar as mudanças por lá.
• Baixar: baixa para o computador, como sempre.

Anexar um arquivo do Drive

1. Na mensagem nova, clique em Anexar do Drive, ao lado de Anexar arquivo. Na resposta rápida, é o ícone de nuvem ao lado do clipe.
2. Navegue pelas pastas ou procure pelo nome, e marque os arquivos.
3. Confirme. Os arquivos entram como anexos comuns. Os que passam do limite de anexo entram como link.

Arquivo grande vira link

O limite de anexo é de 25 MB. Se você anexar um arquivo maior, o webmail oferece Enviar pelo Drive:

1. Se quiser, digite uma senha do link (mínimo de 4 caracteres) e mande essa senha para o destinatário por outro caminho.
2. Clique em Enviar pelo Drive. O arquivo sobe para a pasta Anexos enviados do seu Drive, passa pelo antivírus e o link entra no texto da mensagem.
3. Envie a mensagem normalmente. Quem recebe baixa pelo link, sem precisar de conta.

• O link vale 30 dias e vem com um QR code para abrir no celular.
• Se já existir em Anexos enviados um arquivo com o mesmo nome, o webmail pergunta se você quer Atualizar o arquivo (a versão anterior fica guardada) ou Manter os dois.
• Desistiu da mensagem? Ao descartar, o arquivo enviado é apagado. Um rascunho com o link fica guardado por 7 dias. Uma mensagem enviada mantém o arquivo até o link vencer.
• Funciona também na resposta rápida: o link entra no texto da resposta.

Enviar um arquivo do Drive por e-mail

No Drive, nos três pontos do arquivo, Enviar por e-mail abre o webmail já com a mensagem pronta. Escolha Anexar o arquivo (até 25 MB no total) ou Enviar o link compartilhado. O assunto vem com o nome do arquivo.

Reunião online na agenda

1. Na Agenda, crie o evento (capítulo 16).
2. Ligue a chave Reunião online, embaixo do Local. O link da sala entra no local e na descrição ("Entrar na reunião: …").
3. Adicione os participantes e salve. O convite chega com o botão Entrar na reunião.

• Na hora: abra o evento e clique em Entrar na reunião, ou use Copiar link para mandar a alguém. O aviso do lembrete também traz Entrar na reunião, Abrir evento e Soneca (5 min), que avisa de novo em 5 minutos.
• Quem entra direto: os colegas da empresa, ou seja, quem tem caixa no mesmo domínio de quem marcou a reunião. Eles entram como moderadores.
• Quem libera os convidados de fora: qualquer moderador, não só quem marcou. O convidado abre o link no navegador, digita o nome e espera na sala de espera até um colega da empresa liberar a entrada.
• Mudou de ideia: desligar a chave tira o link, e excluir o evento apaga a sala.
• Ata da reunião: ao lado da chave fica o botão Criar ata da reunião, que cria o documento da ata no Drive com os participantes e a pauta do evento (capítulo 16).

Tarefas no webmail

• Na tela do e-mail: o quadro Tarefas de hoje, na lateral, mostra o que vence hoje e o que está atrasado. Marque a caixinha para concluir.
• Na agenda: o painel Tarefas, à esquerda, lista as tarefas abertas (atrasadas em vermelho). Digite em Nova tarefa, escolha a data, a hora e o lembrete se quiser e clique em +. As tarefas com data também aparecem no calendário: as de dia inteiro no alto do dia, e as que têm hora, no horário.
• Abrir no Tasks leva ao app de tarefas do Colabora, com prioridade, subtarefas e outras listas (manual do Colabora).

Criar uma tarefa a partir de um e-mail

Um e-mail que vira pendência não precisa ficar marcado na caixa de entrada:

1. Selecione a mensagem e escolha Mais → Criar tarefa (ou pelo botão direito).
2. O título já vem com o assunto. Ajuste se quiser e escolha a data, a hora e o lembrete.
3. Clique em Salvar.

A tarefa leva o remetente, o assunto e um link que abre o e-mail. No painel de tarefas, o ícone de envelope ao lado da data leva direto à mensagem.

Lembrete de tarefa

Uma tarefa com lembrete avisa na hora, como os eventos: a janela aparece em qualquer tela do webmail, com Abrir tarefa, Concluir, Soneca (5 min) e Dispensar. O lembrete chega também ao sino do Drive.

• O lembrete pode ser escolhido ao criar a tarefa no webmail, no painel de tarefas ou na janela Criar tarefa: na hora, alguns minutos antes, um dia antes ou, sem hora marcada, às 9h do dia ou da véspera.
• Concluiu ou apagou a tarefa antes da hora? O lembrete não aparece.

Criar e concluir tarefas pela agenda

Para quem passa o dia em reuniões, o jeito mais rápido de anotar um afazer é direto na agenda, no horário em que ele precisa ser feito:

1. Na visão de Dia ou de Semana, clique num horário vazio (ou clique e arraste).
2. Escolha Tarefa no cartão da direita. Evento abre a tela do evento, como sempre, já no dia e na hora que você clicou.
3. Escreva o nome da tarefa e tecle Enter (ou clique em Salvar). O formulário curto já traz o dia, a lista de tarefas (escolha outra, se tiver mais de uma) e o lembrete.

A tarefa já nasce com a data e a hora do horário clicado, e aparece na grade com uma caixinha (☐) antes do nome. Na visão de Mês, ela fica com a data, sem hora. Esc fecha o quadro sem criar nada.

Clique numa tarefa da grade para ver a data de entrega e escolher Marcar como concluída ou Ver no painel. As tarefas criadas na agenda são as mesmas do app de tarefas do Colabora e do celular. Lá, uma tarefa com subtarefas mostra o percentual concluído, calculado pelas subtarefas (manual do Colabora).

23. Conta Exchange no celular (ActiveSync)

No iPhone e no Android, você pode adicionar a caixa como uma conta Exchange. Numa conta só, chegam o e-mail, a agenda e os contatos, e as mensagens novas aparecem na hora, sem esperar o aplicativo buscar.

O que vem na conta Exchange

O que funciona em cada aparelho

A tabela diz o que sincroniza em cada aplicativo e o quanto a nossa equipe já viu isso funcionar. Em uso quer dizer que há aparelhos desse tipo sincronizando na plataforma. Não testado quer dizer que o aplicativo deve funcionar pelo protocolo, mas a nossa equipe não conferiu em aparelho: se você testar, o resultado pode variar com a versão do sistema.

Resposta automática pelo celular e pelo Outlook

A resposta automática (fora do escritório) do aparelho é a mesma da tela Configurações → Fora do escritório do webmail (capítulo 13). Ligar no celular liga no webmail, e o contrário também.

• O aparelho muda só se a resposta está ligada, o período e o texto. O assunto e as demais opções ficam como estão no webmail, e os seus filtros não são tocados.
• O webmail tem um texto só. O aparelho mostra o mesmo texto em interno e em externo, e ao gravar vale o primeiro texto preenchido.
• O período vale no horário de Brasília. Fim antes do início é recusado.

Passo a passo: ligar a resposta automática pelo iPhone e pelo Outlook

Antes de viajar, ligue a resposta no celular, sem abrir o webmail. Ela vale para a caixa toda, em todo lugar.

No iPhone ou iPad

1. Abra Ajustes → Mail → Contas (nas versões mais novas do iOS: Ajustes → Apps → Mail → Contas do Mail).
2. Toque na conta Exchange da empresa.
3. Toque em Resposta Automática e ligue a opção.
4. Preencha a data em que ela termina, se o aparelho pedir, e escreva a mensagem.
5. Volte para salvar. Em até alguns instantes, a mesma resposta aparece no webmail, em Configurações → Fora do escritório.

No Outlook clássico para Windows (conta Exchange ActiveSync)

1. Clique em Arquivo → Respostas Automáticas.
2. Marque Enviar respostas automáticas. Se quiser um período, marque Enviar apenas durante este intervalo de tempo e escolha o início e o fim.
3. Escreva a mensagem e clique em OK.

No Outlook para iPhone e Android: abra as configurações da conta e procure Respostas automáticas. Se o aplicativo não mostrar essa opção para a conta, ligue pelo webmail ou pelo Outlook do Windows.

• O texto é um só. O webmail tem uma mensagem para todos, e o aparelho mostra o mesmo texto em interno e em externo. Ao gravar, vale o primeiro texto preenchido.
• O celular muda só se a resposta está ligada, o período e o texto. O assunto e as demais opções ficam como estão no webmail, e os seus filtros não são tocados.
• O período vale no horário de Brasília. Um fim antes do início é recusado.
• Para desligar, desligue no celular ou no webmail: vale para os dois.

Segundo os fabricantes, o aplicativo de e-mail do Android (Respostas automáticas) e o E-mail da Samsung (Fora do escritório) também têm essa opção na conta. A nossa equipe ainda não conferiu cada tela em aparelho real: se a opção não aparecer, use o webmail.

Passo a passo: ver as tarefas do Colabora no iPhone (Lembretes) e no Outlook

As listas do app Tarefas do lua Colabora aparecem como tarefas no aparelho. Só para caixas com o Colabora e as Tarefas ligados: se o seu aparelho não mostrar nada, peça à administração para conferir.

No iPhone ou iPad (app Lembretes)

1. Abra Ajustes → Mail → Contas e toque na conta Exchange da empresa.
2. Ligue Lembretes. Ao adicionar a conta pela primeira vez, a mesma chave aparece na tela de escolha do que sincronizar.
3. Abra o app Lembretes. Na seção da conta aparece uma lista para cada lista do app Tarefas do Colabora. A lista tarefas é a padrão.
4. Toque no círculo para concluir uma tarefa, mude o prazo ou renomeie: a mudança vai para o Colabora, e as subtarefas e os demais campos do app são preservados.

No Outlook clássico para Windows (conta Exchange ActiveSync)

1. Com a conta já configurada (veja como), abra o Outlook.
2. No painel de pastas da conta, abra Tarefas. As listas do Colabora aparecem como pastas de tarefas.
3. Conclua, mude o prazo ou crie uma tarefa. Ela aparece no Colabora, e o contrário também.

• Não aparece em todo aplicativo. O aplicativo de e-mail do Android e o Outlook para iPhone e Android não têm tarefas de conta Exchange. Na Agenda da Samsung, depende da versão.
• Notas não sincronizam, mesmo com o interruptor ligado (veja o motivo).
• Segundo os fabricantes, a tabela abaixo vale para cada aplicativo. A nossa equipe ainda não conferiu cada tela em aparelho real.

Tarefas do Colabora no aparelho

As listas do app Tarefas do lua Colabora aparecem no aparelho como tarefas: a lista tarefas é a padrão, e as outras listas vêm como extras. Concluir, mudar o prazo ou renomear no celular muda a tarefa no Colabora, e as subtarefas e os demais campos do app são preservados. Só aparecem para caixas com o Colabora e as Tarefas ligados.

Resposta automática e tarefas, por aparelho

Por que as notas não sincronizam

Só um aplicativo usa notas por ActiveSync: o Notas do iPhone. Ele grava texto simples e tira o título da primeira linha, enquanto as notas do Colabora são arquivos com formatação (listas de tarefas, links, imagens). Cada edição no iPhone reescreveria a nota e apagaria a formatação de quem edita no Colabora. Para não colocar o seu conteúdo em risco, as notas ficam fora. No iPhone, deixe Notas desligado na conta Exchange; use o Colabora para as notas da empresa.

Se a sua empresa exige senha no celular

A administração pode pedir, pelo painel, que o celular tenha bloqueio de tela e, se quiser, que ele seja apagado depois de várias senhas erradas (manual do painel). Ao adicionar a conta, o aparelho mostra a tela de política de segurança: é preciso aceitar para sincronizar. Se o aparelho não tiver bloqueio de tela, o sistema pede para criar um. Quem administra encontra o passo a passo em Exigir senha no celular dos funcionários, e para um aparelho perdido, em Remover um aparelho perdido ou de alguém que saiu.

O que a conta Exchange não faz

Autodiscover: obrigatório para a conta se configurar automaticamente

Ao digitar o e-mail e a senha, o celular consulta o Autodiscover para descobrir o endereço do servidor (sync.lua.email). Para endereços @lua.email isso já funciona. Com o domínio da sua empresa, o celular (Android com conta Exchange, Gmail ou Samsung) procura o endereço autodiscover.suaempresa.com.br, e o Outlook também usa o registro abaixo. Com o DNS na Edgium, o painel cria tudo sozinho; com o DNS em outro provedor, quem cuida do DNS cria uma vez só, para todas as caixas e todos os aparelhos, o SRV abaixo e os dois registros A mostrados no painel:

Passo a passo, com os campos do painel de DNS: capítulo 24. A administração vê o registro pronto e confere se está certo em Autenticação → Validar DNS no painel (manual do painel).

iPhone e iPad

1. Abra Ajustes e vá em Mail → Contas → Adicionar Conta (nas versões mais novas do iOS: Ajustes → Apps → Mail → Contas do Mail).
2. Escolha Microsoft Exchange, digite o e-mail completo e uma descrição (por exemplo, Empresa) e toque em Seguinte.

   

3. Toque em Configurar Manualmente. Não use Iniciar Sessão: essa opção leva para a tela da Microsoft.
4. Digite a senha do webmail (não é a senha de programas) e toque em Seguinte. Com o Autodiscover certo, o iPhone encontra o servidor automaticamente.
5. Se aparecer a tela com Servidor, preencha: Servidor sync.lua.email, Domínio em branco, Nome de Usuário com o e-mail completo e a senha do webmail (não a de programas). Confira o campo Nome de Usuário: o iPhone costuma preencher só a parte antes do @ (nome) e, assim, o servidor recusa a senha. Apague e digite o e-mail inteiro (nome@empresa.com.br).

   

6. Escolha o que sincronizar: ligue E-mail, Contatos e Calendários; ligue Lembretes se quiser as tarefas do Colabora no aparelho; deixe Notas desligado. Toque em Salvar.

   

Caixa grande? Na conta Exchange, em Dias de Mail para Sincronizar, escolha 1 mês (ou menos). A primeira sincronização fica bem mais rápida, e as mensagens antigas continuam no webmail.

Contatos do Diretório no celular

O Diretório da empresa (as caixas e os endereços de grupo do seu domínio, o mesmo do webmail) também chega pela conta Exchange. No iPhone:

• No aplicativo Contatos, toque em Listas (canto superior esquerdo), escolha a conta e abra Lista Global de Endereços. Digite pelo menos três letras do nome ou do e-mail para buscar no Diretório.
• Ao escrever o destinatário no Mail, o iPhone também sugere os nomes do Diretório conforme você digita.

Android

Os nomes variam conforme o aparelho e o aplicativo. Os dois mais comuns:

Aplicativo de e-mail do Android

1. Abra o aplicativo de e-mail, toque na sua foto e em Adicionar outra conta.
2. Escolha Exchange e Office 365, digite o e-mail completo e toque em Próxima.
3. Digite a senha do webmail (não é a senha de programas). Com o Autodiscover certo, o aplicativo encontra o servidor automaticamente.
4. Se ele pedir as configurações do servidor, preencha: Servidor sync.lua.email, Porta 443, Tipo de segurança SSL/TLS e Nome de usuário com o e-mail completo.
5. Escolha a frequência de sincronização e toque em Próxima.

E-mail da Samsung

1. Abra o aplicativo E-mail, vá em Configurações → Adicionar conta e escolha Microsoft Exchange ActiveSync.
2. Digite o e-mail completo e a senha do webmail (não a de programas) e toque em Entrar.
3. Se ele pedir a configuração manual, preencha: Endereço do servidor Exchange sync.lua.email, Domínio\Nome de usuário só com o e-mail completo (nada antes da barra), Usar conexão segura (SSL) ligado e Porta 443. Role a tela até o fim para ver a porta: se aparecer 993 (a porta do IMAP), troque para 443.

Aplicativo Outlook (Android e iPhone)

1. Abra o Outlook, toque na foto ou no ícone da conta, depois em Configurações → Adicionar conta de email.
2. Digite o e-mail completo e toque em Continuar. Se o aplicativo sugerir IMAP, toque em Configurar conta manualmente (ou Alterar provedor de conta) e escolha Exchange.
3. Digite a senha do webmail (não é a senha de programas).
4. Ligue Configurações avançadas e preencha: Servidor sync.lua.email e Domínio\Nome de usuário só com o e-mail completo, por exemplo maria@suaempresa.com.br. Não escreva nada antes do e-mail: nem suaempresa.com.br\, nem sync.lua.email\.
5. Toque em Entrar.

O aplicativo Outlook do celular sincroniza a conta pelos servidores da Microsoft, e não direto do aparelho. Por isso os acessos aparecem com endereços da Microsoft. Os aplicativos de e-mail do Android e da Samsung se conectam direto.

Outlook no computador

No computador, o recomendado é a conta IMAP (capítulo 17). O Outlook clássico para Windows também aceita a conta Exchange ActiveSync pela configuração manual, com o servidor sync.lua.email, mas sem pastas compartilhadas. O novo Outlook para Windows não oferece esse tipo de conta.

Dados para a configuração manual

A conta Exchange não entra (senha recusada)

Quase sempre é um destes cinco pontos. Confira um por um antes de tentar de novo:

• Depois de várias senhas erradas seguidas, as tentativas ficam bloqueadas por um tempo. Corrija tudo com calma e tente uma vez só. Se ainda não entrar, espere alguns minutos.
• Se a mesma caixa já está no celular como IMAP, remova a conta IMAP depois que a Exchange funcionar. Com as duas, as mensagens aparecem em dobro, e a Exchange já traz o e-mail, a agenda e os contatos.

Bom saber

• As mensagens enviadas pela conta Exchange saem com o seu próprio endereço. A Lua só aceita o envio como o seu endereço, como um alias que entrega na sua caixa ou como uma caixa compartilhada à qual você tem acesso. Para adicionar um alias como remetente, use o webmail (Configurações → Identidades, capítulo 14).
• O celular não pede para virar "administrador do dispositivo". O aparelho só é apagado à distância quando essa função está habilitada para a sua empresa (disponível sob pedido), e o pedido é feito por um administrador no painel, com confirmação e registro (manual do painel). Se perder o celular, troque a senha do webmail: a conta para de sincronizar.
• Muitas senhas erradas seguidas bloqueiam as tentativas por um tempo. Se o celular passar a recusar a senha depois de uma troca, atualize a senha na conta do aparelho.

Quando usar a conta Exchange, e quando preferir outra

• Equipe externa, vendedores e técnicos: a conta Exchange traz e-mail, agenda e contatos juntos e avisa na hora que chega mensagem. O Diretório da empresa vem no aparelho, então quem está na rua acha o telefone de qualquer colega sem precisar ligar para o escritório.
• Troca de celular: ao entrar com a mesma conta no aparelho novo, o e-mail, a agenda e os contatos voltam automaticamente.
• Prefira IMAP ou CardDAV/CalDAV se você só quer o e-mail em um programa específico (como o Thunderbird), se o aparelho não tem a opção Exchange, ou se já usa um aplicativo de agenda próprio.

Se não funcionar

24. Configurações do domínio (DNS)

Quem usa o domínio da empresa (por exemplo, ana@suaempresa.com.br) precisa de alguns registros no DNS desse domínio. Isso é feito uma vez por domínio, por quem administra o DNS (a TI da empresa ou o provedor do domínio), e não por cada usuário. Endereços @lua.email já vêm prontos.

O que cada registro faz

Receber e enviar: MX, SPF, DKIM e DMARC

Os valores exatos do seu domínio, inclusive a chave DKIM, ficam no painel.lua.email, prontos para copiar. O formato é este:

; receber: o e-mail do domínio vai para a Lua
suaempresa.com.br.                      3600  IN  MX   5 mx.secure.edgium-dns.net.

; enviar: autoriza a Lua (um único registro SPF por domínio)
suaempresa.com.br.                      3600  IN  TXT  "v=spf1 include:spf.lua.email -all"

; assinatura: seletor e chave do SEU domínio, copiados do painel
<seletor>._domainkey.suaempresa.com.br. 3600  IN  TXT  "v=DKIM1; k=rsa; p=<chave do painel>"

; política e relatórios (comece com p=none)
_dmarc.suaempresa.com.br.               3600  IN  TXT  "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@suaempresa.com.br"

Autodiscover: obrigatório para configurar automaticamente

É o registro que permite configurar a conta digitando só o e-mail e a senha, no Outlook, no iPhone e na conta Exchange do celular (capítulo 23). Sem ele, nenhum desses aparelhos se configura automaticamente com o domínio da empresa: a pessoa precisa digitar os servidores à mão. Crie no DNS do seu domínio (no exemplo, suaempresa.com.br):

Em formato de arquivo de zona (BIND e painéis que aceitam importar texto):

; obrigatório: Outlook, iPhone e conta Exchange do celular se configuram automaticamente
_autodiscover._tcp.suaempresa.com.br.  3600  IN  SRV  0 0 443 autodiscover.lua.email.

; opcional: contatos e agenda pelo domínio (iPhone, Mac, DAVx⁵), em dav.lua.email
_carddavs._tcp.suaempresa.com.br.      3600  IN  SRV  0 1 443 dav.lua.email.
_caldavs._tcp.suaempresa.com.br.       3600  IN  SRV  0 1 443 dav.lua.email.

; opcional, recomendado: configuração automática do e-mail (celular e programas de e-mail); use o valor mostrado no painel
autodiscover.suaempresa.com.br.        3600  IN  A    <valor mostrado no painel>
autoconfig.suaempresa.com.br.          3600  IN  A    <valor mostrado no painel>

No painel de DNS, o registro SRV costuma pedir os campos separados: serviço _autodiscover, protocolo _tcp, prioridade 0, peso 0, porta 443 e destino autodiscover.lua.email. Alguns painéis pedem o destino com um ponto no final (autodiscover.lua.email.); outros, como a Cloudflare, sem o ponto.

Configuração automática do e-mail: os dois registros A

No painel, o bloco Configuração automática do e-mail (marcado Opcional) fica na aba Validar DNS, dentro do cartão Autodiscover (configuração automática), depois do registro SRV e de Contatos e agenda; a Saúde do domínio mostra só uma linha de alerta. Com o DNS na Edgium, o painel cria os dois registros sozinho. Com o DNS em outro provedor, a configuração liga sozinha e ele mostra os registros em cartões, com Copiar e Copiar tudo (só do que falta; um cartão por nome, com os dois valores, ou seja, dois registros A no mesmo nome): você cria só os dois registros A, autodiscover.suaempresa.com.br e autoconfig.suaempresa.com.br, e o certificado e o HTTPS são automáticos, por nossa conta. Nada é criado antes de o nome responder para a Edgium. Os estados são Aguardando o DNS, Ativando e Concluído; em erro, aparece Abrir chamado. Detalhes no manual do painel.

O que não fazer

Como conferir

Depois de criar o registro, a mudança pode levar de alguns minutos a algumas horas para valer, conforme o tempo de cache (TTL) do DNS. Para conferir, abra o terminal e execute:

nslookup -type=SRV _autodiscover._tcp.suaempresa.com.br

; resposta esperada
_autodiscover._tcp.suaempresa.com.br  SRV service location:
priority       = 0
weight         = 0
port           = 443
svr hostname   = autodiscover.lua.email

dig +short SRV _autodiscover._tcp.suaempresa.com.br

# resposta esperada
0 0 443 autodiscover.lua.email.

Quem administra o domínio também vê isso no painel: em Autenticação → Validar DNS, o quadro Autodiscover (configuração automática) fica verde quando o registro está certo, e vermelho, com o registro pronto para copiar, quando falta. O bloco Configuração automática do e-mail mostra Concluído quando os dois endereços estão prontos.

Se a resposta vier vazia, o registro ainda não foi criado ou ainda não propagou. Se vier outro destino (por exemplo, da Microsoft), é o Autodiscover do provedor anterior.

Glossário

As telas podem variar conforme a versão e a aparência do seu webmail.